「来年も同じ人数を採れる保証はない」── ATSの入れ替えで導線を整え、歩留まり改善を実現。ナビサイトだけに頼らない採用基盤づくり

岩手県で店舗・宅配を基盤に、葬祭、共済、介護福祉、エネルギーまで、暮らしに幅広く寄り添う事業を展開するいわて生活協同組合。「生まれてからなくなるまで」を支えるその多角的な経営は、全国の地域生協のなかでも珍しい広がりを持っています。

一方で、正規・非正規を合わせて2,000名ほどが働くこの組織の採用・教育を担っているのは、わずか3名でした。しかも扱うのは新卒と中途の両方です。求人を出して待っているだけでは母集団が集まりにくくなった近年、長年頼ってきたナビサイト経由の母集団形成が限界に近づくなかで、この少人数チームは「量を追う採用」から「質を見極める採用」へと舵を切りはじめています。母集団がこれまでほど集まらなくても、応募から内定後までの導線を整え直し、追客を自動化して歩留まりを改善する。その転換を支えているのが、採用管理システム「採用一括かんりくん」でした。

人事教育部長の畠山様と、採用実務を担当する天下谷様に、導入前の課題から現在の手応え、そしてこれから目指す採用の姿まで伺いました。

「来年も同じ人数を採れる保証はない」── ナビサイト依存の母集団形成が、限界に近づいていた

── 採用一括かんりくんを導入しようと思った背景を教えてください。

抱えていた課題は、大きく二つありました。

一つ目は、母集団の確保です。新卒採用では長く大手求人掲載媒体をメインに使い、あわせて就活イベントにも出展してきました。しかし、イベントの学生動員数そのものが年々減り、出展にかかるコストに見合うリターンを得にくくなっていきました。エントリー自体は媒体経由で200名から300名ほど集まり、そこから選考につながるのは100名前後という時期もありました。ところがコロナ禍以降は、選考まで進む学生が年々大きく減っています。かつてはイベントに出展した際、呼び込みをほとんどしなくても学生側から着席してくれていたのですが、近年は積極的に声をかけなければ足を止めていただけず、足を止めていただいても選考につながりにくくなりました。労力をかけても成果が伴いにくい状況に変わっていったのです。

待っているだけでは学生が集まらない。そう痛感するなかで、たどり着いた考えがありました。新たな学生を数多く集めることだけに頼るのではなく、一度接点を持った学生を、選考、そして内定・入社まで取りこぼさずにつなぎ止める。つまり、有効な母集団をどう確保するか、言い換えれば歩留まりをどう改善するかに目を向けなければ、来年も同じ人数を確保できないかもしれない、という危機感です。イベント出展を減らし、その代わりに学生とつながる手段として大手スカウト媒体を導入したのも、この時期でした。

二つ目は、その歩留まりを改善したくても、それまで利用していた採用管理システムでは手立てがなかったことです。集めた学生に継続的に働きかけ、追客してつなぎ止める。そうした連絡の自動化のような機能を、当時のシステムは持ち合わせていませんでした。エントリーまでたどり着かなかった学生や、登録はしても説明会・インターンに申し込んでいない学生がいても、こちらから改めてアクションを起こす手段がなかったのです。加えて、ランニングコストが年々上がっていくうえに、単年度でデータがリセットされ、その媒体の入り口から入ってきた学生しか把握できないという難点もありました。中途採用にいたっては、紙の履歴書が郵送で届き、そこから適性検査や面接日程を個別にメールでやり取りするという運用で、とにかく工数と紙が多い状態です。新卒と中途がそれぞれ別に動き、情報が分散していたのです。

母集団が集まりにくくなっている一方で、集めた学生を追客する機能もない。採用をわずか3名で回すなかで、コストを抑えながら歩留まりを改善し、いかに効率よく採用を進めるかは、まさに喫緊の課題でした。

取りこぼした学生にもアプローチ ── 課題にそのまま応えてくれた採用一括かんりくん

── いくつかのサービスを比較されたなかで、採用一括かんりくんを選んだ決め手を教えてください。

採用一括かんりくんを知ったきっかけは、導入していた大手スカウト媒体の担当者からの紹介でした。ただ、その前から母集団形成のやり方に限界を感じていたため、紹介はちょうど課題意識と重なるタイミングでした。

まず決め手になったのは、抱えていた二つの課題に、そのまま応えてくれるサービスだったことです。それまで利用していた採用管理システムでは、エントリーまでたどり着かなかった学生や、登録はしても説明会やインターンに申し込んでいない学生に対して、働きかける手段がありませんでした。一方で採用一括かんりくんにはLINE連携機能やオートメーション機能が備わっていたため、候補者にとって連絡の取りやすい環境を提供できたり、滞留している候補者に対して追客のアクションができたりと、歩留まり改善が期待できる機能を複数有していたことが大きな決め手となりました。母集団がこれまでほど集まらなくても、集まった学生を取りこぼさずに選考へつなげていける。まさに、いま必要としていた機能でした。

コストの面でも、二つ目の課題に応えるものでした。比較の対象になった大手求人掲載媒体や、かつて契約していた別の大手求人媒体の管理システムは、新卒と中途がそれぞれ別立てで、機能ごとにオプション料金が設定されている形が多く、負担が重なりがちでした。採用一括かんりくんは新卒と中途を一つにまとめて扱えるため、率直に「ずいぶんお手頃だ」と感じました。単年度でリセットされず、採用データが翌年以降も蓄積されて振り返りや分析に活かせる点も、単年契約の従来媒体にはない魅力でした。

