お客様との打ち合わせや社内の会議、会社での懇親会、友人との旅行の予定、身近に日程調整の機会はたくさんあります。
「全く日程が合わない」や「都合が悪くなり再調整」などで時間がかかってしまったり、
「全員分のカレンダーを確認しなければならない」といった手間がかかってしまった経験が誰しも一度はあるのではないでしょうか。
そんな時に便利なのが日程調整ツールです。
しかし、日程調整ツールは世の中にいくつも存在するため、どのツールを使うのが一番いいのか迷ってしまいます。
本記事では利用用途や場面によっておすすめの日程調整ツールをご紹介いたします。
日程調整ツールとは
そもそも日程調整ツールとは上記であげた会議や旅行などの日程調整にかかる手間を効率化するツールのことを指します。
例えば、リマインドメールや確定日程のカレンダー登録、複数人が参加可能な日程の抽出などは自動で行うことが可能です。
日程調整ツールの種類
日程調整ツールは世の中に数多く存在しますが、それぞれ特徴や強みが異なります。大分類では予約受付型と日程提案型、投票型があります。
日程調整の種類（予約受付型）
空いている日時を候補日として提示し、調整を希望する相手に選択してもらい、選択のタイミングで日程が確定する形式のことです。
ネイルサロンや美容室などの予約や飲食店の来店予約に利用されている方法は予約受付型の代表例といえます。
日程調整の種類（日程提案型）
候補日時を複数抽出し、調整を希望する相手に選択してもらう形式のことです。調整を依頼する側は都合のいい日を提示することができ、日程の確定までにラリーをする必要がなくなります。採用の最終面接や会議で空き日時の少ない人に合わせて日程調整をしたい場合によく利用される方法です。
日程調整の種類（投票型）
予約受付型と候補提案型をMIXさせた方法が投票型です。候補日を複数抽出し、そのうち空いている日時の参加可否を相手に投票してもらい、最終的には参加者の多い日時や全員の参加できる日時で日程を確定させる形式のことです。大人数での飲み会や旅行などの場面で利用する場合に有効な手法でしょう。
日程調整ツール導入のメリット
日程調整はツールを使わなくともやろうと思えばできる作業です。では、ツールを使うメリットとは何でしょうか。
日程調整にかかる工数や時間を削減
1つ目のメリットは、日程調整にかかる工数や時間を削減できる点です。複数人の日程調整で一人一人に連絡したり、日にちが合わない場合に調整可能かどうか連絡するなどの手間がなくなります。
ダブルブッキングや予定忘れなどヒューマンエラーの防止
2つ目のメリットは、ダブルブッキングや予定忘れなど、ヒューマンエラーを防止できることです。手作業で行うと時間もかかり、ミスによって追加で作業が生じてしまいます。どれだけ気をつけていてもケアレスミスは起こってしまうものです。
ツールを入れることで予定がある際には通知を飛ばしたり、スケジュールをカレンダーに反映させたりすることが可能なのでふとしたミスによって起きるトラブルを防ぐことができます。
タスクやスケジュールの管理、確認場所をいとわない
3つ目のメリットは、タスクやスケジュールの管理、確認場所を問わないことです。スマホやタブレット端末で利用できる日程調整ツールであれば、外出先にスマホで対応と確認が可能です。
予定の詳細を説明する手間が省ける
日程調整のツールには予定を共有するための機能が備わっています。そのため、なぜ日程調整が必要なのかや留意事項などの説明を個別に行うこともなく共有できます。
日程調整ツールの選定で確認するべきポイント
日程調整ツールを「利用したい!」と思っていただけたでしょうか？
日程調整ツールをまだ取り入れていない方や今利用している日程調整ツールよりもいいものを見つけたい担当者の方にぜひ着目してもらいたいのが日程調整ツールを選ぶ際に確認するべきポイントです。
本項目では4つのポイントをご紹介いたします。
使用頻度
1つ目のポイントは、使用頻度をどのくらい想定しているのか確認することです。例えば、日程調整の機会が1ヶ月に1回しかないのであれば、無料の日程調整ツールでも十分に効率化できたと感じられるでしょう。利用頻度によって金額も変動するため、1ヶ月にどれだけの使用頻度なのかを事前に確認しておきましょう。
機能
2つ目のポイントは、どんな機能が利用したいのかを確認することです。例えば、日程調整ツールには3つの種類があることを上述しましたが、予約受付型の日程調整ツールを求めていたのに投票型の日程調整ツールの備わっているツールを購入してしまうと、これまでの調整の方法を変えなければならなくなります。
他サービス連携
