「採用管理システム（ATS)とは」
本記事では、採用管理システム（ATS）でできることや費用感、自社に合ったシステムの選び方について紹介しています。採用管理システムについて詳しく知りたいという方はぜひ参考にしてみてください。
採用管理システムとは
採用管理システム（ATS）は英語で「Applicant Tracking System」と呼び、候補者が現在どの選考段階におり、次にどういったアクションをしたら良いかを明確にし、候補者を追跡することができるシステムを指します。採用活動では候補者管理はExcel、候補者への連絡はメール、日程調整はナビ媒体上など様々なツールを利用し採用活動を行ないますが、採用管理システムではこれらの候補者管理や日程調整、スケジュール管理などの業務を1つのシステム内で全て行なうことができます。
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採用管理システムの種類
採用管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類のサービス形態があります。
クラウド型
オンライン上のサーバーで提供されているシステムやサービスを、インターネットを介して利用する形態。
オンプレミス型
社内にサーバーや通信回線、システムを構築し、自社のネットワークを介して利用を行う形態。
近年では、安価に利用ができるクラウド型の採用管理システムが多くリリースされており、クラウド型の採用管理システムを利用する企業が増えています。
採用管理システムでできること、主な機能とは？
採用管理システムは、採用担当者が行なっているさまざまな業務を行うことができます。下記では、応募、選考管理、分析の段階に分けそれぞれ紹介します。
応募管理機能
| 求人ページ/求人票の作成 | 職種や地域ごとに求人票を作成し、応募を受け付けることができる |
| 候補者情報の管理 | 応募があった候補者の情報をCSVファイルでアップロードもしくは、媒体と連携させることで候補者情報の一元管理ができる |
| 人材紹介会社用の求人票作成/応募受付 | 人材紹介会社が求人票に合わせ、候補者准の推薦を行うことができる |
選考管理機能
| 採用フローの設計 | 自社に合わせて選考フローを構築できる |
| 面接評価シートの作成 | 選考段階ごとに評価項目を作成、設定できる |
| 選考進捗の管理 | 構築した採用フローごとに現状の応募数から採用数までを確認できる |
| 候補者への連絡（メール/LINE） | システム内でメールやLINEの送受信ができる |
| 連絡の自動化 | リマインドメールやサンクスメール、キャンセル後メールなどメール送付を自動化できる |
| 選考段階移動の連絡 | 選考後のステップ移動を自動化できる |
| スケジュールの管理 | 説明会や選考の日程をシステム内のカレンダーで管理できる |
| 面接評価の依頼/記入 | 面接の評価シートをシステム上から面接官に共有できる。また、入力された面接評価はそのまま候補者情報と紐付けて管理できる |
| 書類の提出管理 | 候補者が提出した履歴書やESなどの書類をシステム内に保存し、管理できる |
分析・レポート機能
| 応募経路分析 | 各応募経路ごとに応募数から採用人数を確認できる |
| 歩留り分析 | 選考ごとの予約率/参加率/通過率/キャンセル率/辞退率を確認できる |
| 面接評価分析 | 選考段階ごとや面接官ごとに評価傾向の分析ができる |
その他
| タレントプールの構築/運用 | 入社に至らなかった候補者の情報を蓄積しておくことができる |
| 権限管理 | アカウントに応じて、閲覧のみや編集可など操作の制限をできる |
このように候補者の応募から採用に関わるまでのさまざまな採用業務を採用管理システム内で行うことができます。今回、記載している機能は一般的な機能で、採用管理システムによっては、リファラル採用やアルムナイ採用などに特化したシステムがあり、その採用に合わせたオリジナル機能があったりします。そういった機能はサービスごとに確認していく必要があります。
採用管理システムの導入目的
