工数6割削減、面接案内は最大4日から最短当日へ。「人がやらない」を極限まで突き詰めた、超効率化の採用仕組み化モデル

「堅い法律事務所」のイメージを覆すSNS発信で知られるアトム法律税務グループ。その挑戦的なブランディングは、年間約1万件という規模の応募を呼び込んでいます。一方で、弁護士・パラリーガル・オペレーターなど8職種・年間約45名の採用を回しているのは、わずか7名の採用チームでした。

この「1万件 × 8職種」をコントロールしているのが、採用一括かんりくんに組まれた約1,000個のオートメーションです。しかし、その設定を担当する小泉様は、導入当初「ITは未経験だった」と振り返ります。

スプレッドシート管理の限界から、工数6割削減・面接案内を最大4日から最短当日へ短縮するまで——そして今なお続く「攻めの採用」への挑戦について伺いました。

1万件 × 8職種を7名で。手動管理が生んだ「最大4日」のタイムロス

攻めの発信によって母集団が膨らむ一方、それを捌く採用チームは7名。しかも扱う職種は8つあり、選考フローはそれぞれ異なります。「多くの応募 × 多職種 × バラバラのフロー」を手作業で管理する運用は、早晩限界を迎えることになりました。

── 採用管理システムを導入しようと思った背景を教えてください。

応募が増える一方で、スプレッドシートと複数媒体での分散管理が限界を迎え、工数の増大と採用スピードの低下という2つの課題が重なっていたためです。

導入前はスプレッドシートで応募者を管理していました。名前・年齢・媒体名・最終学歴・現在の状況をメモ形式で記入していましたが、更新を忘れてしまうことが一番の課題でした。選考段階も手動で変えなければいけないので、実際には面接に進んでいるのに選考中のままになっているといったことも起きやすかったです。また、候補者とのやり取りは6〜7媒体それぞれで行っていたため、情報の場所がバラバラで、1つ1つ開いて確認して連絡するという作業にかなりの時間がかかっていました。1日中媒体を見て回って確認するという状態で、工数が重くなっていました。

さらに、スプレッドシートでは候補者情報をすぐに活用できる状態にしておくことも難しい状況でした。名前や媒体名など最低限の情報は記入していたものの、たとえばパラリーガルとして採用した方を後から営業部にスライドしたいとなっても、当時の応募情報をスプレッドシートから探し出し、改めて情報を集め直すという手間が発生していました。

こうした管理の課題は採用スピードの遅れにも直結していました。媒体を確認して初めて応募に気づくという運用だったため、応募があってから最初の連絡をするまでに1〜2日かかってしまうこともありました。応募者側からすれば、連絡が来ない間に他社の選考を優先してしまうこともあります。面接の日程が組めるまでに最大4日かかるケースもあり、その間に候補者の熱量が下がったり、他社に流れてしまう機会損失が生まれていました。

人数を増やすことも考えましたが、採用フローが職種ごとに複数あり、人手を増やしてもなかなか追いつかない状況でした。まずは工数を減らすことを優先しようと、ATSの導入を検討し始めました。

なぜ約1,000個のオートメーションが必要だったのか。「全社で採る」を仕組みにするためのシステム選び

自動化できるATSは他にもあります。それでも採用一括かんりくんを選び、結果として約1,000個ものオートメーションを組むに至ったのには、アトム法律税務グループならではの採用スタイルが関係しています。

同社では合否を採用チームだけで決めず、パラリーガルなら弁護士、営業なら営業メンバーといったように、現場の各部署を巻き込んで選考を進めます。さらに複数の事務所が合同で募集をかけることもあり、「どの職種の・どのフェーズの応募を・どの部署の誰に渡すか」という分岐は非常に複雑です。これを手作業でさばくのは現実的ではありませんでした。

── 複数のサービスを比較された中で、採用一括かんりくんを選んだ決め手を教えてください。

機能面・コスト面を総合的に比較し、採用一括かんりくんを選びました。管理画面の分かりやすさを比較したとき、採用一括かんりくんが一番直感的でした。

選定の軸として最も重視したのは、自動化の精度です。応募者対応に追われている状態から抜け出し、説明会の運営やカジュアル面談、SNS運用といった攻めの採用活動に時間を使えるようにしたいという思いがありました。そのためには、定型的な応募者対応をできる限り自動化することが前提条件だったためです。

自動化できるサービスは採用一括かんりくんの他にもありましたが、選んだ決め手は、オートメーションの条件設定の細かさです。「このフェーズにいる、この状態の候補者」という詳細なフィルターをかけてオートメーションを組めることが、他のサービスとの大きな違いでした。前述のとおり、職種ごと・選考フェーズごと・部署ごとに分岐を細かく設計したかったので、その詳細な条件設定ができるかどうかが重要な判断軸になりました。

