「月数十件ならExcelで十分」ではなかった 採用成果を変える“3日以内の接点”を守るために、人材業界10年のプロが選んだATS導入

採用を任されていても、採用だけに向き合えるとは限りません。

他業務を兼務する担当者の手で、面接が回り、媒体が動き、応募者対応が続いている──そうした体制で採用に向き合っている企業は、決して少なくありません。

鹿児島県を本拠地に、3つの印刷通販サイトを全国展開されているプリントネット株式会社様も、かつて、そうした企業の1社でした。事業拡大とともに採用枠は確実に広がっていましたが、採用業務に専任で取り組める人事担当者が社内にいたわけではありません。総務担当が他の業務と兼務しながら、Excelと媒体管理画面を行き来する日々が続いていました。

その体制に、2024年5月、人材業界で10年のキャリアを持つ濱崎様が加わります。事業会社の人事としては1年目。それでも、「採用業務は、本来もっとシンプルに回せるはず」という前職で培った感覚は、入社初日から揺らぎませんでした。最初のATS事業者に話を聞き始めたのは、そのわずか11日後のことでした。

今回は、その仕組み化を主導された濱崎様に、月数十件規模でも積み上がっていた工数の正体、応募から3日以内の初動をどう仕組みで守ったのか、そして「採用を会社の仕事にする」までの道のりを伺いました。朝の応募対応にかかっていた工数は、午前中いっぱいから1時間以内に削減されました。年間で換算すれば240〜480時間が、本来の採用業務に振り向けられるようになっています。

プリントネット株式会社の事業概要と採用状況

【貴社の事業概要について教えてください。】

弊社はインターネットを通じた印刷通販事業を展開している会社で、「プリントネット」「プリントプロ」「プリントネットウェア」という3つのECサイトを運営しています。お客様にご入稿いただいたデータをもとに印刷・加工し、商品をお手元までお届けする──大きな括りでいえば、印刷を生業とする製造業です。

本社を鹿児島県に置き、製造拠点は鹿児島に1拠点、山梨県上野原市に2拠点あります。本年はさらに鹿児島でもう1拠点、新工場を建設中です。東京証券取引所スタンダード市場と名古屋証券取引所メイン市場にも重複上場しており、福利厚生面でも従業員向けの株式報酬制度の導入や、本社休憩室の全面リニューアルなど、社員が長く働きやすい環境づくりに継続して投資しています。

採用は、現在は中途採用が大半を占めており、採用一括かんりくんも中途採用の運用で活用させていただいています。新工場稼働を控え、来年4月入社に向けた新卒採用、そして中途の増員も並行して進めている状況です。

人材業界10年の経験から、応募から3日以内の接点を守るには仕組み化が必要だと感じた 

採用一括かんりくんの導入を検討されたきっかけを教えてください。

入社して間もない頃に、率直に「これは変えないと回らない」と感じたのが出発点でした。

私は前職で約10年、人材業界に身を置いていました。求職者の方々の動きを毎日見て、何百件、何千件と応募対応を回す現場にいた経験があります。その中で強く感じていたのが、応募後の初動スピードが採用成果を大きく左右するということです。 

特に意識していたのが、「応募から3日以内に、最初の接点を取り切る」ということでした。前職で自分のチーム内でデータを見た際にも、3日以内に対応できた群と、4日目以降になった群とでは、面接実施率にはっきりとした差が出ていました。

候補者の方は、応募ボタンを押した瞬間がいちばん熱量の高い状態にあります。日が経つにつれてその熱量は冷めていき、他社の選考に進まれることもあれば、転職そのものを保留にされる方もいらっしゃいます。だからこそ、応募から最初の接点までのスピードは、採用成果に直結する変数だと考えていました。

一方で、弊社に入社して採用の状況を見せてもらうと、採用専任の担当者はおらず、総務担当が他の業務と兼務しながら採用を回している状態でした。応募者に連絡する前に、媒体確認や転記、社内共有といった作業が発生しており、初動スピードを人の努力だけで守り続けるには限界があると感じました。 

