採用DXとは、ITやテクノロジーを活用して組織を変革し、採用の強化を図る施策の一つです。
2025年の崖が発表されて以来、企業の「DX化」は政府からも推進を求められている注目ワードとなりました。それは採用業務においても当てはまり、採用DXも同じように今後必須の取り組みとなるでしょう。今のうちから取り組みを始めることができるよう、採用DX実現までのステップや事例を元に詳しくご紹介いたします。
DXとは
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは経済産業省「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン」にて下記のように記されています。
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化、風土を変革し、競争上の優位性を確立すること
ここで着目しなければいけないのは、DX化は決して「業務にITを取り入れてデジタル化すること」ではなく、「現状あるものを変革し、新しい価値の創造、競争上での優位性の確立をすること」です。
2025年の崖とは
DX化が注目された理由の一つが2025年の崖です。
2025年までにDXが実現しなければ2025年以降に最大12兆円の経済損失が生じる可能性の ことを指しています。
採用DXとは
では採用DXとはどのように定義するのかというと、
「ITやテクノロジーを活用し、現状の組織や採用業務を再構築することによって、市場での競合優位性確立、生産効率の向上といった採用力の総合的な強化を図ること」です。
では何ができている状態が採用DXができている状態なのか？下記の項目を参考にしてください。
採用DXのできている状態とは？
採用プロセスの効率化
採用プロセスの効率化とは採用業務の中でも、人事が行わなくても良い事務作業や固定の業務と人事が行うべき業務のうち前者についてはIT技術を使い、人にしかできない作業に時間を費やすことができている状態のことを指します。
ITで代用できる業務
・データの入力
・リマインド連絡
・データ集計
データドリブンの採用計画
データを活用して定量化された採用計画ができている状態を作りましょう。
そのためには現状集めている情報やプロセスを可視化し、データ化する必要があります。
例えば候補者のデータやエントリーごとの通過率といった情報は採用目標などの計画に活用し、人事担当者がどのような業務をどれだけの時間をかけているのかといった情報を採 用コストや人員計画といった場面で活用できている状態を目指しましょう。
セキュリティとプライバシーの確保
セキュリティとプライバシーの確保をして企業を守りましょう。採用は個人情報を取り扱う業務です。情報の漏洩等が起こってしまうと費用が膨大にかかってしまうことや最悪の場合企業の倒産といった危険をはらんでいます。
個人情報にアクセスできる人間を制限したり、まずは紙での情報管理はしないといった徹底した体制を敷いておきましょう。
コミュニケーションの最適化
コミュニケーションの最適化とは、採用において社内外で行われるコミュニケーションの 手段や方法を改善することによって業務を効率化したり、効果を最大化することです。
例えば、面接の依頼を面接官にする際に候補者の情報を口頭で行っていたとします。ツールを利用すると面接が調整されると同時に担当の面接官に日時や候補者情報などを自動で送る仕組みを作ることができます。
そうすると共有事項を送る手間や依頼の手間は一つもかからなくなり、捻出できた時間を別の作業に充てることができるのです。
他にも、学生との連絡をメールで取っている場合、現在の学生はメールを普段利用することが少なく、見落としている可能性があります。LINEやSMSなどを活用すると、学生が普段目につきやすいところで連絡を送ることができるため、見落としを防ぐことや、予約率を上げることができるといった効果があります。
採用DXのメリット
採用DXのメリットは下記3点があります。
時間の捻出
ITやテクノロジーの活用をすることで業務を効率化し、効率化した分の時間は別の業務に充てることができます。
例えば候補者とのマッチ度予測を立てたり、一定の基準を覚えさせて書類選考を通過させるなどはAIにしてもらうことなども可能です。また、採用管理システムを利用すれば説明会や面接の日程調整やデータの抽出などは自動で行うことができます。
