選考イベントの多さ×3,000名のリマインドを自動化。浮いた時間で内定承諾までの伴走を。 

採用を担う人数は、いつも潤沢とは限りません。エントリーが数千件規模に届く一方で、現場の採用チームはわずか数名──そうした体制で、一人ひとりの候補者と丁寧に向き合おうとしている企業は少なくありません。

店頭プロモーションのリーディングカンパニーとして、東京・銀座を拠点にキャンペーンの企画から事務局運営までを手がける株式会社パルディア様も、新卒採用に強い思いを持ちながら、限られた人数で多くのエントリーに向き合ってきた企業の一社です。年間のエントリーは新卒だけで3,000名規模にのぼる一方、最終的には10名程度にまで採用を絞ります。母集団の大きさと採用人数の少なさの間で、「いかに一人ひとりの志望度を引き上げ、内定承諾まで伴走しきるか」が、採用チームの中心的なテーマでした。

同社が「採用一括かんりくん」を使い始めたのは2022年ごろでした。今回お話を伺ったマネジメント推進部の山﨑様・水内様は、いずれも導入後に採用を引き継ぎ、運用を磨き込んできたお二人です。採用チームが3名から2名に減るという局面もあるなかで、いかにノンコア業務を仕組みに預け、候補者との接点づくりと内定承諾までの伴走に集中できる体制をつくってきたのか。複数回にわたって他社ATSの提案を受けながらも、リプレイスに至らなかった理由も含めて、率直に語っていただきました。

プロモーションを主軸に、新卒採用へ強い思いを持ち続けてきた

−−− 貴社の事業内容と、採用に関わる組織体制について教えてください。

弊社はセールスプロモーションを主軸に事業を展開している会社です。店頭・Web・SNSなど各種キャンペーンの企画提案から、応募受付・問い合わせ対応・抽選・景品発送といった事務局運営まで、キャンペーンにまつわる業務をワンストップで手がけています。累計では1万件以上、年間でも約1,000件の事務局運用を担ってきました。本社は東京・銀座にあります。

採用は新卒と中途の両方を行っていますが、会社として新卒採用に対する思いが強い文化があります。採用人数で見ると新卒・中途はおおよそ同じくらいの規模感です。今回の採用一括かんりくんの運用は、主に新卒採用を中心に活用させていただいています。

−−− 新卒採用の規模感や、エントリーの経路について教えてください。

新卒では、毎年10名ほどの採用を目指しています。一方でエントリー数は桁が大きく、近年は3,000〜4,000名規模で推移しています。母集団全体は年々緩やかに縮小傾向にありますが、それでも数千名規模のエントリーをいただいており、その7割ほどが求人媒体経由です。そのほか、各種就活イベントなども活用しています。

エントリー数が多いこともあり、応募してくださる候補者の志向や、弊社とのマッチ度には幅があります。そのため、選考のなかで段階的にスクリーニングをかけていく、という設計のもと、選考プロセスがとにかく長いことが特徴で、説明会から選考会へと進むなかで、候補者一人ひとりとの接点を重ねながら見極めていきます。

「3名から2名へ」──限られた人数で、一人ひとりに向き合いきるための二つの壁

−−− 採用一括かんりくんは、もともと導入済みの状態で引き継がれたと伺いました。運用を本格的に磨き込もうと考えた背景を教えてください。

おっしゃるとおり、採用一括かんりくんは私たちが採用を引き継いだ時点ですでに導入されていました。2022年ごろから使い始めていたと聞いています。ですので、私たちの出発点は「ゼロから入れる」ではなく、「すでにある仕組みを、どこまで使いこなせるか」でした。

転機になったのは、採用チームの体制でした。もともと3名で回していた採用チームが、2名になるという局面があったんです。正直なところ、この人数で同じ採用を続けられるのか、という空気もありました。だからこそ、効率化の設計を後回しにするのではなく、積極的に仕組みへ組み込んでいこうという体制に切り替えていきました。

私たちの採用は、エントリーが数千名規模なのに対して、採用するのは10名程度という構造です。母集団を増やすというより、「いかに一人ひとりを見極め、志望度を引き上げ、内定承諾まで丁寧に伴走しきるか」という点に重きを置いています。候補者一人ひとりに合わせた候補者体験をどれだけ丁寧に設計できるかが、私たちの採用の核だと考えています。そこにこそ採用チームの時間を使いたい。だからこそ、確認作業やリマインドのような“やらなければならないが付加価値の低い業務”は、できる限り仕組みで解決したいと考えました。

