学生一人ひとりに寄り添う採用と業務効率化を両立

貴社の事業概要についてお教えください。

当社は、「高齢社会に適した情報インフラを構築することで、人々の生活の質を向上し、社会に貢献し続ける」というミッションを掲げ、医療・介護/障害福祉・ヘルスケア・シニアライフ領域において、現在40以上のサービスを提供しています。

当社のミッションは、高齢社会に起因する社会課題の解決を通じて、人々の生活の質を向上し、社会に貢献し続けることであり、このミッションに共感する人材を継続的に採用していくことが、事業成長の基盤だと考えています。

〈導入前の課題〉
理想とするパーソナライズ化された採用を目指すが、機能不足によりスプレッドシート併用で工数増大が大きな壁に

採用管理システム（ATS）の導入を検討された背景について教えてください。

当社ではこれまで中途入社の比率が高く、採用活動も主に中途採用が中心でした。
そのため、既存の採用管理システム（以下、ATS）を活用していましたが、新たに新卒採用を本格的に強化することになり、状況が変わりました。

新卒採用では、応募者数が一度に大幅に増えるうえ、学生一人ひとりに合わせた柔軟な対応が求められます。
たとえば、学生によって選考の時期や就職活動状況が異なるため、画一的な対応ではなく、状況に応じて適したイベントを複数案内出来るようなパーソナライズ化された対応が必要だと当社では考えていました。

私たちは、そうした一人ひとりに寄り添った対応を通じて、「この会社は自分を理解してくれている」と感じてもらえる体験を提供したいと考えていました。
しかし、既存のATSにはそのような柔軟な管理や対応を支える機能が十分に備わっておらず、やむを得ずスプレッドシートと併用して対応していました。
結果、情報が分散し管理が煩雑になるうえ、工数も非常に増加してしまい、限られたリソースの中で十分なパーソナライズ化された対応を実現することは難しい状況でした。

具体的には、どのような機能が足りず、パーソナライズ化された対応ができなかったのでしょうか？

パーソナライズ化された対応を目指す中で、既存のATSには「自動でのメール送信」や「選考ステータスやイベント参加状況に応じた柔軟なメール配信」、「選考段階のステータス管理」といった機能が備わっていませんでした。

私たちは、学生の個別性や就活状況に応じて最適な案内を届けたかったのですが、対象者を抽出したり、個別に対応したりすることが効率的に行えず、結果としてスプレッドシートとの二重管理が必要となっていました。
特に負担が大きかったところは次の2点です。

1点目は、イベント後の選考ステップ分岐の対応です。
たとえば説明会後に書類選考へ進む学生を抽出し、次の選考フローを案内する際、ATSでの一括対応ができなかったため、スプレッドシートで対象者を確認しながら1件ずつ手動でメールを送っていました。
多いときには、これだけで1時間以上を要することもありました。

2点目は、面接日程調整です。
候補者から複数の希望日が挙がった際には、社内の面接官スケジュールを確認し、面接URLを発行したうえで、候補者と面接官それぞれに手動でメールを送っていました。
1人あたり5〜10分を要する作業であり、応募者数が増えると対応が追いつかない状況になっていました。

こうした背景から、システムの制約を補うためにスプレッドシートで対応せざるを得ず、作業量が増えるほど採用管理が属人的になるという悪循環に陥っていたのです。

〈「採用一括かんりくん」の決め手〉
煩雑な業務を一元管理できる機能性とコストパフォーマンスが、「採用一括かんりくん」の決め手に

他社ATSと比較検討された上で、「採用一括かんりくん」を選定された決め手について教えてください。

最も大きな決め手は、業務の効率化への期待と、コストメリットを両立できる点でした。
これまで手作業で行っていた煩雑な業務、例えば数十名もの学生に手動でメールを送る作業や、学生ごとの人事担当管理をスプレッドシートで行っていた業務を、すべて「採用一括かんりくん」で一元管理できるという点が非常に魅力的でした。
これにより、大幅な業務効率化がすすみ、一元管理によって情報が整理され、採用担当者間の連携もスムーズになりました。

