ピーエムジー株式会社では、中小企業の経営者様の悩みの1つである資金調達の方法の1つとして、ファクタリングサービスを提供しています。弊社では「売掛金早期資金化サービス」という名称で、売掛金の買い取りを行い、お客様に本来の支払い期日よりも早くお金が手元に入るサービスを提供しています。
まずは人財戦略室の背景からにはなるのですが、新卒採用を始めたのが2021年からで、この人財戦略室という部署が立ち上がったのが2022年でした。23卒の採用から立ち上がった部署なので、2年前ですね。最初は、この会社自体に人事部がなかったため、採用チームも存在しないし採用管理システムの存在はもちろん知りませんでした。 そのため、最初は手探りでスプレッドシートやExcelを利用して、エージェントさんからご紹介いただいた学生さんの名前や大学名などを横一列に並べて一覧化していました。しかし、これでは手間がかかるため、何かシステム的なものがないかと探し始めた時に、見つけたのが採用管理システムです。 さらには、手作業のため入力漏れやケアレスミスがどうしても発生していることや、分析の部分でも自分達で入力したものを集計していたので手間がかかり、真に正しいデータとは言えないことも問題視していました。
ピーエムジー株式会社はファクタリングサービスを提供していますが、2021年に、株式会社PMG Partnersというグループ会社が設立されました。この株式会社PMG Partnersでは資金調達以外の悩みを持つお客様に対応するためのコンサルティングサービスを提供しています。中小企業のお客様は、資金調達以外にも人員確保や経理の問題で悩んでいることが多く、ピーエムジー株式会社と株式会社PMG Partnersのグループ会社が連携し、会社としても、事業としても拡大していくという方針だったためです。
課題を感じていた場面は、エージェントとのやり取りで、特に早急に解決したかったのは2点です。 1つ目は、エージェントとのやり取りでかかる工数、2つ目は、分析の精度が担保できなかった点です。 まず、弊社ではエージェントさんからのご紹介でのみ採用をしており、採用の管理はスプレッドシートを利用して手作業で管理していました。各メンバーごとに担当の紹介会社があり、その担当者が適宜スプレッドシートに候補者情報を入力していくという運用を行っていたのですが、紹介していただいた候補者の数だけその手入力の工数が発生していました。他にも、面談シートも管理とは別のスプレッドシートを作成し、そのURLをリンク先にして管理シートに記載する等、採用情報のできる限りの情報をスプレッドシートに手入力していたため、さらに手間はかかっていました。 2つ目の分析の精度の低下についてお伝えすると、上記の手入力を行うという体制を敷いていたために起こっていました。例えば、エージェントよりメールで候補者の情報を一覧化したものをもらうこともあれば、個別に学生の情報をもらうこともあります。様々な手法に対応し面接や説明会がある中でその作業を行うため、気をつけていても記入漏れや入力ミスなどが起こりやすい状況でした。 そうすると、「今日面接した学生の情報がスプレッドシートにないのだけれど、どこのエージェントからの紹介だったの?」という会話も発生したり、見直して確認を行い、再度入力するという作業にも時間がかかるという問題がありました。そのため管理側も担当者側も双方が大変でしたね。
分析はスプレッドシートの情報を関数などで処理して数字を出していました。例えば、最終面接の参加、内定、辞退と項目に丸を付けていくという形で、その後フィルターで丸が付いている数を集計するという作業を行っていました。合格の人数だけでなく通過したかしていないのか、予約や参加したのかどうかの細かい部分も丸を付けていたのですが、漏れていたり、誤って消してしまうなどの事態も起こっていましたね。
そうですね。メンバーを増やすことや変更することは全く考えていませんでした。というのも、人財戦略室は誰でも担える仕事とは考えておらず、社長の思いや会社のカルチャーを代弁し、理解した上で学生に伝えることができる必要があります。そのため既存の社員でないとできないと考えていたんですよね。加えて既存の社員には営業で活躍している人も多く、いきなり人事に来るのは難しいので、当初の4人のメンバーで行っていくとなった時にシステムで検討しました。
エージェントの方が情報を全て入力してくれるので、入力作業がゼロになったことです。作業を行うタイミングによって異なるものの、1日1時間弱ほどは合計でかかっていたと思います。紹介する人数が少ない時でも、3,40分くらいはかかっていましたね。具体的な作業時間としては、1名の登録に2,3分ほどで、現状エントリーの4-500名分の作業がゼロになっているのは大きな変化でした。 また、履歴書や選考の内容など1人の学生の情報は採用一括かんりくんに全て集約されているので、採用一括かんりくんを見に行けば全て把握することができるので非常に助かっています。分析できる項目が増えたことで幅も広がりましたし、何より数字が正しく確認できるようになりました。 リアルタイムで見ているのは、エージェントさんごとに何人の紹介をしてくださり、採用一括かんりくんに登録してくれているのかなどの具体的なエントリー状況、文系なのか理系なのかといった形で総合分析を見ています。
