採用業務を自動化。採用一括かんりくんはひとり人事で内定承諾数を2倍に成長させた理由  

コストも抑えつつ叶える、候補者に向き合える採用体制

アムコー・テクノロジー・ジャパン株式会社様は、採用活動における業務の効率化を目的に、クラウド型採用管理システム『採用一括かんりくん』を導入されました。『採用一括かんりくん』を導入することの良さや効果のあった点について、人事部の川端様にお話を伺いました。

採用管理システム（ATS）を導入しようと思った背景について教えてください。

採用管理システムを導入しようと思った背景は、採用目標達成のため「コストを抑えながら業務の自動化を進め、工数を削減する必要がある」と考えたためです。

特に改善したかった点はExcelでの管理による「工数負担」や「ヒューマンエラーの懸念」です。これらの課題により、選考のスピード感を落としてしまっていたり、会社の印象を下げてしまっている可能性がありました。

Excelでの管理を続けながら工数を削減するには、専門的な知識やマクロの作成、それに伴う時間が必要であり、現実的に難しいと判断してATSの導入を検討しました。

なぜ数ある選択肢の中からATSを選定したのでしょうか

確かに、工数の問題を解決するにはいくつかの選択肢があると思います。しかし、弊社では「コストを抑えながら、現在のリソースを活用して採用活動の質を向上させる」ことを重視しており、採用代行や新たに採用担当者を増員することは検討しませんでした。

また、過去に外部業者を利用した際、連絡の手間や認識のズレが発生した経験があり、そのような課題を回避するためにも内製化を検討していました。その点、自社で把握・管理が可能なATSには大きなメリットがあると感じ、選定に至りました。

導入時に抱えていた課題について、具体的な場面を教えてください。

具体的に課題として感じていた場面は以下の通りです。

• 候補者への選考参加リマインド連絡や、選考打診メールなど、選考中のやり取り

• Excel管理時のデータ入力作業

ナビ媒体上でやり取りを行うことも可能ではあるものの、経団連の基準や時期、内容によっては媒体上での連絡が制限され、送付ができないケースがありました。そのため、やり取りを行う際は、候補者をExcelの管理シートから選び、メーラーを立ち上げ、メールアドレスをコピーして手動で送信する必要がありました。この一連の作業が候補者の人数分だけ発生し、手間がかかる上に、送信漏れなどのヒューマンエラーも時折発生していました。

現在はナビサイトから候補者データを取り込むだけで、転記の手間なく一元管理が可能になり、メールも自動で送信できるようになっています。その結果、例えば「この時期から早期選考説明会を行います」や「業界研究セミナーを開催しています」といったナビサイトでアプローチできなかった情報の発信が、採用一括かんりくんを通じて可能になりました。

さらに、「一次選考の合格判定後」など候補者の選考フローが進んだ際、候補者ごとに個別のメールを作成・送付する工数も負担となっていましたが、採用一括かんりくんでは選考後にステータスを変更するだけで次選考案内のメールが自動送信される仕組みが整い、シームレスな選考フローを実現できています。

Excelでの管理自体はできていないわけではありませんでしたが、手入力による作業では、データのズレが発生することがありました。例えば、コピー＆ペースト時に少しずれたり、忙しさから日付の入力を忘れることも。中には、現場見学に来ていた候補者がデータ上では未参加になっている、といったミスも発生していました。

『採用一括かんりくん』を選んだ決め手について教えてください。

『採用一括かんりくん』を選んだ最大の決め手は、機能のシンプルさでした。他社のシステムには多機能で費用が高いものも多く見られましたが、『採用一括かんりくん』は必要な機能を備えながらコストを抑え、自動化を実現できる点が魅力的でした。

会社としては「便利になるのであれば多少コストがかかっても構わない」というスタンスでしたが、採用担当者としては、浮いた費用を他の施策（例えば、メール配信用のポイント購入など）に回したいという考えがありました。そのため、コストも抑えられる選択肢として『採用一括かんりくん』が最も適していると判断しました。

また、以前使用していた採用管理システムでの経験から、「オートメーションでメールを送信できる機能があれば十分」と考えていましたが、『採用一括かんりくん』の検討を進める中で、選考フローが変更された際に自動でフラグを立てる、説明会の案内メールを送る、といったその他の自動化機能があることを知り、より効率的な業務管理が可能になると考えました。さらには導入時、導入後のサポートのおかげで操作方法をしっかり理解でき、メール送信だけでなく、フラグを使った進行状況の管理や、内定承諾者への自動案内といった作業もスムーズに行えるようになりました。これにより、再確認作業やメール再送が不要になり、非常に効率が向上したと感じています。

業務の自動化で採用担当1名体制・コストは変わらず内定承諾数は2倍の成長

導入後の効果について教えてください。

導入後の効果として最も感じているのは、工数の大幅削減です。

業務の自動化はもちろん、日程調整機能などその他の機能も非常に使いやすく、シンプルかつ直感的に操作が可能なため、様々な採用の場面で工数の削減をサポートしてくれています。

その結果、

• エントリーから説明会への選考移行率が1ポイント上昇

• 説明会から一次面接への選考移行率が9ポイント上昇

• 内定承諾者数は昨年比で12名増加し、昨年からほぼ2倍近い成長を達成

複合的な要素の一つではありますが、採用一括かんりくんの導入によってエントリー数が増加しても対応できる体制を整え、選考フロー全体の遷移率を向上することができたと考えています。実際、採用担当者は1名体制で変わらず、コストもほとんど増加させずに運用でき、説明会や面接などの稼働率は向上しています。

特に、内定承諾者へのフォロー面談という新しい取り組みが可能になったのは、大きな成果です。この面談でも、採用一括かんりくん上に記録されている適性検査や面接の結果を基に、「こういった点が評価され、当社に合格した。ぜひこのポジションで活躍してほしい」という内容を丁寧に伝えることができるようになっています。

工数削減と効率化に加えて選考フローごとのミスや抜け漏れが減少し、スムーズな運営が可能になりました。

最後に今後目指している理想の採用について教えてください

理想の採用として目指しているのは、入社した学生が「聞いていた話と違う」と感じることのない採用を実現することです。学生に対して、企業の強みだけでなく弱みも誠実に伝え、真摯に向き合う姿勢を大切にしています。その上で、学生が納得し、自らの意思で入社を決められる採用を目指しています。

学生が企業の実態を正しく理解し、十分に納得した状態で入社することは、入社後のミスマッチ防止や離職率の低下に直結すると考えています。目先の採用目標を追うのではなく、ミスマッチのない採用を実現し、その上で採用目標を達成することが、結果的に会社へのより大きな貢献になると信じています。

また、正直で透明性の高い採用活動を行うことで、学生との信頼関係を築き、入社後も企業と学生の双方が満足できる関係を構築することが、私の理想の採用です。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！