採用面接の評価・チェックシートを活用することで、採用担当者間での面接評価のズレをなくし、候補者を正しく評価することができるようになります。
本記事ではその採用面接の評価・チェックシートの作成方法や作成のポイントについて紹介しています。
採用面接の評価・チェックシートとは
採用面接 評価・チェックシートとは面接官が候補者と面接を行う際にチェックするべき、評価項目や評価基準が記載されたチェックシートのことです。面接官はこのチェックシートを確認しながら候補者に質問を行い、候補者の評価を行います。
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採用面接の評価・チェックシートの重要性
採用面接の評価・チェックシートが重要な理由は3つあります。下記でそれぞれ紹介します。
自社にマッチした人材かを見極めるため
採用面接の評価シートは自社にマッチした人材かを見極め、入社後のミスマッチを防ぐために重要な役割を果たします。採用面接評価シートを利用せずに面接を行うと面接官は何を重要視し、評価をしていいか分からないため、面接官が自由に質問を行い、面接官が良いと感じた候補者が選考を通過してしまいます。その結果、入社後の配属で、部署側で必要としていた人材とのミスマッチが生まれてしまい、早期離職などに繋がります。採用面接評価シートを利用することで会社として必要な人材を明確にし、採用活動を行うことができるようになります。
面接官の評価基準のズレを無くすため
採用面接の評価シートは複数の採用担当者や面接官がいる際に、チーム内での評価のズレを防ぐために重要な役割を果たします。評価するべき項目だけあっても、その項目に対してどういったことができていたら良いのかが分からないため、面接官の主観による良いか悪いかになってしまいます。その結果、面接官や採用担当者間で「なぜあの候補者は合格なのか？」という議論が発生してしまいます。採用面接評価シートを利用することで面接官や採用担当者間での、評価のズレをなくし、より自社の採用基準にあった人材を採用することができるようになります。
スムーズな面接を行うため
採用面接の評価シートは面接官としての経験が浅い担当がいる場合に、スムーズな面接を行うために重要な役割を果たします。面接官としての経験が浅い担当の場合、面接でどんな質問をし、どんな情報を聞き出したら良いか分からないため、面接時間内に評価するために必要な情報を聞き出せず、候補者の正しい評価を行えない可能性があります。その結果、自社にマッチした人材だったとしても不合格にしてしまうことや学生への印象として良く写らないため選考辞退に繋がってしまうということがあります。採用面接評価シートを利用することで面接中に何を聞き出せば良いかが明確になるため、スムーズに面接を行い、候補者を正しく評価することができるようになります。
採用面接の評価・チェックシートの作り方
この章では採用面接の評価シートの作り方について紹介します。
自社にマッチした人材を採用するためには、曖昧な基準をなくして言語化することが重要です。最初から完璧な採用面接の評価シートを作成することは難しいので、面接官からのフィードバックなどをもとに評価項目や評価基準の手直しを加え、自社に合った採用面接評価シートを作成していきましょう。
①求める人物像の明確化
まずは、どのような人物を採用していきたいのかを明確にします。そのために必要なこととしては「経営陣へのヒアリング」と「各部署へのヒアリング」です。配属先の部署によって、必要とされる性格やスキルが異なるので、経営者や各部署へのヒアリングを行い、各部署が求める人材の要件を明確にします。実際に自社にいる社員をモデルにすると、人材の明確化がしやすくなります。
②採用面接の評価・チェックシートの項目
次に、経営者や各部署からヒアリングした内容を言語化します。テンプレートにある項目や適性検査などの項目をそのまま利用すると、自社で考えていた評価項目の内容とズレが生じる可能性があるので注意しましょう。また、各部署の必要な人材は１通りとは限らないので、必要な人材に合わせて評価項目を変更することや評価したい項目が多い際には一次選考ではこの内容、二次選考ではこの内容を評価するといった形で選考段階ごとに評価したい項目を分けることがおすすめです。しかし、あまり評価シートのパターンを増やしすぎると管理が大変になるので、管理できる範囲で評価シートは作成しましょう。
評価の項目例は下記の通りです。
③採用面接の評価・チェックシートの項目の評価基準
設定した評価項目をどのような基準で評価するのか、どのラインに達したら合格なのかを決めます。評価基準は5段階などの数字を用いる定量的な評価と面接官の所感を記載する定性的な評価の2つの項目を設けることがおすすめです。定量的な評価では、面接官の評価のズレをなくすために数字ごとにどういったことができていたら何点といった評価の仕方をしましょう。定性的な評価では、その評価を付けた理由や面接官が感じたことを自由に記載できるようにしましょう。そして、定量的な評価の合計が20点以上で合格や定量的な評価で2の評価が3つ以上ある場合は不合格などの合格ラインを設け、合否の判断を行います。しかし、合格ラインに達していなくても、その候補者に特別な経験や自社に入れば伸びそうな部分などがある場合は、評価項目の補足欄などにメモし、チーム内で合否の判断をするなど、評価基準に囚われすぐないことも重要です。