少子高齢化が進む日本では、あらゆる業界で人手不足に悩まされる企業が増えています。特に、企業が「欲しいと思う人材」や「優秀な人材」は獲得することが難しく、人材獲得競争は年々激しくなっています。そんな人材獲得競争に勝っていくには、自社の採用力を向上させていくことが必要になり、その採用力を強化していくことに採用管理システムは必要とされています。
採用管理システムが必要とされる理由
採用力は、「集める力」、「魅了する力」、「見極める力」、「口説く力」、「振り返る力」の５つの要素から構成されます。この５つの要素が循環することで採用力は成り立っています。
例えば、ターゲットとした人材に出会えていないのであれば、「集める力」が課題となり、出会えているのにもかかわらず、採用に繋がっていないのであれば、「魅了する力」、「見極める力」、「口説く力」に課題があります。毎年、同じ状況を繰り返してしまっていることや採用が思い通りに進まないということであれば、「振り返る力」に課題があります。
この採用力の循環をスムーズに進めるためには、データ・ノウハウの蓄積や効率的に施策の実行を行うための時間が必要になり、これらをサポートするのが採用管理システムです。次項では採用管理システムの導入メリットについて記載しています。
採用管理システムの導入メリット
上記で採用管理システムが必要とされる理由について記載しましたが、次に採用管理システムの導入メリットを5つ紹介していきます。
①事務業務の工数削減ができる
管理シートに候補者情報を記入する作業や選考進捗を記入する作業、リマインドメールやサンクスメール、キャンセルメールなどのメール送付作業はシステム上で自動化することができるため、業務の作業量を減らすことができます。
②ツールの一元管理ができる
採用活動では、メールやLINE、カレンダー、チャットなど様々なツールを利用します。採用管理システム内でそれらのツールをすべて利用することができるため、複数のツールを使用する手間なく、スムーズに業務を進めることができます。
③情報共有の工数削減ができる
候補者の履歴書や面接の評価シートなどの書類を共有する作業は、システム上で行うことができるので共有の手間を減らすことができます。また面接官が評価シートに記入した評価内容は自動で候補者情報と紐づき保存されるので、評価情報を転記する手間はなくすことができます。
④採用データの一元管理ができる
採用進捗状況や面接官の評価情報、アンケート回答など、採用活動をしている中で集めた採用データを採用管理システム内に一括集約することができます。
⑤採用データの分析ができる
応募経路ごとの採用人数や選考ごとの歩留り率、面接官ごとの評価傾向などのデータを自動で集計し、グラフや表で確認することができます。
採用管理システムを導入するべきタイミング
採用管理システムの導入を検討するタイミングは、データ・ノウハウの蓄積が十分に出来ていないや効率的に施策の実行を行うための時間がないと感じた際に導入を検討することがおすすめです。
採用管理自体はExcelでも十分に行うことができます。そのため、応募数が少なく、管理するべきデータや資料が少ない場合は、Excelでの採用管理でも十分です。
採用管理システムの相場
採用管理システムを導入する際、コスト面での検討は非常に重要です。システムの初期費用や運用費用は、会社の規模や採用活動の頻度、必要な機能によって異なります。そして、採用管理システムの費用は主に初期費用と運用費用にわけられます。それぞれの相場について詳しく解説します。
初期費用の相場
初期費用は、システム導入時に一度だけ発生する費用です。クラウド型が主流となっている現在では、初期費用が無料のシステムも見られます。有料の場合は平均して5万円から20万円程度が相場です。この費用には、アカウント登録やシステムの初期設定などが含まれることが一般的です。
オンプレミス型（自社内にサーバーを設置する形態）の場合、ハードウェアやソフトウェアの調達が必要になるため、初期費用は高額になる傾向があります。100万円以上の費用が発生する場合もあるため、クラウド型とのコスト比較が重要です。
運用費用の相場
運用費用は、システムを利用し続けるために月々発生する費用です。クラウド型システムでは、月額2万円から10万円程度が一般的な相場とされています。具体的な金額は、以下の要因によって変動します。
・登録可能な候補者の上限数
・利用するアカウント数
・システムに含まれる機能の範囲
