新卒採用の内定承諾率10%UP・辞退率10%低下！「工数削減」の先で見つけた、データ駆動の採用マーケティングとCX向上策

「社会変革と技術変革を通じて、世界の人を幸せにする」というミッションのもと、創立以来ITスキルと語学力を兼ね備えた人材の育成に注力、業界でもトップクラスの在籍数を誇るバイリンガルエンジニア集団へと成長、慢性的なIT人材不足とグローバル化の波の中で、確かな価値提供を積み重ねてきました。

一方で、採用の現場には別の難しさがありました。応募者対応のボリュームが増えるほど、アナログ運用の限界が露呈する。さらに「IT×英語」という強みが、候補者に正しく伝わらないことで辞退が増え、内定承諾率にも影響が出始めていました。

そのジレンマを、採用一括かんりくんの導入と運用設計でどう乗り越えたのか。上田様、田才様にお話を伺いました。

新卒採用へのシフトとアナログ運用の限界。「選ばれる企業」になるための業務効率化

── まず、事業内容を教えてください。

上田様：弊社（ETホールディングス）は、グループ全体の経営戦略の策定・推進や経営管理、および各事業会社の経営支援を担っています。その傘下で実事業を展開しているのが、「Earth Technology株式会社」と「Cloudin株式会社」という主要な事業会社2社です。

グループ全体を貫く事業の核であり、最大の強みとなっているのが「IT×英語」というキーワードです。この2つのスキルを掛け合わせ、お客様のIT分野における課題解決を行っています。事業会社ごとに扱う領域は異なりますが、根底にあるこの強みは共通しています。

── 採用の計画や体制、そのスタンスについてお聞かせください。

上田様：採用の全体計画は年間約150名で、現在8名体制で運用しています。

ここ数年で採用の内訳が大きく変わりました。導入検討前の2019年当時は中途採用が約120名・新卒採用が30〜40名という割合でしたが、現在はその比率が完全に逆転し、新卒採用が約120名・中途が30〜40名となっています。

こうした体制のもと、私たちが大切にしているスタンスは「候補者と徹底的に向き合い、お互いにとってミスマッチのない採用を実現する」という考え方です。現在の採用市況を鑑みても、企業はもはや「選ぶ立場」ではなく、「学生から選ばれる立場」にあります。表面的な魅力づけで無理に入社を促しても、お互いにとって良い結果は生まれません。だからこそ、学生自身に自社の実態をしっかりと理解し、納得して選んでいただくプロセスが不可欠です。

そのため、私たちは「惜しみない情報提供」をポリシーとしています。面接での対話やLINEをフル活用し、学生がそのフェーズごとに欲している情報を包み隠さず提供します。熟考した結果、自社を選んでいただければもちろん一番嬉しいですが、もし他社を選んだとしても、学生が「悔いのない就職活動」を終えられるならそれで良いとさえ思っています。

── 導入前、採用現場ではどのような課題がありましたか？

上田様：一番の課題は、新卒採用の拡大にあたり、採用業務が逼迫し、弊社のスタンスを維持することが難しくなったことです。

アナログな運用手法が限界を迎え、採用担当者のリソースを大きく圧迫してしまいました。

新卒採用は中途採用に比べ、母集団形成から複数回にわたる面接、きめ細やかな内定者フォローまで、候補者一人ひとりにかかるコミュニケーション工数が圧倒的に多くなります。2019年当時は、面接はほぼ100%対面で、履歴書は紙でボックスに保管し、面接のたびに引っ張り出しては手書きで評価を記入するという完全にアナログな運用でした。人数比率が逆転したことで、これでは到底立ち行かなくなると判断し、担当者を増員しつつ、システムによる抜本的な「業務効率化」が急務となりました。

候補者一人ひとりと向き合う時間を創出するためにこそ、ノンコア業務を削減する必要があったのです。

── 導入後、まずはどのような変化がありましたか？

上田様：一番の成果は、ノンコア業務である日程調整や情報管理が自動化され、私たちが本来注力すべき「コア業務」に専念できる環境が整ったことです。

以前はメールやLINEで日程調整を行っており、決定までに半日〜1日かかることも珍しくありませんでした。今はシステム経由の自動調整により、候補者様からのご予約で数十分〜数時間で完了します。書類もデータ化されたことで管理工数が大幅に下がり、「日程が決まらず選考が止まる」というストレスもなくなりました。

結果として、浮いた時間を学生さんとの面接やスカウトメールの配信、あるいは「採用の質を上げるための施策」に回せるようになったのは非常に大きい変化だと感じています。

浮き彫りになった「歩留まり」の壁。データ分析×LINEのピンポイント配信で内定承諾率10%UP

── 業務効率化が進み、候補者と向き合う時間が生まれた一方で、新たな課題も見えてきたのでしょうか？

田才様：はい。工数が削減され、選考データや学生と向き合う時間ができたことで、「歩留まりが悪化している」という現象は見えていたものの、それがどのフェーズで、どのようなセグメントで起きているのかを正確に把握できていないことが課題だと気づきました。

