採用管理システムを導入の際に確認すべき機能は？

「採用管理システム（ATS)とは」

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）とは、求人作成から応募者管理、面接調整、内定後のフォローまで、採用活動における一連の業務を一元管理・自動化するプラットフォームのことです。

従来のExcelやメール、紙媒体での管理で発生していた「情報の散在」「連絡漏れ」「集計の手間」を解消し、採用担当者が「候補者の見極め」や「動機付け」といったコア業務に集中できる環境を構築します。

▼合わせて読みたい関連記事はこちら▼　

採用管理システム（ATS）とは？機能や費用、選び方について解説

採用管理システム導入の重要性が高まっている背景

近年の採用市場は、少子高齢化による労働人口の減少や、求職者の価値観の多様化など、様々な要因によって大きく変化しています。企業は、限られた人材をめぐって激しい競争を繰り広げており、より効率的かつ効果的な採用活動が求められています。また、採用業務は、求人広告の掲載、応募者の受付、書類選考、面接、内定通知など、多岐にわたるプロセスを含み、その複雑さは増すばかりです。

そのため、採用管理システムは、企業の採用活動を成功に導くための強力な武器となり、注目されています。

何故重要性が高まっているのか、具体的に説明します。

採用市場の競争激化

近年、採用市場はかつてないほどの競争激化を見せており、企業は優秀な人材を確保するために、より戦略的かつ効率的な採用活動を展開する必要に迫られています。少子高齢化に伴う労働人口の減少は、人材の獲得競争を激化させ、企業は多様な採用チャネルを駆使し、潜在的な候補者にアプローチしなければなりません。求職者もまた、多様な働き方やキャリアパスを求めるようになり、企業は自社の魅力を効果的に伝え、優秀な人材に選ばれるためのブランディング戦略も重要になっています。

採用業務の複雑化・多様化

採用業務は、単に求人広告を掲載し、応募者の履歴書を管理するだけではなく、応募者とのコミュニケーション、選考プロセスの最適化、データ分析を通じた採用戦略の改善など、多岐にわたる複雑なタスクを含むようになりました。企業は、多様な採用チャネルを管理し、応募者との円滑なコミュニケーションを維持し、公平かつ効率的な選考プロセスを実施する必要があります。また、採用活動の効果測定や改善のためのデータ分析も不可欠となり、採用担当者の業務はますます高度化・複雑化しています。

リモートワークの普及

リモートワークの普及は、地理的な制約を超えた人材の獲得を可能にする一方で、オンラインでの選考や評価といった新たな課題も生み出しています。企業は、オンラインでの面接や選考を効率的に実施し、リモート環境下でのコミュニケーションやチームワークを評価するための新たな手法を導入する必要があります。また、リモートワーク環境下での入社手続きやオンボーディングなど、採用後のフォローアップ体制の構築も重要になっています。

まとめ:なぜ今、ATSが必要なのか？

人材獲得競争の激化: 労働人口減少により、「待ちの採用」から「攻めの採用」への転換が必要不可欠になったため。

採用チャネルの複雑化: ダイレクトリクルーティング、リファラル、SNSなど、管理すべき流入経路が増加したため。

リモートワークの普及: オンライン面接が主流となり、Web上でのスムーズな評価・情報共有が求められるため。

採用管理システムの主要な機能

採用管理システムは、企業の採用活動を効率化し、戦略的な採用を実現するための多岐にわたる機能を備えています。これらの機能を活用することで、採用担当者は煩雑な業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。本章にて、主要な機能について、どのような機能が備わっているのかを具体的に紹介します。

　h3 募集・求人管理機能
まず1つ目の機能は、募集・求人管理機能です。この機能でできることは主に”求人票の作成/公開” 、”応募受付”、”求人媒体との連携”の3つです。
　　h4 求人票の作成・公開
採用管理システムは、魅力的な求人票を簡単に作成し、複数の求人媒体に公開する機能を提供します。テンプレートを活用することで、経験の浅い担当者でも質の高い求人票を作成できます。また、公開後の求人情報の修正や更新もシステム上で容易に行えるため、常に最新の情報を求職者に提供できます。
　　h4 応募受付
システムは、複数の求人媒体からの応募情報を一元的に受け付け、自動で応募者の情報をデータベースに登録します。これにより、手作業でのデータ入力の手間を省き、応募者の取りこぼしを防ぎます。また、応募受付の自動化は、応募者体験の向上にもつながります。
　　h4 求人媒体との連携
多様な求人媒体との連携機能により、複数の媒体に掲載した求人情報を一元管理できます。各媒体の応募状況や効果測定をシステム上で確認できるため、最適な媒体戦略の立案に役立ちます。また、媒体ごとの応募者情報を自動で取り込むことで、データ集計の手間を削減します。