そうですね、契約だけで全く紹介していただけなかった企業さんなどが明確になるため、翌年から連携しないといった対応も少しありました。また、歩留まり(選考通過率)の分析ができるようになり、エージェントさんとのコミュニケーションの質が大きく変わりました。例えば、紹介数が多くても承諾が少ない場合、そのエージェントさんにペルソナを再度伝えるなど紹介会社に対しても的確なサポート対応ができるようになりました。様々なデータを見て、それに基づいて担当者に確認もさせているため、エージェントとの関係構築にもいい影響があると実感しています。 採用一括かんりくんを使って業務コストが削減されたことも後押しし、エージェントさんとのやり取りはより活発になっています。 他にも、選考の進行速度の向上を実感しています。選考後一人一人の候補者にフィードバックを行っているのですが、採用一括かんりくんを使うことで、他の担当者、エージェントにリアルタイムで情報を共有できるようになり、全員が同様の認識でスピード感を持って対応できるようになりました。また、新しい紹介会社開拓を進めていても採用一括かんりくんを利用していることを伝えるとすぐに理解していただくことができます。そのため操作方法の指示も不要になりました。
実は、「採用管理システム」で調べたというよりも、「かんりくん」という名前をよく耳にしていたため、初めから「採用一括かんりくん」で調べてお問合せをしました。
全くしませんでした。選定の決め手は、エージェントさんからよく耳にしていたという認知度の高さですね。「かんりくん使っていませんか」とエージェントさんに聞かれることが多かったので、それなら使おうということで決めました。
そうですね。出会う候補者の量を担保するというより質を重視しているためです。世の中には媒体利用など色々な採用パターンがあり、募集を掲載すれば数が集まる可能性もありますが、エージェントさんに弊社の求める人物像をしっかり伝えた上で紹介していただく方が一定の質を担保することができ、信頼もできると考えています。 また、エージェントさんを利用しているもう一つの重要な理由は、選考要素です。エージェントさんにはもちろん、説明会に参加していただいた学生にも「うちは厳しいです。朝も早いです」と伝えています。基本は定時勤務ですが、自分を高めたい、自己成長したい、営業成績を伸ばしたいと思う意志が高いメンバーが多く、自主的に少し多く時間を確保して準備をする風土が根付いています。そういった点をしっかりと伝えてもらった上で候補者もエントリーしてくださっていると判断することができています。 このように伝えることも寄与して離職率も8%とかなり抑えることができています。実際のオフィスを見てもらったり、質疑応答の際には営業部の人に来てもらって実情を伝えています。営業さんにもありのままを伝えていいよと伝えており、無理に良く見せる必要はなくとも選考が進む人は多くいます。
現在、どうしても弊社の知名度はまだまだ低く、学生が就活を始める前に弊社の名前を知っていることはほとんどありません。それでも、候補者の方がそれまで直接の縁がなくても就職活動の時期にはPMGという名前が学生の間で認知され、「あそこに行きたい」という会社にいずれはなりたいと考えています。 さらに、エージェントを使わずに、学生が自ら弊社のホームページを見て応募するような状態になっていくことが理想です。
引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。
貴重なお話をありがとうございました!
※記載の内容は取材時点の情報です。現在の機能や料金プランとは異なる可能性がございますのでご了承ください。
クラウド型採用管理システム『採用一括かんりくん』と、 採用代行サービス『BPaaS』で採用活動を包括的にご支援
LINE導入により学生とのコミュニケーションがスムーズになり、選考参加率が向上 データの一元管理により、採用プロセスの進捗を定量的に把握。人的ミスの防止や施策の効果測定が容易に
教育事業、人材マッチング事業、投資事業、アドテク・コンテンツ事業/連結337名/単体48名(2024年3月末時点) ※臨時従業員を含む
採用一括かんりくんが人事、紹介会社、派遣スタッフをつなげるプラットフォームに。 SES業界を牽引する企業の採用をサポート
エントリー人数が6倍に増加するも派遣スタッフの増員2名で対応可能 ヒューマンエラーを防ぎ、エントリーからの説明会参加率が向上
SES/950名(2024年04月時点)
新卒中途にわたる採用活動の大幅アップデートで、採用DXを実現
大幅な工数削減 改善の質向上 コミュニケーションの密度が向上
/227名(2024年8月時点)
煩雑になっていたエージェントとのやりとりを一元化。入力業務工数はゼロに
入力業務工数が0に エージェントとのコミュニケーションの質が向上
中小企業支援機構・資金調達/150名(2024年4月時点)
時間の捻出と、現代の候補者に合わせたアプローチを実現し、理想の”マッチング採用”へ
エントリーからの説明会参加までの転換率向上 採用プロセスの効率化による工数削減
スタジオ運営事業・フランチャイズ事業・ヘルステック事業・デバイス事業/355名※連結(2024年7月時点)
業務工数の削減とデータの蓄積×分析が可能になり採用の”質”を改善 人だからこそできる仕事でミスマッチのない採用へ
工数削減 分析機能の活用でPDCAの精度向上
IT/WEB・通信・インターネット系/128名(2022年11月時点)
業務工数削減の効果はもちろん、 「採用マーケティング」にも取り組めています。
