可視化×効率化で母集団3倍、業務工数8割圧縮。大幅なコスト削減まで実現した”採用の勝ち筋”を再現できる仕組み

多拠点で事業を展開し、年間3,500件以上の施工実績を持つ株式会社ビーライトグループ。

採用を少数体制で回しながらも、母集団を拡大し、運用コストの削減まで実現できた背景には、データの「可視化」と業務の「効率化」を軸にした仕組み化がありました。今回は、採用を牽引されている若尾様と池田様に、導入前の課題から、成果につながった運用設計、そして“採用の勝ち筋を再現できる組織”をどう作っていくのかを伺いました。

事業概要について教えてください

若尾様： 弊社の事業は、大きく分けて「電気工事施工管理事業」「建築・不動産事業」「ソリューション事業」の3つを展開しています。

主軸となるのは、売上構成比の約80％を占める「電気工事施工管理事業」です。これは、皆様が普段使用する照明やコンセントなど、電気設備の設計から施工管理までを行う仕事です。具体的な業務としては、お客様へのヒアリングや現地調査を行い、電気容量や配線ルートを確認した上で、CAD（図面作成システム）を用いて図面を作成します。その後、積算見積もりの提出、職人や他業者（内装・外構など）との打ち合わせ・手配などの施工準備、そして現場での工程管理を行い、最終的にお客様へ引き渡すまでを一貫して担当します。

施工実績としては、2023年度で年間3500件以上を手掛けています。特徴として、住宅（to C）ではなく、非住宅（to B）の案件をメインとしています。具体的には、ドラッグストア、飲食店といったナショナルチェーンの店舗や、工場、物流倉庫などです。他にもカーディーラー、温浴施設なども手掛けています。 さらに、電気工事の一環としてEV（電気自動車）充電器の設置工事も行っています。

もう一つの柱である「建築・不動産事業（ランドシステム）」では、土地の仲介から建築までをワンストップで提供しています。拠点は本社のある名古屋をはじめ、東京、大阪、福岡、そして子会社の仙台と台湾を含めた計6拠点で展開しており、全国約400社の協力会社様と共に事業を行っています。

属人化をなくし、再現性を高める。「作業」から「戦略」へシフトするための決断

採用体制と、採用で大切にしているスタンスを教えてください。

池田様：採用は、私を中心に、若尾、事務担当者・インターン生を含む少数体制で運用しています。少数であるからこそ、属人的な頑張りで回すのではなく、仕組みとして回る状態を早い段階から志向していました。

採用におけるスタンスとして一貫していたのが、「感覚」ではなく「数値」で戦略を立てるという考え方です。
建設業界は母集団形成が難しく、良い人材ほど競合との“取り合い”になりやすい世界です。だからこそ、応募が来た瞬間からどれだけ早く・的確に次のアクションへ進めるかが成果を左右すると考えています。

導入前は、どんな「理想と現実のギャップ」がありましたか？

池田様：私たちの理想は、「数値を根拠に意思決定し、スピードで勝つ採用」を仕組みとして回すことでした。

本来、人事が向き合うべきなのは「採用の勝ち筋」をつくる仕事です。
たとえば、どのエージェントが成果につながっているのか、どの工程で歩留まりが落ちているのか、効果の薄い施策をいつ止め、どこにリソースを寄せるべきか。こうした判断を、数値を根拠に素早く回していくことが重要だと考えていました。

しかし当時は、候補者情報や進捗がメールやFAX、担当者の受信箱、スプレッドシートなどに点在しており、確認・転記・更新といった作業に時間が取られていました。数値で振り返るための材料は揃えられるものの、集計や整理に手間がかかり、結果として「スピード対応」と「数値に基づく判断」を同時に回し続けることが難しい状態になっていました。