−−− 限られた人数で採用を回すうえで、課題はどのような点にありましたか。

大きく二つありました。

一つは、イベントのリマインドと、その抜け漏れ確認にかかる工数です。弊社は説明会・面接・面談など、候補者と接点を持つイベントが非常に多く、選考回数も多いのが特徴です。これらのリマインド連絡を、以前はすべて手作業で行っていました。手作業でいちばん時間を取られていたのは、送信そのものよりも「抜け漏れがないかの確認」でした。誰に、どのイベントの、どの連絡を送ったのか。漏れていないか。重複していないか。候補者数とイベント数を掛け合わせると、その確認作業だけで相当の工数になります。本来は候補者と向き合う時間に使いたいのに、その手前のチェック作業に時間が奪われていく感覚がありました。

もう一つは、内定承諾までの長期化と、その承諾率をいかに安定させるかという点です。弊社は採用人数が少なく、事業規模としても大きく上振れさせられるわけではありません。つまり、一人の辞退が採用計画に与える影響が大きい。だからこそ、内定辞退をいかにゼロに近づけるかが極めて重要になります。ただ、そのための伴走には時間がかかります。候補者によっては、3〜4ヶ月にわたって伴走を続けることもあります。自己分析の壁打ちに付き合ったり、現場の社員と話したいという要望があればその都度つないだり。一人ひとりに合わせて、どうすれば前向きになれるのかを一緒に考えていく必要があります。

この二つは、別々の課題のようでいて、根っこは同じでした。本来もっとも時間をかけたいのは後者の「伴走」なのに、前者の「確認・リマインド」に時間を奪われている。限られた人数のなかで、この時間の奪い合いをどう解消するかが、私たちの最大のテーマだったんです。

リマインドの自動化で“確認の工数”が消え、接点づくりと承諾までの伴走に時間を割けるようになった

−−− 採用一括かんりくんを活用するなかで、二つの課題に対してどのような変化がありましたか。

まず、一つ目のリマインドと確認の工数については、リマインドメールの自動化がいちばん効果を実感しているところです。エントリーした学生に対して、翌日に予約を促す連絡を送る。その後も、イベントごとのリマインドを自動で届ける。具体的には、1週間のうちに3回届くような設定にしています。以前はこれらをすべて手動で行っていました。

この自動化によって、「送る」作業だけでなく「抜け漏れを確認する」作業そのものがなくなりました。私たち二人の共通認識としても、「採用一括かんりくんの機能でこれがなくなったらきついのは、リマインドメールの設定」という声が出ています。イベントの多さと選考回数の多さという弊社の特色があるからこそ、ここが自動化されている価値は大きいと感じています。

そして、その結果として浮いた時間を、二つ目の課題である内定承諾までの伴走に振り向けられるようになりました。イベントやカジュアル面談など候補者との接点機会の準備に充てたり、内定承諾までの追いかけに注力したり。人にしかできない仕事に、限られた人数でも集中できる状態がつくれています。

−−− 自動化を進めるうえで、工夫されている点はありますか。

すべてを完全に自動任せにすればよい、というわけではない点には気をつけています。たとえば、候補者がキャンセルしたにもかかわらず、設定によっては自動リマインドが送られてしまう、といったことが起こり得ます。そうした“自動化ゆえのちぐはぐさ”が候補者体験を損なわないよう、自動で回す部分と人が見る部分のバランスを設計しながら運用しています。日程調整についてはOutlookのカレンダーと併用しており、面談調整をさらにスムーズにできないか、改善の余地を探っているところです。

−−− 内定承諾率を安定させるために、具体的にどのような運用をされているのでしょうか。

最終面接（代表面接）に進んでいただく前に、条件を二つ設けています。ひとつは弊社への入社意欲が100%であること、もうひとつはご本人の不安が解消されていることです。この二つが整った状態で最終面接に臨んでいただくことで、承諾率を安定させたいと考えています。

そのために大切にしているのが、内定承諾を急かさないという姿勢です。候補者に「早く決めてほしい」と迫るのではなく、面談を何度も重ねながら、ご本人が納得したうえで内定承諾を出していただく。そうしたプロセスを丁寧に踏むことを大事にしています。自己分析の壁打ちに付き合ったり、不安に感じている点があれば現場の社員とつないだりと、面談の回数はどうしても多くなります。

