「紹介会社が増えるほど、業務が回らない」 ひとり人事が管理の非効率を解消し、本来の採用活動に集中できる環境を取り戻した方法とは。

ひとり人事体制で採用活動を行う、株式会社ネタもと様。
事業拡大に伴い、複数の紹介会社（エージェント）と連携して採用を強化する中で、「管理業務の煩雑化」という大きな壁に直面していました。
今回は、採用管理システム「採用一括かんりくん」の導入によって、どのように業務の非効率を解消し、採用担当者が本来注力すべきコア業務に集中できるようになったのか、そのリアルな軌跡をお伺いしました。

貴社の事業概要について教えてください。

当社は、PR支援会社です。
主な事業としては、広報・PR活動を行いたい企業様と、情報を探しているメディア様とを繋ぐプラットフォームの運営や、専門のコンサルタントがお客様のPR戦略を立案し、実行までを支援するといった事業を展開しています。

正社員は56名の体制です。
その他に、多くの業務委託パートナーの方々とも連携しながら事業を進めています。

〈導入前の課題〉
「ひとり人事」で複数エージェントと連携。煩雑な管理業務で、採用活動そのものが停滞していました。

導入前はどのような課題がありましたか。

はい。ATS（採用管理システム）自体は前任の担当者が導入していましたが、当時は採用に関する情報管理の非効率さに悩んでいました。
特に、複数の紹介会社様とのやり取りが大きな負担となっていました。

まず、紹介会社様との非効率な情報共有が深刻なボトルネックとなっていました。
各社から、それぞれ異なるフォーマットのメールで候補者情報が送られてくるため、情報が完全に分散していました。
その都度、候補者情報を社内の管理表に手作業で転記する必要があり、貴重な業務時間の大半が、こうした単純作業に奪われていたのです。
特に大きな負担となっていたのが、過去の情報を探す作業です。
「この学生はどの会社からの推薦か」とメールの受信ボックスを延々と遡り、ようやく見つけ出す。
この検索作業だけで、有望な候補者への対応が遅れかねない、常にヒヤリとする状況でした。

また、手作業による連絡業務も限界に達していました。
説明会や面接後のリマインドメールも、当時は全て手作業で送信していました。
候補者の数が増えれば増えるほど、この単純な作業が非常に大きな負担となり、送信漏れや誤送信といった人的ミスのリスクも常に抱えていました。

採用を加速させるための施策が、皮肉にも管理業務を煩雑化させ、本来最も注力すべき候補者と向き合う時間を確保できず、本末転倒な事態に陥っていたのです。

〈導入後の効果〉
紹介会社との連携が劇的にスムーズになり、捻出した時間でより戦略的な採用ができています。

導入後、どのような効果がありましたか。

「採用一括かんりくん」を活用することで、長年の課題であった業務の非効率さが解消され、採用担当として本来あるべき姿を取り戻せたと感じています。

まず、紹介会社様との連携が、驚くほどスムーズになったことが大きな効果です。
これまでメールで行っていた候補者推薦の依頼や情報共有が、すべてシステム上で完結するようになりました。

それに加え、単純作業の自動化によって、大幅な時間創出が実現できたことも大きいです。
特に、説明会や面接前のリマインドメールは、手動での対応は心理的な負担も大きい業務でした。
現在は、説明会であれば1週間前、3日前、前日と、複数回のリマインドを自動設定しています。
これにより、送信漏れの心配から完全に解放され、当日のキャンセル防止にも繋がっていると感じます。

データ分析による戦略的な進捗管理も可能になりました。
毎週月曜日の経営会議では、このデータ分析機能を使い、「今週のエントリーがどの経路から何名あったか」「各選考フェーズに何名いるか」といった数値を報告しています。
目標に対するギャップを定量的に把握し、データに基づいた「次の一手」を議論できるようになったことで、経営陣からの信頼も一層深まったと感じています。

〈継続利用の理由〉
人材紹介会社の“共通言語”。だからこそ、もう手放せない。

数あるATSの中で「採用一括かんりくん」を継続して利用されている、一番の理由は何でしょうか。

今や「採用一括かんりくん」は、当社の採用活動に欠かせない、まさになくてはならない存在です。
日々の業務に完全に定着していて、もはやこれがないと仕事が回らない、と言っても過言ではありません。

その中でも、紹介会社様との連携がとにかく柔軟でスムーズな点が、長年使い続けている最大の魅力です。当社は多くの紹介会社様と取引をしていますが、驚くほど多くのエージェント様が「採用一括かんりくん」の利用経験をお持ちです。これは、業界でのシェアが非常に高いことの証明だと思います。

新しいエージェント様と取引を開始する際も、「うちは『採用一括かんりくん』です」と伝えるだけでスムーズに話が進むので、連携までに手間が一切かかりません。
これは、このシステムが採用領域の標準ツールとして認識されているからこそだと感じています。

さらに、一度システム上で求人票を作成してしまえば、それをそのまま他のエージェント様に展開できるのも本当に便利です。
毎回求人票を作り直したり、個別にメールで共有したりする手間が省け、業務が飛躍的にスムーズになりました。この柔軟な紹介会社管理機能が、私たちの採用活動を強力に支えてくれています。

〈今後の展望〉
ひとり人事の限界を超え、質・量ともに高みを目指す採用へ

今後の採用活動の展望についてお聞かせください。

今後は、採用の「質」を維持しながら、「量」の限界を突破していきたいと考えています。

現在、26卒採用では2,300名を超えるエントリーを私一人で対応しています。
これは、「採用一括かんりくん」という基盤があったからこそ成し得たことですが、一方で、日程調整などの事務作業に多くの時間を取られ、物理的な限界を感じているのも事実です。

将来的には、採用単価を抑制するためにも、紹介会社様経由の採用比率を現在の7割から5割以下に下げ、採用イベントやリファラル採用を強化していきたいと考えています。
そのためには、今以上に業務を効率化し、候補者と直接向き合う時間を創出することが不可欠です。

今後は、これまで活用しきれていなかったカレンダー連携による日程調整の自動化や、LINE連携といった機能も積極的に活用し、ひとり人事でも質の高い母集団形成と、ミスマッチのない採用活動を実現していきたいと考えています。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！