内定辞退を抑え、年間十数万円のコストも削減 ── ナビサイトだけに頼らない自社HPからの採用まで動き出した

── 導入後、どのような変化がありましたか。

導入後は、歩留まりの改善と年間十数万円のコスト削減という、数字で見える効果が出ています。母集団の総数がかつてより減っているなかでも、集めた学生を取りこぼさずに選考へつなげることで、必要な採用人数を確保できる手応えが生まれてきました。特に歩留まりについては、昨年7割を超えていた内定辞退が今年は現時点で大きく抑えられており、27卒では現在11名の内定者がいます。

歩留まり改善につながる取り組みとして大きかったのが、それまでのシステムではできなかった、取りこぼしていた学生への継続的なアプローチです。エントリーまでたどり着かなかった学生や、登録後に説明会・インターンへ申し込んでいない学生など、滞留している学生に対して、オートメーションで定期的にメッセージを送れるようになりました。

実際にこの方法を教わり、運用を始めたことで、夏のオープンカンパニーへの申し込みも少しずつ増えています。以前の管理システムではできなかったアプローチです。

また、応募時の学生側の負担も減りました。以前は、ナビサイトでエントリーした後、さらにマイページへ登録しなければエントリーシートを入力できず、志望度がまだ高くない学生ほど途中で離脱しやすい状態でした。現在はQRコードを読み取ればすぐに入力へ進めるため、応募までのハードルを一つ減らすことができています。

内定後も、採用一括かんりくんを活用してこまめに面談の連絡を取り、LINEを通じて継続的にコンテンツを届けています。こうしたエントリー前から内定後まで途切れずに学生と接点を持てる環境を整えたことが、内定辞退の抑制につながっていると感じています。

もう一つ、明確に効果が出ているのがコスト面です。システムの運用コストは、年間で十数万円ほど削減できました。少人数で採用活動を行っている当組合にとって、日々の運用負担だけでなく固定的にかかるコストを抑えられたことも大きなメリットです。

さらに、採用コストという観点では、単にシステム利用料が下がっただけではありません。ナビ媒体だけに頼らず、自社のホームページを採用の入り口として活用できる環境をつくれたことも、大きな変化でした。

ホームページをリニューアルし、応募までの導線を整えたところ、実際に当組合のホームページから直接エントリーし、採用試験を受ける新卒学生が現れました。その中から内定につながった学生もいます。

採用の仕事を長く続けるなかで、一般のホームページから新卒学生のエントリーが入ることはほとんどなく、「新卒採用はナビサイトから応募してもらうもの」という思い込みがありました。だからこそ、媒体への掲載やスカウトだけではなく、自社で持っている窓口から学生と出会い、採用につなげられるようになったことには大きな手応えを感じています。採用サイトの刷新など複数の要因が組み合わさった副次的な効果ではありますが、追加の媒体費をほとんどかけずに採用につながる可能性が生まれたことは、3名という少人数の採用チームにとって非常に嬉しい変化です。

現在は、大手スカウト媒体から入る学生、大手求人掲載媒体から入る学生、そして当組合のホームページから直接入る学生まで、一つの窓口として「採用一括かんりくん」でまとめて管理できています。「どの媒体から集めるか」だけではなく、自社でも学生との接点をつくり、その後の選考まで一元的に管理できる。そんな採用の形に少しずつ変わってきました。

運用面では、設定変更への対応の速さも助かっています。大手スカウト媒体との打ち合わせで方針が決まってから、採用一括かんりくん側の設定に取りかかるまでの動きが速くなり、夏のオープンカンパニーの募集にも間に合わせることができました。昨年までとは違う手応えを感じています。

人数を追うのではなく、生協を強く望んで長く働き続けてくれる人を見極める採用へ ── 誰が担当になっても回る仕組みを育てたい

── 今後目指している理想の採用について教えてください。

目指しているのは、単に人数を確保する採用ではありません。人数さえそろえればよいわけではない、と考えています。職業適性がある程度あり、生協への志望度が高い人を採用しなければ、現場に配属したあとにミスマッチが起き、現場にも負担がかかります。離職につながれば、それだけで大きな痛手です。だからこそ、長く働き続けてくれる人を採用するために、幅広いところから生協に興味を持ってもらう人を増やし、エントリーから内定までスムーズに運用していきたいと考えています。適性検査を活用してミスマッチを減らし、現場の負担を和らげながら、組織として余裕のある体制をつくっていきたいと思っています。

その理想を支える土台として、あわせて見据えているのが、採用の属人化を解消することです。どの部署も人手が足りないなかでは、「この人でなければこの仕事ができない」という状態は避けたいと考えています。誰が新しく採用担当になっても、システムを使えば面談も適性検査の設定もある程度こなせる。そうした仕組みを築いておくことが、質を見極める採用を続けていくための支えになると考えています。

多様な応募ルートを活かしながら、人数の確保だけでなく、生協を強く志望し長く働き続けてくれる人を確実に迎え入れる。そんな採用を、少人数のチームで、システムとともに少しずつ育てていきたいと考えています。