当時抱えていた課題と管理システム導入の目的は、学生情報の一元管理と事務工数の削減です。 3、4年前から事業拡大により採用目標が大きく増加したという背景があります。それに伴い、膨大な個人情報をファイルやExcelにて管理していくことに限界を感じるようになったことと、エントリーから内定承諾につなげていくための施策を行っていく必要を感じていたためです。
エントリーは、ありがたいことに毎年変わらず3,000名近くあります。 ただ、元々その母集団から20〜30人の採用目標を置いていましたが、事業拡大の背景により最大で50人程まで採用目標数が上がりました。
業務工数を特に感じていた場面は、「学生情報の管理」や「学生や面接官との連絡(やり取り)」の2つです。 1つ目の「学生情報の管理」については、 進捗確認をExcelで行い、履歴書や評価シート等の個人情報はファイル保存で行っていたため、採用情報の二重管理に工数を感じる場面が多くありました。 Excelへの情報記入の際には、全て手入力で行わなければいけないことも本当に大変に感じていました。 2つ目は具体的に、評価シートを面接官に送り、面接官が入力したものを再度手入力でファイルへ格納することや、学生から面接可能日を何日程か提示してもらい、社内の面接官と日程調整をすること、面接日のリマインドメールを送付することなどです。 挙げたらきりがない程、ほとんどの作業を人力で行っていました。そのため、学生への対応が遅くなってしまったり、抜け漏れも多くありました。
具体的な時間では出せませんが、正直当時は日程調整や入力業務、書類の保管などの事務・分析業務のみで1日が終わることもありました。 かんりくんを導入してからは、事務作業で1日が終わる日はありません。
空いた時間は学生との面談です。 抜け漏れもなくなり、丁寧に学生とやりとりができるようになりました。 また、労務の業務も兼任しているので、別の業務への時間を割けるようになりました。
連絡の抜け漏れですね。学生に選考の詳細メールを2日前に一人ずつ作成して送っていました。送り忘れが起きてしまうことも多少ありましたし、休みの際は送れないということもありました。 日程調整の場面でも、カレンダーで予定を作成して面接URLをコピーして学生に送ってたので、違うURLを送るといったヒューマンエラーも起こってしまいました。かんりくんではGoogleMeetのURLも自動に生成してもらえるので、確認して送るという作業や漏れ等のミスはなくなっています。
事務的な作業以外に時間が割けず、学生へ納得のいく対応ができていなかったことです。 弊社では3月の説明会で集まった学生の中から選考をするのではなく、説明会は通期で行い続け、人数が集まるまで採用を続けます。 採用一括かんりくん導入前は、1人で採用担当を行っていたこともあり、内定を出した学生に対して、フォローの施策を行うことはできていませんでしたね。
格段に業務工数が減りました。 内定者とのやり取りやフォローに時間が使えるようになりましたし、ヒューマンエラーが削減されています。 また、業務効率化以外でも嬉しい効果がありました。説明会の面接の参加率が大幅に向上したことです。 というのも導入以前は、学生がメールを見ないのか、説明会や面接に参加せずそのまま音信不通になってしまうことが目立っていました。 ですが採用一括かんりくん導入後に連絡手段をLINEに変えたことにより、面接への参加率は11%向上し、音信不通の学生もほとんどなくなりました。
ほぼ全ての機能が効果がありましたが、特に業務工数削減できたのは、「オートメーション機能」です。 オートメーションを組めるところは、人の手を介さないようにしています。 今まで手入力をしていたところが自動で進んでいくというこの機能には本当に感動しました。 様々なオートメーションを組んでいるのですが、一番助かっているのは、合格時の次回選考予約メールや、選考のリマインドメールを設定しておけることです。 意外とリマインドで予約してくれる学生は多数いるので、連絡漏れや予約していなかったことなどによる選考離脱率もかなり減っています。
低価格な費用と、求めている機能が全て備わっていたためです。 弊社で使っている他ツールとの連携も充実していますし、業務効率化以上の効果をもたらすことができると考えました。
学生の人生の岐路の一部に携わるため、学生にとっても私たちにとっても最適な選択ができるような採用を実現していきたいです。 採用一括かんりくん導入前までは学生に向き合う時間よりも、圧倒的に事務作業に時間を割かれていました。しかし、導入してからは学生と密に連絡が取れるようになり、人間味のある採用ができるようになってきたと感じています。 今後は今以上に理想の採用を実現していけるように、学生にも向き合っていきたいと考えています。
引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。
貴重なお話をありがとうございました！
※記載の内容は取材時点の情報です。現在の機能や料金プランとは異なる可能性がございますのでご了承ください。
新卒中途にわたる採用活動の大幅アップデートで、採用DXを実現
大幅な工数削減 改善の質向上 コミュニケーションの密度が向上
/227名（2024年8月時点）
煩雑になっていたエージェントとのやりとりを一元化。入力業務工数はゼロに
入力業務工数が0に エージェントとのコミュニケーションの質が向上
中小企業支援機構・資金調達/150名（2024年4月時点）
時間の捻出と、現代の候補者に合わせたアプローチを実現し、理想の”マッチング採用”へ
エントリーからの説明会参加までの転換率向上 採用プロセスの効率化による工数削減
スタジオ運営事業・フランチャイズ事業・ヘルステック事業・デバイス事業/355名※連結（2024年7月時点）