　h3 応募者管理機能
2つ目の機能は、応募者管理機能です。この機能でできることは主に”応募者情報の一元管理” 、”応募者とのコミュニケーション”、”選考状況の可視化”の3つです。
　　h4 応募者情報の一元管理
応募者の履歴書、職務経歴書、選考過程での評価など、あらゆる情報を一元的に管理します。これにより、情報検索の効率が向上し、応募者に関する情報を迅速に把握できます。また、情報の一元化は、チーム内での情報共有を促進し、選考の質を高めます。
　　h4 応募者とのコミュニケーション
応募者とのコミュニケーションを円滑にするための機能を提供します。メールやメッセージのテンプレートを活用することで、迅速かつ丁寧な対応が可能になります。また、コミュニケーション履歴をシステム上で管理することで、担当者間の連携を強化し、応募者への対応漏れを防ぎます。
　　　┗▼合わせて読みたい関連記事はこちら▼　
　　　　採用活動におけるLINE活用とは!?LINE活用の方法や流れについて解説
　　h4 選考状況の可視化
応募者ごとの選考状況をリアルタイムで可視化します。選考の進捗状況、面接評価、合否結果などを一目で確認できるダッシュボード機能により、選考プロセス全体の状況を把握しやすくなります。また、選考状況の可視化は、ボトルネックの特定や改善にも役立ちます。

　h3 選考管理機能
3つ目の機能は、選考管理機能です。この機能でできることは主に”面接日程の調整” 、”選考結果の通知”の2つです。
　　h4 面接日程の調整
採用管理システムを活用することで、面接日程の調整が格段にスムーズになります。複数の面接官と候補者のスケジュールをシステム上で一元管理し、最適な日程を自動で提案する機能は、調整にかかる時間と手間を大幅に削減します。また、オンライン面接ツールの連携により、リモート面接の実施も容易になります。
　　　┗▼合わせて読みたい関連記事はこちら▼　
　　　【無料あり】日程調整ツールのおすすめ10選！利用用途別でご紹介。採用シーンでの利用は重要？
　　h4 面接評価
システム上で面接評価を記録・共有することで、評価の偏りを防ぎ、客観的な選考を実現します。評価項目をカスタマイズし、評価基準を統一することで、面接官による評価のばらつきを抑えます。また、過去の評価データを分析することで、面接の質を向上させることも可能です。
　　h4 選考結果の通知
合否通知の自動送信機能は、候補者への迅速なフィードバックを可能にします。個別にメールを作成する手間を省き、候補者体験の向上に貢献します。また、通知状況をシステム上で管理することで、通知漏れを防ぎ、選考プロセス全体の透明性を高めます。

　h3 データ分析・レポート機能
4つ目に紹介する機能は、データ分析・レポート機能です。この機能でできることは主に”採用データの可視化” 、”採用活動の改善”の2つです。
　　h4 採用データの可視化
採用活動に関する様々なデータをグラフやチャートで可視化し、現状把握を容易にします。応募者の属性、選考通過率、採用チャネルごとの効果測定など、データに基づいた客観的な分析は、採用戦略の改善に不可欠です。
　　h4 採用活動の改善
データ分析に基づき、採用活動の課題や改善点を特定します。例えば、応募者の離脱率が高い選考プロセスを見直し、改善策を実行することで、採用効率の向上を図ります。また、効果的な採用チャネルを特定し、予算配分を最適化することで、採用コストの削減も期待できます。