このとき効いてくるのが、リマインドの自動化です。面談までのリマインドが自動で届くようになり、他の候補者と混同して間違った案内を送ってしまったり、送り漏れて候補者との貴重な接点を逃してしまったりということが、まったくなくなりました。以前は、誰にどの連絡を送ったかの確認だけで相当の時間を取られていましたが、その工数がなくなったことで、一つひとつの面談の準備に時間を割けるようになっています。候補者一人ひとりに合わせて、何を話すか、誰につなぐかを事前に考えられる。結果として、内定承諾率の安定だけでなく、候補者体験の向上にもつながっていると感じています。

こうした伴走は、人にしかできない仕事です。だからこそ、リマインドや確認のようなノンコア業務は仕組みに任せ、伴走に使える時間を最大化する。採用一括かんりくんは、その“時間をつくる”役割を担ってくれていると感じています。

また、学生の志望度を高める取り組みとして、LINEの活用を進めています。連絡のメインはメールですが、内定に近づくにつれてLINEでのやり取りが増え、連携が密になっていく傾向があります。LINEのリッチメニューを積極的に使うなど、若い世代に情報が届きやすいコミュニケーションを設計しています。今の学生世代に対しては、メールだけよりもLINEを併用したほうが歩留まりの面でも手応えがあります。

複数回、他社の提案を受けても──「いまの私たちには、機能でも費用でも、かんりくんが合っている」

−−− 長く使われるなかで、他社のATSを検討されたことはありましたか。

採用を引き継いでから現在までのあいだに、他社のATSの営業を受けたことは何度かあります。新しいサービスの話を聞くたびに、「いまの自分たちにとって本当に最適なのはどれか」を改めて考えてきました。

そのうえで、毎回たどり着くのが「いまの私たちには、機能面でも費用面でも、採用一括かんりくんが合っている」という結論でした。リマインドの自動化やアンケートによる分析など、私たちの採用の“勘所”を押さえた機能がそろっていること。そして、その機能群がコストに見合っていること。この二つがそろっているため、これまでリプレイスには至っていません。

ATSは、導入して終わりではなく、日々の運用のなかで使い込んでいくものです。私たちのように選考プロセスが長く、イベントが多い採用では、その運用にどれだけフィットしているかが何より重要になります。その観点で、現状はかんりくんが私たちの採用手法に最も馴染んでいると判断しています。

特に、アンケート機能はとても活用しています。各選考段階の終わりに、流入経路・大学群・どのコンテンツに興味を持ったか、といった項目を取得し、以降の施策改善の検討に使っています。たとえば、エントリー経路ごとの歩留まり率を見ることで、どの採用パートナーに注力すべきかという選定の判断材料として活用しています。進捗を社内共有する場面でも、こうしたデータが役立っています。

採用は感覚だけで語られがちな領域ですが、こうしたデータが手元にあることで、「来年はどの経路を強化するか」「どのコンテンツに力をいれるか」「どういう施策にチャレンジしてみるか」といった議論を具体的に進められます。過去の傾向を踏まえて翌年の打ち手を考える、その土台になっているのがアンケートで集めたデータです。

加えて、サポートの手厚さも安心して使い続けられている理由のひとつです。運用のなかで疑問が出てきたときに相談できる体制があることは、専任の人数が限られている私たちにとって大きな支えになっています。長く使ってきたからこそ、困ったときに頼れる存在があることのありがたさを実感しています。

これからは、AIをどう使いこなすか──仕組み化の先にある採用へ

−−− 今後、目指していきたい採用の姿について教えてください。

現在、特に力を入れているのがAIの活用です。社内全体でAI活用の推進が進んでおり、いまでは全社員が積極的にAIを取り入れています。採用業務においてもAIの活用を積極的に導入しており、今後はさらにその活用の幅を広げていきたいと考えています。 

そのときに土台になるのは、データが整っていること、そして業務フローが仕組み化されていることだと思います。採用一括かんりくんでリマインドや分析の仕組みを一本化し、アンケートでデータを蓄積してきたことは、これからさらにAI活用を進めるにあたっての、準備にもなっていたはずです。仕組み化の土台があってこそ、AIを使いこなす採用がある。そう考えています。

私たちのように、採用人数は多くなくても、一人ひとりと丁寧に向き合いたいという会社こそ、ノンコア業務を仕組みに預ける価値が大きいと感じています。エントリーが多くても専任を増やしづらい、選考が長くイベントが多い──そうした採用に向き合っている企業の方には、まずは自分たちの工数がどこにかかっているかを見つめ直すことをおすすめしたいです。私たちも、そこから運用を磨き込んできました。