業務工数の削減とデータの蓄積×分析が可能になり採用の”質”を改善 人だからこそできる仕事でミスマッチのない採用へ
工数削減 分析機能の活用でPDCAの精度向上
IT/WEB・通信・インターネット系/128名（2022年11月時点）
業務工数削減の効果はもちろん、 「採用マーケティング」にも取り組めています。
LINE連携による返信率の向上 業務工数の大幅削減
経営・組織コンサルティング/238名（2024年2月時点）
採用一括かんりくんは採用の内政化に必要不可欠！コストの削減も実現。
・コストが大幅に削減 ・歩留まりも向上
臨床開発業務の受託/127名（2024年1月時点）
採用管理システムは未来への投資。 採用の仕組み化でデータを活用し続け一貫性のある採用を実現
・業務工数削減 ・他部署間の連携強化
広告・芸能/30名（2024年1月時点）
業務量は1/3、社内の採用情報が一元化し、タイムリーな改善のできる体制へ
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ソフトウエア/情報処理/通信・インフラ/136名（2023年10月時点）
候補者とのコミュニケーションツールにLINEを導入 選考前の連絡・調整のストレスフリーへ
・対応スピードの向上 ・調整業務の工数削減
銀行・証券/380名（2023年4月時点）
LINE有効活用で面接参加率が120%向上！ 事務工数の大幅削減で学生対応時間を捻出し”学生に寄り添った採用”へ
・面接参加率が120%向上
インターネット広告事業/155名（2022年9月時点）
バレットグループ株式会社「らしい」採用を実現するために。 導入で大幅な事務工数の削減と属人化の解消に成功
・事務工数の削減 ・採用情報の集約と属人化の解消
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面接日程調整の工数は半減！かんりくん導入は人事のみならず、採用に関わる社員みんなにメリットがありました！
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クレジット・信販、専門店（自動車関連）、リース・レンタル、ソフトウエア、商社（自動車関連・輸送用機器）/702名 ※連結（2023年12月時点）
LINEの導入で説明会参加率約120%改善！かんりくんでオペレーション業務の自動化も実現できています。
・学生からの返信率を向上させ、離脱率を低下させることができた
広告、シンクタンク・マーケティング・調査、インターネット関連、専門コンサルティング、通販・ネット販売/172名（2022年4月時点）
採用活動のペーパーレス化を実現！採用フロー設計のしやすさ、イベント管理のしやすさもかんりくんの魅力
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法定監査（金商法・会社法等）、株式上場支援業務 、海外向け財務諸表監査 、財務調査、その他の任意監査/318名（2024年1月時点）
媒体コスト3分の1！かんりくんで採用活動の最適化が実現出来ています！
・採用に関する事務時間が半分になった ・無駄な採用コストの削減と採用活動の最適化ができるようになった
人材派遣・人材紹介、放送、広告、芸能・映画・音楽、サービス（その他）/60名（2022年9月時点）
紹介会社とのやり取りがミスなくスムーズに！事務工数は体感半分以下！
・事務作業工数が半減した ・紹介会社とのやり取りもストレスフリーになった
情報処理、ソフトウェア、専門コンサルティング/353名（2022年12月時点）
かんりくんのおかげでバックオフィス1人分の工数削減が出来ています！
・応募者管理の利便性が向上 ・選考辞退率の低下
情報処理、セキュリティ、インターネット関連/797名（2023年3月時点）
分析機能が便利！採用分析にかかる時間は半分ほどにできています！
・かんりくんで完結するため、ツールを行ったり来たりしなくなった ・応募経路の費用対効果等が可視化され分析が容易になった
人材派遣・人材紹介、Web制作、広告、ゲームソフト、放送/2,176名 ※連結（2023年2月時点）
かんりくんは学生と密に関係性を築いていきたい企業様にお勧めの採用管理システム！
・対応漏れがなくなった ・面接の所感回収が容易になった ・学生情報の一元管理ができるようになった
住宅（リフォーム）、空間デザイン・ディスプレイ、インテリア・住宅関連/259名（2022年6月時点）
かんりくんはスピーディーかつ簡単に導入可能な採用管理システム
・一括管理ができるようになった ・経路の分析ができるようになった
住宅、空間デザイン・ディスプレイ、建築設計、不動産、住宅（リフォーム）/247名（2023年4月時点）
かんりくんは学生目線で熱意をもって採用活動がしたいという企業様にお勧め！
・学生にかける電話の件数半減 ・コストとマンパワーの削減 ・マイページを作る必要がなくなった ・アンケート回答率が50%から90%に上がった
商社（建材）、商社（インテリア・住宅関連）/3,011名 ※連結（2022年3月時点）
データやアンケートの集計により客観的に自社の採用課題の可視化ができる
・歩留まりを可視化できるようになったことで課題が明確になった
広告、メディア/413名 ※連結（2023年9月時点）
日程調整の工数削減は（導入前の）5分の1に
・日程調整が5分の1に工数削減された ・LINEの活用により学生の反応速度向上
広告、専門コンサルティング、インターネット関連、商社（薬品・化粧品）/141名（2023年4月時点）
全体の採用工数が減り、学生フォローに時間を使えるように。セミナー参加人数も増加しました。
・課題がすべて解決し、コスパも非常に高い
広告、人材派遣・人材紹介、専門コンサルティング、Web制作、出版/783名（2023年9月時点）
