「情報の散らばり」が歩留まりの原因だった。 学生対応をひとつにまとめたら「内定承諾」に変化が 

株式会社シー・エス・エスは、システム開発、クラウド構築、データ分析を手掛け、今年で創業50年を迎えています。この10年はDX関連の案件が増加し、AWSやSaaSサービスを活用した事業展開も広がっています。

新卒採用は、採用代行会社と二人三脚で進めながらも、実務を担っているのはほぼ西山様お一人という体制です。
以前は、データベースとしての機能に特化したツールと、求人媒体ごとに用意されたコミュニケーション機能を組み合わせて運用していました。状況を把握したり運用を変更したりすることに手間がかかり、工数がかかっていたといいます。

「採用一括かんりくん」導入後は、学生とのコミュニケーションがLINEとメールに集約され、評価入力や情報共有も一つのシステム内で完結するようになりました。工数が減っただけでなく、想定していなかった歩留まりの変化にもつながったという西山様に、導入の経緯とその後の変化について伺いました。

「情報が散らばるほど、工数がかかる」 コミュニケーション手段の分散が生んでいた、歩留まりのロス

── 採用一括かんりくんを導入しようと思った背景を教えてください。

導入の背景には、大きく二つの課題がありました。
ひとつは、学生対応にまつわる情報を一箇所にまとめる作業そのものに工数がかかっていたことです。もうひとつは、学生とのコミュニケーションにおいて対応漏れや見落としが起きやすかったことです。

一つ目の課題が起きた背景には、当時の採用管理に、データベースとしての機能に特化したツールを使っていたことがあります。データを柔軟に蓄積できる点は強みでしたが、採用活動に特化したツールではないため、そのツールだけで採用業務が完結するわけではありませんでした。実際には複数のツールを併用しており、情報が一箇所に集まらない状態でした。

たとえば、リクルーターが面談をすれば評価シートを書きます。その評価シートは候補者ごとに別途スプレッドシートを作らなければなりませんでした。評価が書かれているかどうかも、その都度当時の実務担当者が確認して格納する必要がありました。担当者が動かない限り、評価や選考が前に進まない、という状態だったんです。

情報を一箇所に集めるには、こうした確認と転記を人が挟み続ける必要があり、そこに工数がかかっていました。

二つ目の課題が起きた背景には、当時学生とのコミュニケーションに、利用している求人媒体ごとに用意されたコミュニケーション機能を使っていたということがあります。メールでの連絡は候補者から返信が来づらかったため、スカウトツールやナビ媒体など、それぞれのツール上にあるコミュニケーション機能に頼らざるを得ませんでした。そのため、学生とのやり取りをする場所自体が、媒体ごとに散らばってしまっていました。

しかしこの運用では、都度その場所を確認しに行かなければなりません。一目で今どの学生がどんなコミュニケーションをとる必要があるのかも判断できなかったので、見落としや対応漏れが起きやすくなっていました。確認する場所が複数あるうえに、対応できる人も限られていたので、代行会社さん側にも私たちの側にも対応漏れが生まれやすい状態になっていたと思います。

この二つによって一番影響を受けていたのは、有効母集団の数や選考の歩留まりだったと考えています。学生からすると、連絡が遅かったり、メールや媒体ごとの連絡のちょっとした使いにくさが障壁になっていたかもしれません。

当社が当時用意していた環境でも、採用活動は行えていました。ただ、候補者にとっての外部環境的なロスを生んでいたのかもしれないと思うようになりました。より候補者に向き合っていく採用活動を行っていくために、この環境を変えていく必要性を感じるようになったんです。

コミュニケーションの分散から一元化への転換で歩留まり改善へ。導入の決め手と、想定外の成果

── 複数のサービスを比較された中で、採用一括かんりくんを選んだ決め手を教えてください。

決め手になったのは、抱えていた課題にそのまま応えてくれるサービスだったことです。ひとつは、候補者の情報が自動的に蓄積されていく仕組みがあることでした。これによって、それまで手作業で行っていたデータの整理や入力といった業務を代替できるという期待が持てていました。

もうひとつは、学生とのコミュニケーションを、LINEも活用しながら一つのシステムに集約できることです。これにより、対応の状況が一目で見える状態になり、コミュニケーションの対応漏れを防げる仕組みにしたいと考えていました。

そのうえで、価格の面でも納得感がありましたし、デモを見た際にUIが分かりやすかったことも後押しになりました。

「一旦入れてみようか」という感覚で導入を決めた部分が大きかったです。代行会社の方々と一緒に運用を始めてみたところ、「以前より全然使いやすい」という感触を、私たちだけでなく代行側からも得られました。両者が同じシステムの上で動けるようになったことで、二人三脚での運用そのものがやりやすくなりました。振り返ると、それが一番大きかった点だと思います。

── 導入後、どのような変化・効果がありましたか。

まずは、導入前に期待していた二つの点について、効果を感じています。

一つ目は、情報を一箇所にまとめるための工数が削減されたことです。

評価については、リクルーターが案内されたフォーマットに自分で書いて出せば、それで完結するようになりました。候補者ごとにスプレッドシートを作る必要も、実務担当者が書かれているかを確認して回収して回る必要もありません。以前は面接データの紐付けなど、情報を貯めるための作業に多くの時間を取られていたのですが、今はそうした作業はほとんどなくなっています。正直、かけなくてもいいところに時間がかかっていたと思います。