また、適性検査や内定者フォロー機能など、オプションに設定されている機能を追加する場合、別途追加料金が必要になることがあります。
採用管理システム13選と料金まとめ
| システム名 | 初期費用 | 月額費用 |
| 採用一括かんりくん | 要見積もり | 20,000円〜要見積もり |
| リクナビHRTech採用管理 | 無料 | 0円〜 |
| アクセスオンラインキャリア | 要見積もり | 要見積もり |
| MOCHICA［モチカ］ | 無料 | 25,000円〜要見積もり |
| sonar ATS | 要見積もり | 22,000円〜要見積もり |
| HR PRIME | 要見積もり | 20,000円～要見積もり |
| HRMOS採用 | 要見積もり | 要見積もり |
| ジョブカン採用管理 | 0円～ | 0円～要見積もり |
| i-web | 無料 | 要見積もり |
| HITO-Linkリクルーティング | 要見積もり | 50,000円～要見積もり |
| JobSuite CAREER | 要見積もり | 50,000円～要見積もり |
| next≫ | 要見積もり | 39,800円～要見積もり |
| トルー | 10,000円 | 15,000円～要見積もり |
なぜ料金に差が出るのか。採用管理システムの導入費用内訳とは？
採用管理システムは月額費用が数万から数十万と幅広く、中には無料で利用できるサービスもあります。大きく「従量課金制」と「定額料金制」の2つの料金体系に分かれることが多いです。
従量課金制
採用管理システム内に取り込む候補者数によって利用料金が変わります。インターンシップや早期選考は実施しておらず、3月から5月だけ採用活動をしており、通年で採用活動をしていない企業におすすめです。利用したい期間にだけ利用できることや利用した期間分でしか料金が発生しないので安価にシステムを利用することができることがメリットです。
定額料金制
利用できる機能によってプランが用意されており、プランによって利用料金が変わります。応募者数が多い企業や、インターンシップや早期選考を含めて通年で採用活動をしている企業におすすめです。料金の変動がないので予算が組見やすいことや、候補者情報が上限に達した際に候補者情報のエクスポートを行わなくて済むことがメリットです。
自社の採用活動に合った料金形態をとっているシステムを選びましょう。
採用管理システムの選び方
採用管理システムは多くの企業が提供をしていますが、1つ1つ検討するのは手間がかかり、時間もかかります。そのため、下記ではスムーズに採用管理システムを検討できるように採用管理システムを検討する際のポイントについて紹介させていただきます。
ポイント1:募集職種や雇用形態に合ったものを選ぶ
採用管理システムは、新卒採用、中途採用、アルバイト採用など、採用の形態や職種に沿って開発していたり、応募者数によって月額料金が異なったりと、最適な選択肢が異なります。さらに、専門職や地域限定採用に特化したシステムも存在するため、自社の採用方針に合致するシステムを選ぶことが、採用プロセス全体の効率化につながります。
ポイント2:使い勝手の良いものをえらぶ
採用管理システムは、採用担当者が日常的に使用するため、直感的で分かりやすい操作性が重要です。操作が複雑なシステムを選んでしまうと、導入後に慣れるまでのトレーニングコストが増大したり、現場での利用定着が進まないこともあります。
多くの採用管理システムは無料トライアルを提供しているため、事前に操作性を試すことをおすすめします。複数のシステムを比較し、業務フローに最適なものを選びましょう。
ポイント3:セキュリティ強度が高いものを選ぶ
採用管理システムには、応募者の個人情報や選考データが蓄積されます。そのため、データの漏洩や紛失を防ぐためのセキュリティ対策が不可欠です。システムを選ぶ際には、SSL暗号化対応や、アクセス制限機能、データバックアップ体制が整っているかを確認してください。
さらに、プライバシーマークやISO27001の取得状況も信頼性を判断する基準となります。特にクラウド型システムの場合、ベンダーのセキュリティ体制に依存するため、慎重な選定が必要です。
ポイント4:自社に必要な機能を明確にする