そのため、上層への報告も記憶や感覚に頼りがちで、最近よく紹介してくれる紹介会社は答えられても、実際に一次面接に通っている質の高い紹介会社を即座に明確な根拠を持って説明することはできていませんでした。こうした課題を解消すべく、「紹介数は多いが採用に至らない」のか、「紹介数は少ないが決定率は高い」のかといった実態を、感覚値ではなく数値で可視化する必要があります。
「どのエージェントが自社に貢献してくれているのか」を明確にすることは、次の開拓指標や軌道修正の重要な判断材料になります。会社の事業戦略に紐づく戦略的な採用活動を行うためには、採用管理システム（ATS）によるデータの蓄積が不可欠だと考えていました。

そして、採用活動が拡大するほど、「戦略を立てたいのに、作業に追われる」という構造的なジレンマが強くなっていきます。さらに、属人的に回っている状態は、引き継ぎや不在時のリスクも抱えます。採用が会社の成長戦略そのものになっているからこそ、これは現場の困りごとではなく、経営課題として無視できない問題でした。

採用管理システムを「攻めのツール」へ。可視化と効率化によるPDCA環境の構築が成果に直結

「採用一括かんりくん」導入の決め手は何でしたか？

池田様： 導入の決め手になったのは、“必要なことが、迷わずできるシンプルさ”です。
私自身が人材エージェント出身で、これまで利用者としてさまざまなATSに触れてきた中で、「かんりくん」は必要なことが迷わずできるシンプルさが際立っていると感じていました。
多機能なシステムほど操作が複雑になり、結果として対応スピードが落ちてしまうことがあります。

例えば他社のシステムでは、設定画面において「自社サイト掲載用の求人」と「エージェント公開用の求人」の区別がパッと見でつきにくかったりします。また、「この求人の要件を変更したので、紹介を強化してほしい」といった一斉送信を行おうとしても、どの求人に対してのアクションなのかが直感的に分かりづらく、操作に迷うことが多かったんです。そうすると、対応のスピードが遅くなることに繋がったりするんです。

その点、「かんりくん」は圧倒的にシンプルで、どこに何があるかが直感的にわかりました。 求人をコピーして新規作成したり、中身を修正して一斉送信したりするフローが非常にスムーズで、「これやりたいな」と思った時に迷わずパッと操作ができます。私が複雑な画面操作が苦手というのもありますが…、この「分かりやすさ」は、システム操作の難しさによるエージェント様からの推薦ハードルを下げる意味でも、自社の人事体制を鑑みても、非常に重要なポイントでした。

というのも、現在の運用体制は私や若尾だけでなく、インターン生や事務員といった「採用の正社員ではないメンバー」もシステムを操作するためです。誰にとっても使いやすいUIであることは必須条件でした。

最終的には、会社に決裁をとりやすい価格帯であったことも後押しとなり、導入を決定しました。

導入後、どのような変化が起きましたか？

池田様：導入効果は大きく3つです。

「可視化」「効率化」に加え、管理システムでありながら「母集団形成にも寄与した」この3点が噛み合ったことで、最終的にコストパフォーマンスの向上まで実現できています。

まず、ブラックボックス化していた選考データや採用プロセスが可視化されたことにより、戦略的な振り返りができるようになりました。 

これまで課題だったのは、採用の意思決定に必要な情報が“頭の中”や“点在するデータ”に分散していたことです。
「最近よく紹介してくれるのはどこだっけ？」「一次通過が多いのは？」「決定に繋がっているのは？」この問いに、即答するには都度確認が必要で、振り返りの精度も速度も上げづらい状態でした。
導入後は、エージェントごとの紹介数・一次通過率・内定／決定率が一覧で追えるようになり、感覚ではなく数字で比較できる状態になりました。たとえば、「紹介数は多いが通過率・決定率が伸びにくいエージェント」「紹介数は多くないものの、通過率・決定率が高いエージェント」が、画面上で判別できます。