その他にも、採用サイトの作成や適性検査のURL発行など様々な機能を有しています。

採用管理システムに最低限必要な機能

　では、実際にどのような機能が最低限必要になるのでしょうか？以下に挙げるものは必ず備えているものを検討することをおすすめします。

応募者の管理機能

　複数の経路から流入する応募者を、一括管理する機能です。ナビサイト、イベント、自社HP、人材紹介、リファラル等の複数の経路から流入する応募者を一括で管理します。例えば、ナビサイト経由に関しては自動的に取り込みができたり、説明会や面接・面談への予約情報を予約と同時に取り込めたりします。また、各経路から集まった応募者全体の進捗状況が分かり、何経由の候補者がどの選考まで進んでいるのかも即座に把握できるような仕様になっています。候補者から送ってもらった履歴書等の資料をアップロードしてシステム内の候補者情報ですべての情報が見れるような仕様になっているものが便利です。

メール機能

　候補者への一斉配信、個別配信はもちろんのこと、選考ステータス等のセグメントごとの送信や作成した文面をその場でテンプレートとして保存できるなど、採用活動専用メーラーとして活用できます。直近はより開封率を上げるためにLINEやSlack等のコミュニケーションツールとの連携をしているものもあります。

評価機能

　候補者ごとに選考評価を記録することができます。面接官ごとに評価用のアカウントを発行し、直接システム内に評価を残せるものだと、後から評価を収集したり、整理したりする必要がなくなるので、大きく工数削減ができます。評価用紙をPDF出力出来れば、評価を紙で出してほしいという要望にも即座に対応可能です。

採用フロー設計機能

　企業独自の選考フローを作成します。これにより選考の歩留まりを可視化ができます。各選考段階に今何名進んでいるのか、リアルタイムで確認することができるので採用活動のボトルネックを事前に把握することが可能です。

採用タスク進捗確認機能

　採用に関わる担当者でタスク管理を共有できます。お互いにタスクの抜け漏れをチェックし、注意を促すことができるので人為的なミスを減らすことができます。

採用カレンダー機能

　説明会や面接・面談の日程調整、予約の管理ができます。説明会や面接などの採用活動における一連のイベント管理作業を効率化します。メールで説明会予約ページにURLを貼って送付をすることにより、候補者がその場で説明会や面接の予約ができます。候補者が予約すると、自動的に管理画面上の選考ステータスが変更されるような仕様になっていると非常に便利です。その他にも、Googleカレンダー、Outlookカレンダー等の自社で活用している外部カレンダーと連携しているとより業務効率化が可能です。

採用管理システムの選び方・検討ポイント

　ここまで、必要最低限備えておいた方が良いと思われる機能をご紹介してきましたが、各社のサービスサイト等で確認してもどこまでできるのかよくわからないというご担当者の方が多いのではないでしょうか？以下で採用管理システムの選び方や検討ポイントをご紹介します。是非、参考にしてみてください。

採用業務のフローをコンサルティングで相談できる

　採用コンサルティングをしている会社で相談することをお勧めします。採用管理システムには、システム会社が開発・運営している場合と採用コンサルティング会社が開発・運営している場合があります。採用コンサルティング会社のものの方が、採用活動の実情に合わせて本当に採用担当者が使いやすい仕様になっています。貴社の採用活動をきちんと理解して運用フローを考えてくれるところを選びましょう。

金額感が費用対と見合うか確認する

　採用管理システムには、使いたい機能の数によって導入費用が高くなってしまうものや、応募者の取込人数で月額の利用料金が変わってしまうものがあります。このようなものは、初期の導入コストは抑えられますが、運用していくにつれて予算の問題で検討から外れていたシステムよりも費用がかさんでしまうということもあり得ます。また、機能が多すぎても使いこなせず、少なすぎると一元管理がうまくいかないということもあります。必要な機能やオプションを見極めて過不足なく機能を活用でき、金額感も見合っているものを選ぶようにしましょう。

導入後のサポートを確認する

　カスタマーサクセスの有無は必ず確認しましょう。カスタマーサクセスは、導入までのサポートは勿論のこと、利用中の使い方のレクチャーやサポートをしてくれたり、より採用成功に近づけるためにより効率的な利用方法を提案してくれたりします。採用管理システムを導入してもうまく使いこなせず、結局元の管理方法を並行してしまう企業も少なくありません。よって、カスタマーサクセスの有無は非常に重要です。また、使い方や疑問へのサポート手段もチェックしておくべきです。チャットのみでの対応なのか、或いは必要に応じて訪問やWeb会議をしてくれるのか等確認しておきましょう。