採用管理システムには、基本機能のほかにさまざまなオプション機能が用意されています。必要以上に機能が多いシステムを選ぶと、無駄なコストがかかる可能性があります。そのため、自社が本当に必要とする機能をリストアップし、選定基準を明確にしましょう。
例えば、応募者情報の一元管理や日程調整の自動化が必須であれば、それらを中心に選定を進めます。また、適性検査やLINE連携など、将来的に活用したい機能がある場合には、その柔軟性を考慮することも大切です。
自社の採用目標や課題に合ったシステムを導入することで、採用プロセスを効率化し、より多くの優秀な人材を獲得することが可能になります。
採用管理システムの比較ポイント
採用管理システムを選ぶ上での比較のポイントは下記の3つです。
①活用領域に対応しているか
採用管理システムは、新卒向き、中途向き、アルバイト・パート向きなど雇用形態ごとの特性に合わせた作りになっていることが多いです。そのため、自社が採用活動を行なっている領域に合わせて、採用管理システムを選ぶことが必要です。また、活用領域に加えて、自社で利用しているナビ媒体やスカウトサービスとの連携有無についても確認をすることが必要です。
②どんな業務を効率化したいか
採用管理システムには採用活動の業務を効率化する機能が多くありますが、採用管理システムによっては日程調整の効率化に特化したシステムや分析を詳細にできるシステムなどの特徴的なサービスもあります。自社の採用業務で効率化したい業務を考え、その採用業務を効率化できる機能があるかを確認することが必要です。
③UI/UX(操作性・使い勝手)はいいか
採用管理システムはサービスによって管理方法やデータの見え方が異なります。管理がしにくいと感じることやデータを確認しにくいと感じることがあると業務をスムーズに進められず、せっかく導入したのに効率化ができず、導入した意味がなくなってしまいます。そのため、デモなどを自身で操作してみて管理しやすい、データが見やすいシステムを選ぶことが必要です。また、採用活動には採用担当者以外も関わることが多いので、採用活動に関わる社員の意見なども参考にして決めることも重要です。
④外部ツールとの連携はしているか
採用活動では、リクルーターや役員、社長などさまざまな社員が関わるため、社内で利用しているカレンダーやWEB会議ツール、チャットツールを利用する機会が多くあります。そのため、採用管理システムで入力した情報を別のツールに入力するという二度手間が発生します。より採用活動を効率的に進めるために、自社で利用しているツールと連携できるかを確認することが必要です。
⑤コストは適切か
「採用管理システムの導入費用」の項目でも書いたように、採用管理システムによってサービス利用料金がかなり異なります。そのため、採用管理システムにどれだけ費用をかけることができ、費用と工数削減の費用対効果を確認することが必要です。
⑥サポート体制は整っているか
採用管理システムを導入した後の運用をスムーズに進めるためには、充実したサポート体制が欠かせません。特に初めてシステムを利用する企業では、システムの操作や設定に関する不明点が発生することが多いため、導入後のサポートがあるかどうかを確認することが重要です。
たとえば、24時間対応のカスタマーサポートや、チャット・電話での問い合わせが可能か、サポート担当者が具体的な運用方法や活用事例を提供してくれるのかなど、システムの導入効果を最大限に引き出せるよう事前に確認しましょう。
採用管理システム比較表ダウンロードで失敗しない選定を
採用管理システムの選定は、機能や料金、サポート内容など多岐にわたる検討が必要です。比較表を活用することで、各システムの特徴を一目で把握し、自社に最適な選択をするための助けになります。
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採用管理システムの機能チェックリスト
採用管理システムを利用し、どういったことをしていきたいかをリスト化し、各サービスの比較を行なっていくことでより自社にマッチした採用管理システムを見つけやすくなります。下記に採用管理システムの機能チェックリストを用意しておりますので、ぜひご活用ください。
採用管理システム導入事例
アンファー株式会社様「採用管理システムで採用のDX化を推進」
導入の背景
「業務効率化」「分析と改善の質向上」「個人情報の取り扱い強化」