3つ目のポイントは、他サービスとの連携についても確認することです。日程調整ツールには、他サービスが提供するカレンダーやウェブ会議ツールなどと連携しているサービスがあります。
利用しているツールとの連携機能が必要なのであれば、そのサービスが対応しているのかを確認しましょう。
セキュリティ
4つ目のポイントは、どのようなセキュリティ対策があるのかを確認することです。情報漏えいなどがあってはツールを導入した意味がありません。ソフトウェア上のツールには「ISMS」や「Pマーク」など、一定のセキュリティを保証する評価を取得しているという判断基準があります。導入を検討しているツールがそのような制度を取得しているのかどうかを確認しておきましょう。
おすすめの日程調整ツール10選
それでは最後に「ビジネスシーンでおすすめの日程調整ツール」「プライベート利用でおすすめの日程調整ツール」をそれぞれ5選ずつご紹介いたします。
利用用途によって最適なツール、費用のかかるツールもございますので、利用したい日程調整ツールはどの分野に当てはまるのかを確認し、特徴で比較をしてみてください。
ビジネスシーン利用に最適!おすすめ日程調整ツール5選
TimeRex
| 日程調整手法 | 予約受付型 投票型 |
| URL送信 | ◯ |
| 複数人での日程調整 | ◯ |
| web会議ツール連携 | Zoom / Microsoft Teams / Google Meet |
| チャットツール連携 | Slack / Chatwork |
| リマインドメール | ◯ |
| 費用 | フリー：無料 ・ベーシック：￥750（ライセンス／年払い）※月払いの場合は￥900／月 ・プレミアム：￥1,250（ライセンス／年払い）※月払いの場合は￥1,500／月 |
| 利用場面 | ビジネス 社外打ち合わせの日程調整、候補者との採用面接調整 |
easeey
| 日程調整手法 | 予約受付型 |
| URL送信 | ◯ |
| 複数人での日程調整 | ◯ |
| web会議ツール連携 | Zoom / Microsoft Teams / Google Meet |
| チャットツール連携 | × |
| リマインドメール | ◯ |
| 費用 | ・個人利用：無料 ・法人利用：￥850（ユーザー／月） 別途オプションサービスあり |
| 利用場面 | ビジネス 社外打ち合わせの日程調整、候補者との採用面接調整、社内の打ち合わせ日程調整 |
Googleカレンダー
| 日程調整手法 | 予約受付型 |
| URL送信 | ◯ |
| 複数人での日程調整 | ◯ |
| web会議ツール連携 | Google Meet |
| チャットツール連携 | × |
| リマインドメール | ◯ |
| 費用 | Business、 Enterpriseプラン |
| 利用場面 | ビジネス 社内の打ち合わせ日程調整 |
hubspot
| 日程調整手法 | 予約受付型 候補提案型 |
| URL送信 | ◯ |
| 複数人での日程調整 | ◯ |
| web会議ツール連携 | Google Meet |
| チャットツール連携 | Slack |
| リマインドメール | ◯ |
| 費用 | 無料プラン：無料 Starter：5,400円/ 月 Professional：54,000円/ 月 Enterprise：144,000円/ 月 |
| 利用場面 | ビジネス 社外打ち合わせの日程調整、候補者との採用面接調整、社内の打ち合わせ日程調整 |
jicoo
| 日程調整手法 | 予約受付型 候補提案型 |
| URL送信 | ◯ |
| 複数人での日程調整 | ◯ |
| web会議ツール連携 | Zoom / Microsoft Teams |
| チャットツール連携 | slack/Salesforce/notion |
| リマインドメール | ◯ |
| 費用 | 要お問合せ |
| 利用場面 | ビジネス 社外打ち合わせの日程調整、候補者との採用面接調整、社内の打ち合わせ日程調整 |
プライベート利用に最適!おすすめ日程調整ツール5選
アイテマス
| 日程調整手法 | 予約受付型 候補提案型 |
| URL送信 | ◯ |
| 複数人での日程調整 | ◯ |
| web会議ツール連携 | Zoom / GoogleMeet |
| チャットツール連携 | × |
| リマインドメール | ◯ |
| 費用 | 無料 |
| 利用場面 | ビジネス 社内の打ち合わせ日程調整 プライベート 旅行日時調整、会食日時調整 |
伝助
| 日程調整手法 | 候補提案型 |
| URL送信 | ◯ |
| 複数人での日程調整 | ◯ |
| web会議ツール連携 | × |