── 現在、どれほどの業務を自動化されているのですか？

「人がやらなくてもいい作業」は、できる限りシステムに任せています。たとえば、応募が入った瞬間に職種を判別して、その職種の担当部署へ依頼を自動で送ったり、流入経路ごとに適切なメールを送り分けたりしています。さらに、スカウト経由の方は書類選考を飛ばして面接からスタートするので、その場合は書類依頼ではなく面接の案内を自動で送る、というところまで条件を分けて組んでいます。

ほかにも、「書類提出待ちで4日」「面談済みで7日」といった滞留を検知してリマインドを自動送信したり、面接官が評価を入力すれば、合格は次の選考へ自動で前進、不合格はお見送りメールを自動送信したりしています。ステータスの変更も、条件によるメールの打ち分けも、対応漏れを防ぐフラグ付与も、ほぼ手を動かさずに回っています。

こうした分岐を、職種ごと・選考フローごとに細かく作り込んでいるので、1職種だけで40〜100個のオートメーションになることもあります。全職種・支部の採用を、それぞれのルートに合わせて自動で動かしていった結果、現在起動中のオートメーションは1,000個ほどになりました。

これだけ自動で回っているからこそ、採用担当は「候補者と向き合う」という一番大事な仕事だけに集中できています。

── IT未経験からのスタートだったそうですが、これだけの規模の仕組み化を作り上げるまで、どのように使いこなしていったのですか？

当初はIT未経験だったので苦戦することもありましたが、気になることがあれば問い合わせに聞くと丁寧にサポートいただけるので、少しずつ使いこなせるようになっていきました。

使いやすさや分かりやすさがそもそもあるのに加えてサポートも充実しているので、都度更新される新しい機能なども、マニュアルなどを見ながら活用しています。

自分たちで運用を作り上げられる操作のしやすさや、企業ごとに柔軟に対応できる機能設計は、弊社の採用を確実に支えてくれています。

工数6割削減の、その先へ。1万件の母集団を惹きつける「攻めの採用」

── 導入後、どのような変化がありましたか？

まず応募者対応にかかる工数が大きく変わりました。以前は媒体を確認して回るのに多い日は1日かかる時もありましたが、今は朝・夕方と1時間ずつ確認するだけで対応できています。確認の工数はおよそ6割ほど削減されています。

大きな要因の一つは、6〜7媒体にバラバラになっていた応募情報と候補者とのやり取りが、採用一括かんりくん上に一元化されたことです。以前はそれぞれの媒体を1つ1つ開いて確認していましたが、今は採用一括かんりくんを見にいくだけで全媒体の情報がまとめて表示されるようになっています。

次に大きな変化として感じているのは採用活動のスピードです。以前は応募から面接の調整まで最大で4日かかっていましたが、今は最短でその日のうちに面接の日程が組めるようになっています。

この採用活動のスピードを実現しているのはオートメーションの活用です。たとえば、フォーム経由でエントリーがあると自動で取り込まれ、応募書類の提出依頼メールが自動送信されます。書類選考が完了すれば担当者への評価依頼も自動で飛び、面接後はフラグ付与まで自動で行われます。以前は手動でこなしていたこれらの作業が連動して動くため、担当者は通知を受け取って確認・判断するだけで選考が前に進む状態になっています。

自動化の機能以外にも、効率化できた業務は複数あります。集団面接の日程調整は、以前はこちらから日程を提示していましたが、イベント設定機能を使うことで応募者自身に予約してもらえるようになりました。応募書類の管理も、以前はドライブに格納してURLをスプレッドシートに貼り付けていましたが、今は候補者に紐づいて自動で格納されます。こうした定型業務が次々と効率化されたことで、生まれた時間を説明会の担当やカジュアル面談、SNS運用といった攻めの採用活動に使えるようになっていきました。

ただし、母集団が大きいことは、新たな課題も生みます。応募数が多いからこそ、書類選考を通過した候補者が面接に現れないという、いわゆる歩留まりの壁です。機械的な案内だけでは候補者の気持ちはつなぎ留められません。だからこそ、自動化で生まれた時間を、候補者を惹きつける施策に振り向ける必要がありました。

── 今後目指す採用の姿を教えてください。

目指しているのは、定型業務から解放された時間を、攻めの採用活動に全力で使える体制です。応募者対応に追われていた頃にはできなかった、説明会の運営やカジュアル面談の実施、SNSを活用した採用広報など、候補者と能動的に接点を作っていく施策に時間と手をかけ、面接への参加率を高めていきたいと考えています。

弊社には様々なことに挑戦していくという文化があります。カジュアル面談を試しに増やしてみようとか、複数の事務所が合同で求人を出してみようとか、採用においても常に試しながら改善していくスタンスで取り組んでいます。その分フローが増えたり変わったりすることも多いですが、だからこそ採用一括かんりくんで定型業務を自動化し、変化に対応できる余力を常に持っておくことが重要だと感じています。

採用における歩留まりの改善など、まだ取り組みたいことは多くあります。ただ、課題に気づいたときにすぐ手を動かせる状態でいることが大切で、そのための余白をシステムで作り続けることが、これからも採用チームとして大切にしていきたいことです。

システムと一緒に、採用の質とスピードを両立させていきたいと思っています。