エントリーの度に履歴書/経歴書をダウンロードし、PDFにして面接官に共有し、データの場合はクラウドに、紙であればファイルに格納するという手作業を行っていました。また、エクセルで進捗を管理するために選考フェーズやお名前、どのような評価だったのかなどの情報を全て手入力で記録するなどの工数が候補者様の数だけ発生していました。
導入後の効果
新卒中途にわたる採用活動の大幅アップデートで、採用DXを実現！
一括で連絡ができるようになったことや、情報を一元管理できていることにより、大幅に工数を削減できています。現在では数字を出すことに時間がかからないため、工数削減にも繋がっていますし、工数削減できるとPDCAをより早く回すことができる為、例えば次のクールで選考を行う際に分析結果をすぐに生かすことができるなど、大きな改善につながりました。ヒューマンエラーを抑え、質をあげるための行動を行うという「採用DX」に当たる抜本的な採用改革ができるようになってきていると感じています。
株式会社イ－エムネットジャパン様「採用業務の自動化で学生対応時間を捻出。歩留まり120%改善へ」
導入の背景
「採用の業務工数削減」「内定者フォローに取り組みたいと考えていた」
進捗確認をExcelで行い、履歴書や評価シート等の個人情報はファイル保存で行っていたため、採用情報の二重管理に工数を感じる場面が多くありました。具体的には、評価シートを面接官に送り、面接官が入力したものを再度手入力でファイルへ格納することや、学生から面接可能日を何日程か提示してもらい、社内の面接官と日程調整をすること、面接日のリマインドメールを送付することなどです。挙げたらきりがない程、ほとんどの作業を人力で行っていました。
導入後の効果
事務工数の大幅削減で学生対応時間を捻出。さらにLINEの有効活用で面接参加率が120%向上!
ほぼ全ての機能が効果がありましたが、特に業務工数削減できたのは、「オートメーション機能」です。オートメーション機能の中でも一番助かっているのは、合格時の次回選考予約メールや、選考のリマインドメールを設定しておけることです。
意外とリマインドで予約してくれる学生は多数いるので、連絡漏れや予約していなかったことなどによる選考離脱率もかなり減っています。
＊株式会社イーエムネットジャパンの導入インタビュー全文を確認する
株式会社ブリングアップ史様「採用チャネル最適の最適化で採用コスト⅓」
導入の背景
「複数求人媒体利用による管理の煩雑さ」
複数にまたがる応募者の対応が非常に複雑になっていました。
元々はExcelと、各媒体の管理画面で管理をし、選考に関する連絡は管理画面から行っていたので、媒体を使えば使うほど手間がかかっていました。
導入後の効果
無駄な採用コストの削減と採用活動の最適化で媒体コスト3分の1!
複数媒体から来る応募者を一元化できるようになってかなり手間が省けるようになりました。
また、かんりくんを利用するようになって、採用活動における無駄が浮き彫りになってきたので、必要以上の応募者を削るため不必要な媒体オプションを削り、歩留まり改善を図る取り組みをしていくことができています。
無駄な採用コストの削減と採用活動の最適化ができるようになっています。
まとめ
採用管理システムは採用活動のあらゆる採用業務を効率化するためのシステムです。どの会社にも必ず必要というサービスではありませんが、今後「自社に欲しいと思う人材」や「優秀な人材」を獲得していくために必要な採用力の強化をサポートしてくれます。
採用力の強化をしていきたいが、データ・ノウハウの蓄積が十分に出来ていないや効率的に施策の実行を行うための時間がないと感じた際は、ぜひ採用管理システムの導入を検討してみてください。
採用管理システム「採用一括かんりくん」
「採用一括かんりくん」は月額2万円から利用でき、新卒採用と中途採用の一括管理ができる採用管理システムです。特徴としては、LINEやZoom、Googleカレンダー、Slackなど様々な外部ツールと連携しており、自社で利用しているツールを変えずに、手間だけをなくすことができることです。そのため、コストを抑え、現状の採用方法を大きく変更したくないという方におすすめです。「採用一括かんりくん」について詳しく知りたい方は、下記より資料をダウンロードしてください。