| チャットツール連携 | × |
| リマインドメール | △ |
| 費用 | 無料 |
| 利用場面 | プライベート 旅行日時調整、会食日時調整 |
tocaly
| 日程調整手法 | 候補提案型 |
| URL送信 | ◯ |
| 複数人での日程調整 | ◯ |
| web会議ツール連携 | Zoom / Microsoft Teams/GoogleMeet |
| チャットツール連携 | × |
| リマインドメール | ◯ |
| 費用 | 無料 |
| 利用場面 | ビジネス 社内の打ち合わせ日程調整 プライベート 旅行日時調整、会食日時調整 |
LINEスケジュール
| 日程調整手法 | 候補提案型 |
| URL送信 | ◯ |
| 複数人での日程調整 | ◯ |
| web会議ツール連携 | × |
| チャットツール連携 | × |
| リマインドメール | × |
| 費用 | 無料 |
| 利用場面 | プライベート 旅行日時調整、会食日時調整 |
調整さん
| 日程調整手法 | 投票型 |
| URL送信 | ◯ |
| 複数人での日程調整 | ◯ |
| web会議ツール連携 | × |
| チャットツール連携 | × |
| リマインドメール | × |
| 費用 | 無料 |
| 利用場面 | プライベート 旅行日時調整、会食日時調整 |
人材採用の面接で日程調整を活用するメリットとは？
ビジネスシーンで日程調整ツールを利用する場面には「候補者との採用面接調整」での利用が挙げられます。
採用において日程調整ツールを導入することの重要性は2点です。
1点目は、「採用業務を効率化する」2点目は、「辞退や途中離脱を防ぐ歩留まり向上」です。
採用業務を効率化
日程調整ツールを導入する効果の1点目は、採用業務を効率化できることです。
面接官、候補者、人事など社内を超えた複数人での日程調整や急な日程変更には時間と工数がかかります。
また、候補者の数だけ調整し日程を把握、連絡対応などを行うため、ヒューマンエラーが起こってしまう可能性もあります。
ツールの導入を行うことで業務時間を短縮し、システムでヒューマンエラーを防止する効果も期待できます。
辞退や途中離脱を防ぐ歩留まり防止
日程調整ツールを導入する効果の2点目は、辞退や途中離脱を防ぐ歩留まり向上ができることです。
なかなか面接の日程が決まらない、調整の連絡が遅いと候補者の意欲は落ちてしまいます。
また、日程調整が行えていない間に競合他社に決めてしまったという場合も考えられます。
上記のような意欲低下による辞退を防ぐために必要なのが、スピード感のある日程調整です。
採用における面接の日程調整は採用管理システムが便利
「採用管理システム」は採用シーンに特化した日程調整機能を保有しています。
例えば、紹介会社を介した日程調整や、人事、役員、候補者との日程調整などさまざまなシーンに合わせて機能を使い分けることなども可能です。
日程調整ツールだけでなくそのほか採用において業務効率化を行い採用力強化につながる機能を同時に利用できるようになります。
採用において日程調整ツールの導入を検討している担当者の方は「採用管理システム」の検討を視野に入れてみるのもいいでしょう。
採用管理システムが日程調整を効率化する仕組みとは？
面接の日程調整をする際、システムやツールを使わなければ、採用担当者が候補者一人ひとりと連絡を取り合い、面接官と候補者双方の空いている日時を確認し手動で調整する必要がありました。
採用管理システムではこれらの煩雑な作業を自動化して効率化します。
例えば候補者が空いている日時を提示し、その中から日程が確定する「予約受付型」の形式では、以下のような流れでスムーズに日程調整が進みます。
- 候補者が面接候補日を提出できる専用URLを発行。
- 発行されたURLを添付したメールを、候補者ごとに自動送付。
- 候補者がカレンダー上で参加可能な複数の日程を選択。
- 面接官が候補者の提示した日程を確認し、最適な候補日を決定。
- 決定された日時を含む確認メールが、候補者に自動的に送信される。
このプロセスにより、採用担当者の負担を軽減するとともに、候補者にとってもストレスの少ない調整体験を提供できます。また、キャンセルやスケジュール変更が発生した場合でも、候補者自身が専用のURLを利用して変更を完結させることができるため、採用担当者が再調整に追われることはありません。
この仕組みにより、日程調整にかかる手間や時間を大幅に削減できるだけでなく、候補者にとってもストレスの少ないスムーズな選考体験を提供できます。結果として、候補者の離脱を防ぎ、採用活動全体の効率化とスピードアップを実現することが可能です。