数字の集計も楽になっています。学生情報を必要なフィルターで絞って落としてくれば、そのままExcelに貼るだけで欲しい数字が出るようにしています。定期的に社内へ現状を数字で報告するのですが、自分でポチポチ打つのは結構大変なので、ここは助かっています。

二つ目は、学生とのコミュニケーションにおける対応漏れや見落としが起きない環境を作れていることです。

今は採用一括かんりくんの画面から、メールでもLINEでも送れます。学生ごとにどの媒体を使っていたかを思い出して、そこへ飛んでいく必要がなくなりました。大きいのは、その送信の起点が選考状況と同じ画面の上にあることです。以前は媒体ごとのメッセージ機能を一つひとつ見に行く必要がありましたが、今は選考状況やコミュニケーション状況を見ながら、そのままメッセージを送れるようになりました。

学生とのやり取りを確認する場所が一つになったことで、代行会社さん側の抜け漏れも、私たち側の抜け漏れも減り、二者間の連携までかなりスムーズになっていると感じています。

代行会社さんとのやり取りには、かんりくんのタスク管理を使っています。例外的な動きをする学生も結構いるので、「この学生はこう対応します」という共有はタスクで回しています。逆に代行会社さんから「◯◯さんからこういう資料が来ています、確認をお願いします」と届くこともあります。学生が送ってくれた履歴書やSPIの結果など、自分だけでは気づけないものもあるので、そこが分かりやすいのはありがたいです。

── 採用の成果そのものには、変化はありましたか。

これは想定していなかったのですが、選考の歩留まりが変わってきています。エントリーの入り口の人数自体はそれほど変わっていないのですが、内定承諾に至る出口の人数は、割と良くなってきていると感じています。

理由として大きいと考えているのは、学生との接点の数が増えたことです。そしてこの接点の数を左右していたのが、まさに先ほどお話しした工数の削減と抜け漏れの防止の二つだったのだと思っています。

工数のほうは、情報を集めるための作業に時間を取られなくなった分、単純に学生に対して動ける量が増えました。選考を進めている学生から「ここが分からない」「ここが不安だ」という話が出たときに、じゃあ面談しようか、と決める。そこから日程が決まって、面談担当者に学生の情報が連携されるまでの時間も、かなり短縮されています。イベント登録がサクッとできるので、思い立ってから実際に会うまでが早いんです。

抜け漏れのほうは、以前は連絡する場所が媒体ごとに分かれていたので、対応が遅れたり、そもそも気づかなかったりということが起こり得ました。本来なら生まれていたはずの接点が、こちら側の事情でなくなっていた可能性はあると思います。今はその心配がほとんどありません。

担当者側の作業を効率化しただけのつもりでしたが、それが学生との接点の数に直結していた、ということなのだと思います。

学生に内定承諾の理由を聞くと、「面接以外の面談も気軽に開いてくれた」「サポートが手厚かった」と割と言われるようになりました。正直このあたりは水物なので揺れ動きはするのですが、こうしたことの積み重ねが影響しているのではないかとみています。

── 学生の側から動いてもらう場面では、どのような仕組みを作っているのですか?

大きく二つあります。

一つ目は、説明会の直後に行っているアンケートです。昨年から始めたもので、「選考を希望します」「LINEに登録します」「リクルーター面談を希望します」という3つを、その場で聞いています。

回答に応じて、次の案内が自動で出し分けられるようにしています。選考希望と答えてくれた学生には、すぐに日程調整フォームを送る。LINE連携をしてくれた学生には、リクルーター面談の日程調整をメールだけでなくLINEにも送る。この連携がかんりくん上で勝手にできるので、こちらがやることはかなり減りました。説明会さえ来てもらえれば、その後は結構楽になっています。

実際、説明会に参加している人数自体はそれほど変わっていないのですが、予約してくれる人数は増えたと思います。

二つ目は、選考期間中のLINEの設計です。選考のフェーズによってリッチメニューを出し分けていて、最終選考の学生には最終選考向けのメニューを表示する、といった使い方をしています。画面を変えると学生も「あれ、変わっているな」と目をつけてくれますし、どうしても単調になりがちな選考期間に、少しでも刺激が入るといいなと思っています。

もともとこの説明会まわりの設計は、代行会社さんと前任者、かんりくんのご担当者の三者で、2〜3回打ち合わせて作ったものです。それぞれ「これは違うね」と言い合いながら決めていったと聞いています。それがそのまま今も回っている形です。

「効率化」で「学生と向き合う時間」を。実務担当は1人でも、学生との時間を増やせる採用でありたい

── 今後目指している理想の採用の姿を教えてください。

理想としてはやはり、何よりもまず面接に力を入れたいという思いがあります。学生との接点を増やしたいですし、面談を設定する時間や回数ももっと増やしていきたい。だからこそ、それ以外の事務的な時間はできるだけ削りたいと考えています。採用一括かんりくんで今使っているオートメーションのような機能に、日々の手続き的な部分をどんどん任せていきたいですし、その機能がより発展してくれると、私たちとしては非常に助かります。

背景には、実務を動かしているのが私1人だけという体制があります。仮にエントリーの学生が1,000人いたとして、それを1人でさばこうとすると、どうしてもシステムに頼らざるを得ない部分が出てきます。だからこそ、この1つのツールがあれば全部解決できる、という状態に近づいていってほしいですし、そうなってくれるなら、これからも長く使い続けたいと思っています。