とはいえ、私自身も事業会社の人事としては1年目のスタートです。前職とは異なる業界、異なる組織文化のなかで、いきなり「採用管理システムを入れさせてください」と提案を持ち込むのは、正直、緊張感のあるアクションでした。

それでも、応募者と早く接点を持つためには、まず媒体確認や転記にかかる工数を減らす必要がある。採用管理システムを入れなければ、この初動スピードは守れない。そう感じ、入社して11日目には最初のATS提供事業者に問い合わせていました。 

月20〜30件の応募でも、媒体確認・転記・社内共有が応募ごとに発生し、初動対応の遅れにつながっていた 

専任不在の体制で、もっとも負担が大きかったのはどのような場面でしたか。

弊社の応募数は、多くても月40件。平均すれば月20〜30件ほどです。
表面の数字だけを見れば、ATSが必須に見える規模ではないかもしれません。
ただ、実際に負担になっていたのは、応募数そのものではなく、応募1件ごとに発生する手数の多さでした。

まず朝、各媒体の管理画面をひとつひとつ開き、新しい応募が入っていないかを確認します。応募が入っていれば、媒体管理画面から応募者情報をExcelに転記する。応募者に電話をかける、もしくはメールを送る。履歴書をいただいていれば、スキャンして社内の共有フォルダに格納する。さらに、製造部門の求人であれば製造部門のスレッドへ、別部門であれば別のスレッドへと、書類選考担当に依頼する。
応募が来てから書類選考の依頼を出し終えるまでに、これだけの工程が発生していました。

さらに、書類選考の回答が遅れれば、こちらから催促の連絡を入れる。日程調整が決まれば、応募者と社内のスケジュールを別々に押さえ、最後にもう一度応募者へ確定連絡をする。
ひとつひとつは小さな作業に見えます。
しかし、それが応募ごとに積み重なると、朝の応募対応だけで午前中いっぱいが消えていきました。

問題は、単に時間がかかることだけではありません。
応募者に連絡し、現場に選考依頼を出し、日程を調整する。そうした本来早く進めたい対応の前に、まず媒体確認・転記・共有といった作業を片付けなければならない状態でした。
候補者と話す時間、現場とすり合わせる時間、求人内容や採用施策を改善する時間よりも、情報を探す・移す・共有する作業に時間を使っている感覚です。

月20〜30件という応募数であっても、専任者がいない体制では、この手数の積み重ねが大きな負担になります。
応募数が多いから大変なのではなく、応募1件ごとの対応が分散しているから、初動が遅れやすくなる。そこに一番の課題を感じていました。
これが、最初に社内に「採用管理システムを導入したい」と提案させていただいた背景です。

月20〜30件規模でも成果につながるよう、“コスト”と“応募前後の候補者接点”を重視してATSを選んだ

比較検討で候補に挙げたシステムと、最終的に「採用一括かんりくん」を選ばれた理由を教えてください。

最終的に絞り込んだのは3社でした。選定の軸は、大きく3つです。

1. 金額・コストパフォーマンス

最初に置いた軸は、金額でした。「採用にいくらまでなら予算をかけてよいのか」という相場観そのものが、社内に存在していなかったんです。

入社して間もない時期で、これまで採用管理システムを導入してこなかった会社でしたから、月額10万円・20万円という見積もりも候補にはありました。けれど、応募数が月に数百件来る規模ではない弊社にとって、その水準は費用対効果の面で見合いにくいと感じました。なるべくコストを抑えつつ、必要な業務はきちんと回せるものを探そうと、自分のなかで線を引いたのを覚えています。

