アナログ管理から脱却し、学生へのアプローチを仕組み化。説明会参加者数は3倍に。―ATS導入で実現した、工数削減の先にある”学生と向き合う”採用活動とは。

事業概要について教えてください

当社がグループ全体として現在掲げているスローガンは「総合生活産業」です。人々の生活に携わる事業を総合的にプロデュースしていくという方針のもと、事業を展開しています。

その中でも主要な事業はタクシー事業で、タクシーの保有台数は日本一であり、業界のリーディングカンパニーの一つとして事業を展開させていただいております。もう一つの柱が不動産事業で、分譲、仲介、賃貸、再開発など多岐にわたりますが、特に新築マンションの企画から販売までが売上の大きな部分を占めています。2023年には、九州における新築マンションの販売戸数でナンバーワンとなりました。

このようにタクシーと不動産を二本柱としつつ、グループ会社では海外事業や金融事業、旅行関連事業など、多角的な事業展開を行っています。第一交通産業株式会社は、これらのグループ会社を統括する本社として、経営企画や経営管理などを担っています。

煩雑な手作業による工数増大と、学生とのコミュニケーションの壁。アナログ管理の限界が採用管理システム導入の背景に

採用管理システム（ATS）を導入しようと思った背景や、なぜそのような課題が起こっていたのか教えてください

ATS（採用管理システム）導入を検討した背景は、主に三点あります。

一点目は、採用管理の業務効率が著しく低いという課題でした。当時は複数のナビサイトや一部の合同説明会での紙媒体を通じて募集を行っており、応募者情報はすべて手作業でMicrosoft Accessに集約していました。各ナビサイトの管理画面を個別に確認する必要があったため、例えば説明会後のお礼メールも応募者が利用したサイト経由で一件ずつ送信していました。これは、学生が最も頻繁に確認するであろう媒体で連絡を取ることが効果的だと考えていたためです。

しかし、最終的にすべての応募者情報をAccessへ手入力し、フォーマットを統一する作業には膨大な工数を要していました。同様に、選考結果の通知などもOutlookやGmailで宛名や大学名を一人ひとり変更して個別に送信する必要があり、非常に時間がかかっていました。

二点目は、データ分析の基盤がなく、感覚に頼った採用活動から脱却できていないという課題でした。従来も分析自体は可能でしたが、複数のナビサイトに散在する情報を活用するには多くの手間が必要でした。分析を行うには、Accessのデータを都度Excelにまとめ直し、関数を組んで手動で数値を集計するといった作業が発生していたのです。

このプロセスでは、分析に取り掛かるまでに時間がかかるだけでなく、手作業に起因する学生情報の重複や入力漏れも起こり得り、データの正確性に課題があった可能性も否めませんでした。応募経路別のエントリー後の遷移率などを信頼性の高いデータで、かつ迅速に可視化・分析できる体制を構築したいと考えていました。

そして三点目が、歩留まり率の低さという課題でした。

特に当時は、エントリーから説明会参加への移行率が非常に低く、大きな問題となっていました。その原因を分析すると、主に2つの要因があると考えていました。

一つは、コミュニケーション手段の問題です。従来のナビサイト経由やメールでの連絡が、今の学生に確実には届いていないのではないかという仮説がありました。「学生は日常的にメールを確認しないのではないか」「その都度ナビサイトへログインするのを煩わしく感じているのではないか」といった具体的な懸念です。

そしてもう一つが、当社の事業や企業イメージに起因する問題です。タクシー・不動産という当社の事業が学生にとって必ずしも人気の高い業界とは言えないという側面に加え、特に福岡県内では「第一交通」のタクシーの認知度が高い分、総合職の仕事内容が伝わりにくく、乗務員や現場作業といった特定の職種を想起されたりする傾向がありました。

こうした複数の要因が絡み合っていたからこそ、貴重な応募者をいかに選考過程でつなぎ止め、次のステップへ進んでもらうかが喫緊の課題であり、時代に合ったコミュニケーションへと転換する必要性を強く感じていました。

これらの課題を解決するために、ATSの導入を検討し始めました。

導入の決め手は自社採用フローとの「合致度」と群を抜く「費用対効果」。そして、進化し続ける機能・サポートが継続利用を後押し

採用一括かんりくんに決めた理由を教えてください。

率直に申し上げますと、最も大きな理由は費用対効果への期待です。他のATSと比較して費用を抑えつつ、実現できる機能が豊富でした。

当初、当社が利用したいと考えていたのは、「LINEが使いたい」「分析がしたい」「候補者の提出書類も一緒に格納したい」といった大まかなものでした。ですが、実際に選定を進める中で、例えばLINEで双方向のコミュニケーションは取れるのか、リッチメニューは出し分けできるのか、提出書類は候補者に紐づいて自動で格納されるのか、といったように、自社のやりたいことをより詳細な機能要件に落とし込んで考える必要がありました。