LINE連携による返信率の向上 業務工数の大幅削減
経営・組織コンサルティング/238名(2024年2月時点)
採用一括かんりくんは採用の内政化に必要不可欠!コストの削減も実現。
・コストが大幅に削減 ・歩留まりも向上
臨床開発業務の受託/127名(2024年1月時点)
採用管理システムは未来への投資。 採用の仕組み化でデータを活用し続け一貫性のある採用を実現
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広告・芸能/30名(2024年1月時点)
業務量は1/3、社内の採用情報が一元化し、タイムリーな改善のできる体制へ
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ソフトウエア/情報処理/通信・インフラ/136名(2023年10月時点)
候補者とのコミュニケーションツールにLINEを導入 選考前の連絡・調整のストレスフリーへ
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銀行・証券/380名(2023年4月時点)
LINE有効活用で面接参加率が120%向上! 事務工数の大幅削減で学生対応時間を捻出し”学生に寄り添った採用”へ
・面接参加率が120%向上
インターネット広告事業/155名(2022年9月時点)
バレットグループ株式会社「らしい」採用を実現するために。 導入で大幅な事務工数の削減と属人化の解消に成功
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面接日程調整の工数は半減!かんりくん導入は人事のみならず、採用に関わる社員みんなにメリットがありました!
・面接日程調整にかける時間が半分にできた
クレジット・信販、専門店(自動車関連)、リース・レンタル、ソフトウエア、商社(自動車関連・輸送用機器)/702名 ※連結(2023年12月時点)
LINEの導入で説明会参加率約120%改善!かんりくんでオペレーション業務の自動化も実現できています。
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採用活動のペーパーレス化を実現!採用フロー設計のしやすさ、イベント管理のしやすさもかんりくんの魅力
・工数削減、以前に比べて事務処理の時間が半分になった
法定監査(金商法・会社法等)、株式上場支援業務 、海外向け財務諸表監査 、財務調査、その他の任意監査/318名(2024年1月時点)
媒体コスト3分の1!かんりくんで採用活動の最適化が実現出来ています!
・採用に関する事務時間が半分になった ・無駄な採用コストの削減と採用活動の最適化ができるようになった
人材派遣・人材紹介、放送、広告、芸能・映画・音楽、サービス(その他)/60名(2022年9月時点)
紹介会社とのやり取りがミスなくスムーズに!事務工数は体感半分以下!
・事務作業工数が半減した ・紹介会社とのやり取りもストレスフリーになった
情報処理、ソフトウェア、専門コンサルティング/353名(2022年12月時点)
かんりくんのおかげでバックオフィス1人分の工数削減が出来ています!
・応募者管理の利便性が向上 ・選考辞退率の低下
情報処理、セキュリティ、インターネット関連/797名(2023年3月時点)
分析機能が便利!採用分析にかかる時間は半分ほどにできています!
・かんりくんで完結するため、ツールを行ったり来たりしなくなった ・応募経路の費用対効果等が可視化され分析が容易になった
人材派遣・人材紹介、Web制作、広告、ゲームソフト、放送/2,176名 ※連結(2023年2月時点)
かんりくんは学生と密に関係性を築いていきたい企業様にお勧めの採用管理システム!
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住宅(リフォーム)、空間デザイン・ディスプレイ、インテリア・住宅関連/259名(2022年6月時点)
かんりくんはスピーディーかつ簡単に導入可能な採用管理システム
・一括管理ができるようになった ・経路の分析ができるようになった
住宅、空間デザイン・ディスプレイ、建築設計、不動産、住宅(リフォーム)/247名(2023年4月時点)
かんりくんは学生目線で熱意をもって採用活動がしたいという企業様にお勧め!
・学生にかける電話の件数半減 ・コストとマンパワーの削減 ・マイページを作る必要がなくなった ・アンケート回答率が50%から90%に上がった
商社(建材)、商社(インテリア・住宅関連)/3,011名 ※連結(2022年3月時点)
データやアンケートの集計により客観的に自社の採用課題の可視化ができる
・歩留まりを可視化できるようになったことで課題が明確になった
広告、メディア/413名 ※連結(2023年9月時点)
日程調整の工数削減は(導入前の)5分の1に
・日程調整が5分の1に工数削減された ・LINEの活用により学生の反応速度向上
広告、専門コンサルティング、インターネット関連、商社(薬品・化粧品)/141名(2023年4月時点)
全体の採用工数が減り、学生フォローに時間を使えるように。セミナー参加人数も増加しました。
・課題がすべて解決し、コスパも非常に高い
広告、人材派遣・人材紹介、専門コンサルティング、Web制作、出版/783名(2023年9月時点)