2. 求人ページの自由度

次に重視したのが、求人ページの自由度です。求人ページは、会社と候補者の最初の出会いの場です。ここがそっけないと、それだけで離脱の理由になるからです。

最終3社のうち、もっとも安価だった1社のATSは、無料トライアルを実際に利用させていただきました。応募管理など基本的な業務は問題なく回せそうでしたが、求人を作成する際の自由度に限界があったんです。写真をどこに配置するか、文字のサイズをどう変えるか。そうした自由度がフォーマットで決まっており、その制限の中では、それぞれの求人の個性が出しづらかった。

上司からも「求人がそっけない」「目を引かない」という指摘がありました。直感的なものですが、これは候補者も同じように感じているはずです。スマートフォンの画面を指でスクロールしながら数秒で判断する候補者にとって、フォーマットが固く、ビジュアルがそっけないと、それだけで応募の手が止まる。上司の納得感と候補者の応募行動、その両方に効くのが、求人ページの自由度という軸でした。

採用一括かんりくんは、この自由度がしっかり確保されていました。

3. 拡張性：LINEの活用余地

3つ目は、LINEが使えるかどうかでした。主軸ではなくても、選択肢として持てるかどうかが、採用の幅を決めると考えていたからです。

メインの連絡手段はメールで十分というのが、当時の判断でした。ただ、応募者の中にはメールよりLINEの方が反応が良い方も、当然いらっしゃいます。特に若年層への採用拡大を見越したとき、「LINEを選択肢として持てるかどうか」は、いまの時代の採用設計にとって外せない条件です。

実際、若い世代の応募者の方とはLINEでのやり取りも始まってきており、今後はこの活用をさらに高めていきたいと考えています。

応募対応の工数を1/3に削減し、3日以内の接点と面接機会を増やせる採用体制に変わった

採用一括かんりくんを導入されてから、具体的にどのような変化がありましたか。

導入後の変化は、大きく分けて2つありました。

ひとつは、導入前から課題だった応募対応の工数と社内共有のしづらさが改善したことです。媒体確認や転記、選考依頼にかかる手間が減ったことで、結果として応募者への初動スピードも上がりました。

もうひとつは、使い始めてから、求人ページの表現力や媒体連携の柔軟性といった、採用基盤としての価値を実感できたことです。 

工数：午前中いっぱいから、1時間以内へ

もっとも分かりやすい変化は、朝の応募対応にかかっていた時間です。
以前は午前中いっぱい、応募確認・転記・連絡・社内共有に追われていました。それが、採用一括かんりくんを導入してからは、おおむね1時間以内に終わるようになっています。体感では、それまでのおよそ3分の1の時間で同じ業務が回せている感覚です。

ひと月で40〜60時間に及んでいた業務時間が、おおむね3分の1になりました。年間で換算すれば、240〜480時間です。これだけの時間を、候補者との会話、社内の調整、施策の検討といった、本来採用担当者にしかできない仕事に振り向けられるようになりました。専任を1人増やすのと同じか、それ以上の効果だと感じています。
媒体ごとの管理画面をひとつひとつ巡回する必要がなくなり、応募情報は自動で一元化されました。Excelへの転記もログの記録もシステム内で完結します。社内連携も、評価依頼や選考依頼を直接システム上で依頼できるので、別ツールへの転記が消えました。

情報共有：選考依頼や対応状況が見えるようになり、確認・催促の手間が減った

Excel＋複数ツールの分散運用では、応募者の状況が「担当者の頭の中」だけに残ってしまう場面がありました。誰の対応待ちなのか、次に何をすべきなのか、ひとつのツールでは把握しきれない構造だったんです。
採用一括かんりくんを導入してからは、ステータスがシステム上で可視化されるため、「いま誰がボールを持っていて、次に何をすればよいか」が誰の目にも分かるようになりました。書類選考の依頼や評価の確認もしやすくなり、確認や催促の手間も減っています。