これにより、「量を増やすべき先」「質を上げるために改善を求める先」を数字を根拠に判断できるようになりました。
そのため、半期ごとの振り返りや、若尾との「ここは注力しよう」「ここは改善を求めよう」といった会話の解像度が格段に上がっています。
また、データに基づいてエージェントを“束ねる”ことができるようになり、結果として母集団の質向上にも繋がっています。
そして、「効率化」ができたことにより、「漏れ・タイムラグ」が消え、スピード対応がチームで回るようになりました。 以前は、各担当者が個人メールで管理していたため情報が埋もれやすく、対応漏れが起きやすい状況でした。しかし現在は、すべての求人情報や通知が「かんりくん」に集約され、システムからチーム全員に自動で通知が届くようになっています。 これにより、私や若尾が現場に出ていて手が離せない時でも、通知を受けた事務員やインターン生が即座に日程調整や返信を行うフローが確立しました。 

私の採用業務にかかる工数は、朝に「かんりくん」を見てスケジュールを確認するだけの日も多いです。あとは通知が来た時だけ判断すれば良いため、採用業務を全体の稼働の約2割程度にまで圧縮できています。
最後に伝えたいのは、管理システムでありながら「母集団形成」にも寄与してくれていることです。通常、管理システムは「応募が来てからの管理」と思われがちですが、私たちは「募集」の段階で大きな効果を感じています。 

エージェントの方も使いやすいと感じていただいており、紹介がスムーズになっていることや、やり取りの漏れやタイムラグがなくなっていること。
効率化により生まれた時間と、可視化されたデータを基にエージェントの方に改善を求めたりする連絡ができたり、自社の理解を深めてもらうようなセミナーを開くことができていること。
これまでは求人内容に変更があっても、個々のエージェントに電話やメールで「今こうなっています」と伝えるのが手間で、リアルタイムな情報を届けきれていませんでした。
しかし導入後は、システム上で求人票を一斉に更新し、「ここ見ておいて」と伝えるだけで最新情報が共有できます。 この「情報の鮮度」と「共有の手軽さ」によって、埋もれていたエージェントが掘り起こされ、アクティブに紹介をいただけます。
結果として、エージェント経由のエントリー数は約3倍（32件→96件）に増加。
さらに、実際に紹介が動いているアクティブエージェント数も約3倍へ伸長しています。
管理の整備が、募集活動の推進力にもなった。この手応えが、導入後の大きな変化です。

若尾様：私としましては、母集団の質の向上と、およそ56％の人件費が省人化できてる点で評価しています。まず、母集団が3倍に増えたことで、これまで「来るもの拒まず」で会っていた面接を見直し、書類選考や一次面接の段階でより自社にマッチする人材を厳選できるようになっています。

採用活動に全ての時間をかけているわけではないので、ミスマッチな面接は減らし、マッチ度の高い候補者に時間を割くことができております。 
そして、システムによるオペレーションの簡略化・半自動化により、高単価なマネージャー層が張り付く必要がなくなり、インターン生がメインで回せる体制になりました。そのため、人件費とシステム料を合わせても、運用コストを導入前の約56％削減できています。 コスト削減も叶えられていると言える点で、管理者として大変良いシステムだと感じています。

役員会議などの場でも、「感覚」ではなく「具体的な数値根拠」を持って採用の成果を報告できるようになっている点や、すぐに数値として効果をお伝えできるようになっている点も、採用一括かんりくんがあるおかげです。

今後、どんな採用・組織を目指していきますか？

池田様：『人材不足がネックになって、会社の新しい事業展開や施策を諦めざるを得ない』という状態をつくらないこと。会社が新しい方向へ舵を切ったとき、必要な人材を、必要なタイミングで確保できる採用であること。です。

そのために、データで振り返り、効果の薄い施策は素早く止め、当たった施策は再現して伸ばす。採用を“継続的に改善できる仕組み”として運用していく方針です。採用一括かんりくんは、その意思決定を支える黒子として機能しています。
人材獲得が難しいからこそ、採用の強さは「気合」ではなく「設計」で決まると考えています。今後もシステムを活用して半自動化を進めつつ、改善をしながら会社の戦略を後押しできる強い採用チームを作っていきたいと考えています。