その具体的な要件で他社製品と比較検討した際に、「当社の採用フローで、一番業務をスムーズに管理できるシステムはどれか」「LINEのリッチメニューを活用して動画を配信するなど、学生への効果的なアプローチが実現できるか」という視点で、工数を感じていた場面や具体的な活用の仕方を想定した結果、そのイメージに最も合致したのが「採用一括かんりくん」でした。

【実現したかったことと実際に行った機能比較】

導入して3年が経過しますが、継続して採用一括かんりくんを利用する決め手はございますか？

そうですね、当社では、定期的にフラットな視点で見直しを行っていますが、費用感や機能面を比較検討した結果、毎年「やはり『採用一括かんりくん』が良い」という結論に至っています。

まず、機能が定期的に改善され、より見やすく使いやすくなっていることを実感しています。また、長年利用する中で、当初は活用しきれていなかった機能も徐々に使いこなせるようになり、活用範囲が広がってきていると感じます。例えば、導入当初は全体の30%程度の機能しか使えていなかったかもしれませんが、年々「この機能も使える」という発見が増えています。

そしてサポート体制が充実しており、問い合わせへの迅速な回答など、安心して利用できる点も大きな理由です。新しい機能の活用方法について質問した際も、丁寧に教えていただけますし、困ったことが起こった際にも迅速に解決できるため、採用活動のスピードを落とすこともありません。

このような手厚いフォロー体制が、長期的な利用に繋がっていると感じています。

工数削減で生まれた時間を、学生と向き合う活動へ。企業の魅力を”正しく伝える”理想の採用を目指して。

それでは、導入後の効果について教えてください。

まず時間的な観点では、業務効率が大幅に進んだと実感しています。

これまでは各ナビサイトから個別にメールを送信していましたが、その手間がなくなり、一元的に一括送信できるようになった影響は非常に大きいです。選考フローとメールの宛先設定が連動しているため、学生一人ひとりに個別対応する必要もなくなりました。学生への案内や連絡といった業務の工数は、体感として半分程度に削減されたと感じています。エントリー数や選考参加者数は以前より大幅に増えているにもかかわらず、採用担当の人数を変えずに対応できています。

分析作業も格段にしやすくなりました。例えば、特定の時点における媒体ごとの進捗情報を知りたい場合でも、期間を指定するだけで簡単にデータを抽出できます。

さらに、業務効率化によって生まれた時間で、採用活動の質を高める取り組みも可能になりました。経路分析や選考移行率などの分析に加えて、弊社が取得したいデータでも分析を行うことが可能です。

例えば、アンケートなどを活用して自社に応募してくれている学生をより深く知るための機会を設け、その結果を次回の採用活動に活かしています。具体的には、歩留まりや内定辞退といった課題に対し、「情報伝達の不足や社内に改善点があるのではないか」という仮説のもと、入社後に入社のきっかけを尋ねるアンケートや、選考・内定辞退者に理由を伺う調査も始めました。このように、課題解決に向けた施策の選択肢は格段に広がったと感じています。

次に、数値として明確な効果が表れたのは、課題としていたエントリーから説明会への参加率です。「採用一括かんりくん」の導入を含む複合的な施策の結果ではありますが、参加率は導入前と比較して14%向上し、参加人数ベースではおよそ3倍にまで増加しました。

この参加率向上に「採用一括かんりくん」の活用で特に効果があった施策が二つあります。一つは、LINEのリッチメニューの活用です。LINEで動画付きのメッセージを配信することで、従来のメールよりも視覚的に訴求しやすくなりました。他の情報に埋もれがちなメールと比べてLINEは開封率が高く、動画の存在に気づいてもらうだけでも大きな違いが生まれます。具体的には、応募者の選考フローに合わせてリッチメニューを最適化し、社内見学や福利厚生に関する動画など10種類ほどのコンテンツを適切なタイミングで配信し分けることで、学生の動機形成を効果的にサポートできていると考えています。

もう一つは、学生への定期的なリマインド設定です。選考辞退の可能性がある学生や、選考プロセスで動きが止まっている学生に対して、説明会への参加を促すリマインドを繰り返し行えるようになりました。こうしたきめ細やかなアプローチが可能になったことが参加率の向上に大きく貢献しており、「採用一括かんりくん」との相乗効果を強く実感しています。

今後の理想の採用活動について教えてください。

当社の採用活動における一番の理想は、正しい情報を伝え、一人でも多くの学生に「この会社に入社したい」と思ってもらうことです。情報過多の現代において、企業の魅力を学生に正しく認知してもらうことは容易ではありません。その中で、LINEや動画といったツールを活用し、当社の良いところを的確に伝えることができればと考えています。

最終的に選択するのは学生側であり、会社と学生は対等な関係の中で互いに選び合うものだからこそ、正しい情報を伝えるという姿勢は最も大切にしたいと考えています。

そして、一人でも多くの学生に入社を希望してもらうことが、私たちの最大の目標です。そのために社内から会社をより魅力的なものにしていく努力と、その魅力を正しく学生に伝えていく努力、この二つを追求していくことは、より良い採用活動に繋がるのではないかと考えています。