そこでまず、採用一括かんりくんを活用して歩留まりをセグメント別に分析しました。「流入経路」や「説明会の担当者別の違い」「LINE登録の有無」、「業務体験や質問会への参加の有無」など、様々な切り口でデータを可視化したのです。

その分析を進める中で浮かび上がってきた仮説が、「IT×英語」という特殊な掛け算に対する理解ギャップの問題でした。文系学生が「英語」に惹かれて集まる一方で、「IT（テクニカル）」領域への興味や理解が選考を通じて深まらないまま最終フェーズに至り、それが歩留まりにつながっているのではないか、と。
「候補者と徹底的に向き合う」という採用スタンスを貫くには、この理解ギャップを埋めることが不可欠でした。では、どう埋めるのか？そこが次の問いになりました。

── その課題に対し、具体的にどのようなアプローチで改善を図ったのでしょうか？

田才様： まず自社の魅力を正しく伝えるためにnoteなどのコンテンツを作り始めました。ただ、すぐに気づいたのが「コンテンツを作るだけでは学生に正しく届かない」という点です。学生のIT知識レベルや抱えている不安は選考フェーズによって全く異なるため、一律に渡すだけでは適切な情報提供になっていませんでした。

そこで「採用一括かんりくん」のLINE機能を活用し、リッチメニューを選考段階に合わせて約10パターンに細かく切り替える運用を設計しました。分析で明らかになった「どの施策が内定承諾に関係しているか」という因果関係をもとに、採用フローのどこを改善すべきかPDCAを回しながら、候補者体験を徹底的に強化していったのです。
例えば、カジュアル面談の直後には、サンクスメールと一緒に「今のフェーズの学生が抱きやすい懸念」を払拭するようなnote記事をピンポイントで送っています。学生が自分で情報を探すのではなく、「今、この瞬間に読んでほしい情報」が自然と手元に届く設計をLINEとnoteの掛け算で実現できています。

── その結果、どのような効果がありましたか？

田才様：LINEに登録してフェーズごとの適切な情報を受け取った層は、未登録の層と比較して、内定承諾率が約10％向上しています。さらに、承諾後の辞退率も約10％抑制できています。

「工数削減」ができたからこそ、こうした歩留まりの分析や、学生一人ひとりに向けた丁寧なコミュニケーション設計に「時間」を投資できるようになりました。データを分析して学生の解像度を上げ、タイムリーに必要な情報を届ける。この積み重ねこそが、候補者との真摯な向き合いを実現し、結果的に内定承諾率を引き上げるのだと実感しています。

脱・エージェント依存。システムで創出した「時間」を武器に、攻めのダイレクトリクルーティングへ

── 今後の理想や、採用を通じて実現したいことを教えてください。

田才様：結論から申し上げますと、「自社で採用をコントロールする力」をさらに強化していくことです。

現在、私は新卒領域のスカウトサービスをメインで担当していますが、今後はさらにスカウト媒体との連携を深め、自分たちから直接候補者にアプローチする力をもっと伸ばしていきたいと考えています。

昨今の市況として、多くの企業で人材紹介会社経由の採用割合が高まり、それに伴い採用単価も高騰し続けています。しかし、コストに見合う採用の質が担保できているか、そして何より「自社に採用のナレッジが蓄積されているか」というと、正直なところ疑問が残る部分もあります。

もちろん、エージェント様のお力添えは採用の“プラスアルファ”としては不可欠ですが、そこを私たちのメイン経路にはしたくありません。今後はAIスカウトなどの新しいテクノロジーも積極的に取り入れ、自社主導で採用を勝ち切る力をつけていきたいです。

上田様：田才が申し上げたような「攻めの施策」を現場が全力で実行できるように、システムをさらに使い倒し、候補者と向き合う時間を最大化していくことが私の理想です。

「採用一括かんりくん」自体も年々機能がアップデートされており、かゆいところに手が届くようになっていると実感しています。自社の運用に合わせて「自分たち好み」にカスタマイズできる柔軟性が非常に高いため、今後はSMS配信機能なども本格的に活用し、学生とより確実でスピーディーなコミュニケーションを設計していく予定です。

私たちが目指すのは、「効率化して終わり」の採用ではありません。システムによってノンコア業務を削減し、そこで創出した時間を活かして、候補者一人ひとりに深く向き合う。そして、スカウトなどの攻めの施策を積み上げていく。そのための強力な武器として、今後もシステムを最大限に活用し、より強い採用チームを作っていきたいと考えています。