採用管理システムの面接日程調整機能でできること
採用管理システムの面接日程調整機能でできることを下記で紹介いたします。
採用担当者と候補者双方の負担を軽減
従来、候補者との日程調整は複数回の連絡を要し、調整中に別の候補者と時間が重複するミスが起こりがちでした。しかし、採用管理システムを導入することで、例えば候補者に対して複数の候補日を自動提案し、フォーム上で簡単に選択させる仕組みを提供できます。これにより、採用担当者は候補者からの返信を待つ時間や調整ミスが大幅に減少します。
一方、候補者にとってもシステムからの自動リマインド機能により、日程を忘れるリスクを軽減できます。さらに、複数回のやりとりが省かれることで、候補者の満足度が向上し、内定承諾率を高める効果も期待できるでしょう。このように、双方の手間を省きつつ円滑な選考プロセスを実現する点で、採用管理システムは非常に有効です。
GoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダーツールやチャットツールとの連携
さらに、採用管理システムはGoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダーツールとの連携が可能で、さらなる効率化を実現します。
面接官が利用しているカレンダーから空き時間を自動で抽出し、面接可能な時間帯を瞬時に提示できるため、採用担当者がカレンダーの空きを逐一確認する手間を省きます。
さらに、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールとの連携も多くのシステムで対応しており、面接調整時に通知を飛ばしたり、確認事項をリアルタイムで共有することが可能です。
複数候補者への同時対応
採用管理システムのもう一つの大きな強みは、複数候補者への同時対応を効率的に行える点です。従来は候補者ごとに個別連絡を行いスケジュールを調整する必要がありましたが、システムでは候補者全員に対して一括で候補日時を案内できます。候補者はリンクをクリックして参加可能な日時を選択するだけで、選考プロセスに進むことができます。
また、リアルタイムで日時を更新しているため、日程のブッキングもおきません。大量の応募者を同時に選考する新卒採用や急募の際にはシステムを活用すると効率的に採用活動を進めることができるでしょう。
採用管理システム導入企業事例
採用管理システムの面接日程調整機能を活用することで、日程調整業務が効率化され、採用業務全体の負担が軽減された実際の事例を下記に紹介します。
プレミアグループ株式会社様
導入前課題：まず学生とやりとりをし、面接官のスケジュールをヒアリング、日程調整後は面接官をアサインして登録、ZoomURLを発行しGoogleカレンダーからスケジュールを設定し、メールを送る…というように、1件の面接を設定するまでにさまざまなツールのページを行き来しなければならないことが不便で、工数が多い分対応漏れも発生していました。
導入後：面接日程調整にかける時間は約半分に削減できたと実感しています。
かんりくんの導入前は、1件あたりの面接登録に5〜10分はかかっていましたが、かんりくんを導入してからは、自動で日程調整の設定をしているところは1分未満、個別調整が必要な場合も1〜3分で出来ています。
また、それぞれ期日の違うエントリーシートのリマインドや条件付けしたメール配信等、複雑な運用になるため今までは手動で対応せざるを得なかったものも自動で運用できており、全体的に見てもかなりの工数削減になっていると思います。
具体的な事例は以下のURLから確認できます。導入背景や工夫されたポイント、導入後の変化について詳細に記載されていますので、ぜひご覧ください。
面接日程調整の工数は半減！かんりくん導入は人事のみならず、採用に関わる社員みんなにメリットがありました！【プレミアグループ株式会社】
採用一括かんりくん導入事例
まとめ
本記事では日程調整ツールを利用するメリットや選ぶ際の確認ポイント、おすすめツールをご紹介いたしました。
日程調整ツールを使えば、時間をかけることなく日程調整が可能になります。「出来はするけれどちょっと面倒」を解決できるのが日程調整ツールです。
無料で始められるサービスもありますので、ぜひこの機会にご活用ください。
また、採用における面接日程調整には、採用管理システムを活用することをおすすめします。業務工数の削減だけではなく、候補者もストレスなく選考をスムーズに進められるため、候補者エンゲージメントも向上できます。
採用管理システムについて興味をお持ちの方は、まずはお気軽にご相談ください。