データの蓄積で採用の質を向上
採用DXでツールを導入すると、データベースを構築することができます。集めたデータベースは自社唯一の情報です。自社では「どのような人物が活躍・定着するのか」、「どの経路からの通過率が大きいのか」など自社にしかないデータ分析が可能になります。
採用DXを行うことで優秀な人材を採用できるようになったり、人材の定着を促進させるなど抜本的に採用の質を向上することができるでしょう。
企業のブランドの価値を向上
採用のプロセスを変革することにより、捻出された時間でフォローを行うことができたり、候補者にとって利用しやすいツールを利用したり、データに基づいたニーズに沿って情報提供を行えたりと、CXの向上が期待できます。このCXの向上は企業への信頼感や安心感を醸成します。
採用DXの鍵はCXとEX？
CX（Customer Experience）とEX（Employee Experience）とは
そもそもCXとはCustomer Experienceの略で「顧客体験」のことを指します。採用にお けるCXは、応募から入社に至るまでの候補者の体験のことを指しています。
CXを向上すると自社の企業ブランドを確立し、候補者が「この企業で働きたい」と思うような仕組みを作ることができます。
同様にEXはEmployee Experienceの略で「従業員体験」のことです。採用においては、従業員が仕事をする上で得られる体験のことを指します。
従業員のエンゲージメントが向上すれば、社員インタビューや面接官からの会社に対するいい発信が増えたり、リファラル採用につながる可能性もあります。
そのため、EXが向上すると相関してCXも向上するような良いサイクルが生まれるようになります。
採用DX実現までのステップ
現状のCX、EXを可視化する
まずは現状どのようなCX、EXなのかを整理しましょう。
というのも、CXはトレンドなどによる市場の変化が激しいため、「良い顧客/従業員体験」が何かも同様のスピードで変化していることがあるためです。
例えば、オンラインの普及によって候補者の情報収集源がネット上に変化してきていました。そのため認知のフェーズではナビ媒体を使うだけではなく、候補者の利用しやすいSNSを利用する
といった対応をしていくと良いかもしれません。
そのため、現状候補者や従業員にどのような体験があるのかを書き出して可視化し、それぞれの体験の中で「良い顧客/従業員体験」とは何かを考えてみましょう。可視化するには、候補者が入社するまでの体験を図などにして可視化したキャンディデートジャーニーマップを活用するのが有効です。
理想のCX、EXを定義し、採用活動の課題を抽出する
現状を理解したら今後どのようにしていきたいのかの理想を定義しましょう。
加えて、理想と現状とのギャップは何か、理想の状態にするための課題は何かを抽出しましょう。
課題解決に向けた情報収集、ツール比較をする
理想が定義できると、それに伴って
・どのようなデータや手法を取るべきなのか
・どのようなツールがあるのか
などの解決に向けた手段の選定を行うことになります。
他社はどのようなツールを利用しているのか、ネットやコミュニティを通じて情報収集し、自社の目的からそれないようツールの検討も考えましょう。
定期的に見直す
市場の変化によって良いとされるCX、EXも伴って変化していくため、定期的に振り返り、アップデートできるようにしておきましょう。
候補者の情報はアンケート等を活用してキャッチアップしたりと、情報に常にアンテナをはっておくことで、より効率化できたりCXやEXの向上が期待できます。
採用DXで役立つツール
採用管理システムの導入
採用管理システムは、人にしかできない価値づけ業務である候補者に向き合う時間を使う ことができるように事務作業や定型業務の自動化をするシステムです。
下記は採用管理システムを導入した場合のDX化のプロセスになります。
ヒューマンエラーを防ぎ、データを基にした改善体制の構築、候補者の希望するツールとの連携でCXの向上などの仕組みを構築することができます。
まとめ
採用DXを行うことは、企業によっては現状の体制からの大きな変化を受け入れなければならない可能性があります。しかし、今後起こり得る2025年の壁などのリスクに対して対策しなければたちまち経営も難しくなります。
企業を人材という資本で支えるためにも採用の仕組みを正しく整備し、採用できる体制を作るために採用DXに取り組むことをお勧めします。