加えて、他社ATSでは応募者数や機能によって追加課金が発生するケースが多い中、「採用一括かんりくん」は比較的リーズナブルな価格設定でありながら、私たちが必要とする機能を網羅していました。
高い業務効率化が見込めるうえ、コストも抑えられるという費用対効果の高さが決め手となり、迷うことなく導入を決定しました。
限られた予算の中で最大限の効果を得られるATSとして、「採用一括かんりくん」は最適な選択だと確信しました。

〈導入後の効果〉
工数削減と効率化がもたらした、質の高いパーソナライズ採用の実現

「採用一括かんりくん」導入後の効果はいかがでしたか？

「採用一括かんりくん」の導入によって、これまで実現が難しかった学生一人ひとりへのきめ細かな対応が可能になり、採用活動に大きな変化がありました。

中でも大きな効果を実感しているのは、パーソナライズ化されたコミュニケーションの実現です。
導入前は「やりたいけれど手が回らない」と感じていたリマインドや個別連絡も、現在では自動化により、イベント参加後に選考が停滞している学生へもスムーズにアプローチできるようになりました。
これにより、従来は接点を維持しきれなかった学生とも再びつながることができています。

また、学生ごとに異なる就職活動の進捗や志向に応じて、適切なイベント案内や選考ペースの調整が柔軟に行えるようになりました。
その結果、「この会社は自分に寄り添ってくれている」と学生に感じてもらえるようになり、候補者体験の向上に大きく寄与しています。

加えて、選考ステップの対応にも改善が見られます。
たとえば、面接評価を入力することで選考ステータスが自動で更新されるようになり、また、エージェント経由やナビ媒体など複数の経路からの応募についても、システムが重複を自動で検知することで、煩雑だった管理業務が大幅に効率化されました。
その結果、パーソナライズ対応に必要な時間と余力を確保できるようになりました。
このような仕組みの整備により、学生の動機づけやフォローアップといった、本来注力すべきコミュニケーションに集中できるようになり、採用活動全体の質の向上を実感しています。

日程調整の業務にも大きな変化がありました。
これまでは、面接官のスケジュール確認からURL発行、個別のメール送信までをすべて手作業で行っており、1人あたり5〜10分の対応が必要でした。
しかし現在では、これらがすべて自動化され、対応時間が2〜3分に短縮されました。
この効率化により、面接の多い日でもスムーズに実施できるようになり、採用担当者は面接そのものに集中できるようになっています。

さらに、イベント後の選考フロー分岐についても、効率化が進みました。
以前は、説明会1回あたりの後処理に1時間以上かかっていた作業が、今では10分以内で完了するようになりました。
学生の評価に応じて選考フローの変更やメール送信が自動で行えるようになったことにより、人為的ミスの防止にもつながっています。

こうした業務全体の最適化により、以前は1.5〜2名体制で行っていた日程調整やメール送付などの事務作業が、現在では1名で安定して対応可能となりました。
これにより、限られたリソースでも高品質な採用活動を維持できる体制が整ったのです。

また、業務の自動化によってヒューマンエラーが減り、精神的な負担も軽減されたことで、採用チーム全体のモチベーション向上にもつながっています。

より良い採用へ

今後目指されている理想の採用の形について教えてください。

採用目標数を達成させる採用ではなく、事業の状況や学生さんのキャリア感などを大切にし、会社組織と今後入社される方が相互発展でき、中長期的な活躍を実現できる採用を目指していきたいと考えております。

そのために、学生一人一人に対し、パーソナライズ化されたフラグ機能で学生の評価を細かくつけたり、分析機能をさらに活用していきたいです。

効率化できる部分は「採用一括かんりくん」で効率化し、そこで生まれた時間を学生へのアプローチに充てていきたいと考えています。
例えば、個別面談の時間を増やしたり、学生の疑問に丁寧に答えたりすることで、より深い関係性を築き、相互理解を深めていきたいと考えています。

最終的には、学生が将来を左右する重要な選択をする際に、これまで以上に寄り添い、共に考える姿勢を大切にしていきたいです。
たとえ当社を選ばなかったとしても、その学生の決断を心から応援できるような関係性を築き、選考プロセスを通じて学生一人ひとりに価値ある体験を提供できるような採用であり続けたいと考えています。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！