評価基準の例は下記の通りです。
採用面接の評価・チェックシート作成のポイント
上記の項目で採用面接の評価・チェックシートを作成する際の評価項目や評価基準の例を記載しましたが、あくまで例の評価項目や評価基準なので、自社にあった採用面接の評価・チェックシートを作成することが必要です。作成のポイントとしては5つあるので、下記でそれぞれ紹介します。
①評価項目は最低限にする
評価を入力する際に評価項目が多すぎると、面接官への負担が増えることや面接に時間がかかりすぎてしまいます。そのため、評価シートはあくまでも面接を補助するためのものだと考え、面接の時間内に質問できる範囲の評価項目数に絞りましょう。
②面接質問例をまとめておく
中には面接官の経験が浅いという面接官もいるので、面接官によって面接の質に差が出ないように、質問内容や仕方などをまとめておきましょう。また、質問に合わせ、評価項目の順番を決めることで評価を記載しやすくなります。
③定期的にチェックシートの項目を見直す
自社が求める人物像は常に一定とは限らないので、会社の体制や時期感に合わせて評価項目を変更することや運用してみての改善点などを反映していきましょう。
④新卒と中途で採用面接評価シートを分ける
新卒採用と中途採用では、評価するべきポイントが変わるため、評価シートは分けることがおすすめです。中途採用では、候補者に社会人としての経験があり、スキルや能力による判断がされますが、新卒採用では、社会人経験がないためポテンシャルやパーソナリティを判断します。そのため、評価項目も必然として変わってきます。
⑤評価項目に優先順位をつける
評価項目に優先順位をつけておくことで、合格ラインに満たしている学生が複数名出た際に、評価項目の優先順位を元に合否を判断することができます。
採用面接 評価・チェックシートを作成するメリット
ここからは採用面接 評価・チェックシートを作成するメリットを4つ紹介していきます。
①評価のズレが解消され、評価基準が明確になる
評価が統一されるので、主観や属人的な評価がなくなり、候補者を正確に評価することができるようになります。
②多くの質問項目があっても聞き漏れがなくなる
質問すべき項目がまとめられているため、聞き漏れを防止でき、候補者を正確に評価することができます。
③採用担当者や面接官の間で効率的に情報を共有できる
応募情報や履歴書では分からない候補者の人柄を言語化し、次回の選考担当者に共有することができます。
④評価傾向や評価方法などの振り返りに役立つ
蓄積した評価データを元に面接官ごとの評価傾向を分析することができ、面接官の育成に役立てることができます。
採用面接 評価・チェックシートを作成するデメリット
採用面接 評価・チェックシートを作成するデメリットについても2つ紹介します。
①面接に慣れている候補者を高く評価してしまう
点数をつけることが目的になり、形式的に点数をつけてしまうと面接に慣れている候補者を高く評価してしまう可能性があります。
②潜在的な能力やスキルを持った候補者を見極められない
新卒採用ではポテンシャルやパーソナリティを評価することも重要なため、評価シートによる定量的な合格ラインだけでは候補者を見極められない可能性があります。
採用面接 評価・チェックシートを有効活用するためには
評価シートを有効活用するには、候補者の「見極め」のタイミングで利用し、自社の必要としている人材にマッチしているのかを見極めるという目的で利用することが重要です。自社にマッチしているかを判断する物差しとして活用することを意識しましょう。
まとめ
採用面接 評価・チェックシートは候補者を正確に評価することや面接官、採用担当者間での評価のズレをなくすために重要な役割を果たしてくれます。しかし、採用面接 評価・チェックシートだけでは見極められない候補者もいることや項目や評価基準が細かすぎる採用面接 評価・チェックシートを作成すると運用しきれないこともあるので、採用担当者間で定期的に項目や運用の仕方を話し合うことが必要です。ぜひ、自社ならではの採用面接 評価・チェックシートを作成し、ミスマッチのない採用を実現しましょう。
採用管理システムを利用することで評価業務がもっと楽に
記事内でも記載したように自社に合う評価シートをいきなり作成することは難しく、項目や評価基準を変更しながら評価シートを作成していくことが必要です。
Excelやスプレッドシートを利用し、評価シートの改善を行おうとすると、変更前の評価項目がどうだったのかや変更後にどうなったかの変化を確認することが難しくなります。また、評価シートを何パターンも作成しようとすると管理が煩雑になってしまいます。
採用管理システムには、システム内で評価シートを作成することができる機能があり、評価項目の変化を確認することや評価内容の分析をすることができます。
そのため、Excelやスプレッドシートで評価シートを改善がうまく行えない際は、評価データの蓄積ができる採用管理システムを活用することがおすすめです。
他にも、面接官が入力した評価情報はシステム内の候補者情報に自動で紐づくので、面接官から受け取った評価情報を転記する手間がなくなります。面接官用のアカウントを発行すれば、面接をする応募者のデータを見ながら面接できるので、情報の共有の手間が減ります。
面接の評価に関わる業務を効率化させたいという場合は、ぜひご検討してみてください。
採用管理システムについて、より詳細に知りたいという方は下記の記事をご覧ください。