スピード：工数削減と情報共有の改善により、3日以内の接点を守りやすくなった

工数が減り、社内の対応状況も見えるようになったことで、応募者対応のスピードも上がりました。
導入前は、応募に気づいてから最初の連絡をするまでに、媒体確認や転記、社内共有といった作業を挟む必要がありました。採用一括かんりくんを導入してからは、応募情報が一元化され、最初のアクションまでの手順が短くなったことで、以前から重視していた「応募から3日以内の接点」というスピード感を守りやすくなっています。
各部門からは「最近、面接機会が増えた感覚がある」という声もいただきます。応募数そのものが大きく変わったわけではないので、初期対応の速さが効いて、面接まで進む割合が上がったのだと考えています。

使ってみて初めて分かった価値

 求人ページ：選定時に重視していた自由度が、企業の魅力を伝える応募導線につながった 

求人ページの作成自由度が上がったことで、写真や弊社がスポンサーを務めるスポーツチームのロゴなどを配置できるようになりました。求人ページそのものが、応募者にとってのファーストインプレッションです。「目に留まる、伝わる、応募してみたくなる」までの導線が、フォーマットの制約で潰されなくなった意味は、想像以上に大きいと感じています。

媒体連携：Indeedの二重運用が解消され、媒体ごとの転記工数が減った

使い始めてから印象的だったのが、Indeedとの連携です。

弊社はIndeedを有料で運用しているのですが、導入当初は、有料運用との接続の仕様上、応募導線がうまくつながりきらない時期があったんです。仕方なく、Indeed直接投稿用のアカウントを別途作成し、そちらにも同じ求人を作成し、応募が来たら採用一括かんりくんに転記する、という二重運用を一時期行っていました。

ただ、その間も採用一括かんりくんの開発・サポート側では、Indeed側の仕様変化に合わせた連携強化が継続的に進められていました。直接連携の対応が拡充されたことで、二重運用を解消し、本来の運用に戻すことができています。媒体ごとの転記が消え、Indeedをはじめとする媒体運用の中心に、採用一括かんりくんをきちんと据え直すことができました。

採用市場のトレンドや媒体側の仕様は、常に変わり続けます。だからこそ、大切なのは、運用の変化に合わせて改善が続くかどうかです。採用一括かんりくんは、その点でも着実に運用に追従していると感じています。

媒体への自動掲載と直接連携は、いまや運用の前提条件になっています。

 採用業務の流れが可視化され、現場を巻き込んで選考スピードを高められるようになった

採用の仕組み化を進める中で、組織全体への波及は感じられていますか。

はい、確かな手応えがあります。
採用業務の工数は、外から見ると意外と見えにくいものです。応募が来てから、電話やメールで連絡を入れる。媒体管理画面と社内ツールを行き来する。こうした手数を実際にやってみないと、どれだけ時間がかかっているかは伝わりにくいと思います。

採用一括かんりくんを導入したことで、評価依頼や選考依頼が直接システムから現場に届くようになりました。これまで「担当者の頭の中」にしかなかった採用業務の流れが、社内に可視化されたんです。具体的には、書類選考の依頼がシステム上から各部門のメンバーへ自動で届き、評価の入力もそのまま管理画面に蓄積されていく。「あの応募者の選考、いまどこまで進んでいる？」といった確認の電話やメッセージが、大きく減りました。

可視化されることで、現場の各部門の方々にも「採用というのは、こんなに細かい仕事が積み重なっているのか」と感じていただけるようになりました。書類選考や面接対応のスピードも、少しずつ上がってきています。

採用は、人事だけで完結する仕事ではありません。会社全体で取り組むべきものだと、改めて感じています。いまは人を採るのが本当に難しい時代です。だからこそ、全社的に「人」というテーマに、もう少しスポットを当てる必要があるのだと思います。

採用管理システムをまだ入れていない会社さんには、まず「採用業務の工数はどこに、どれくらいかかっているのか」を可視化してみることをおすすめしたいです。そこから、どうすれば人が採れる組織になれるのか、という議論が、ようやく経営課題として動き出すのだと感じています。

採用成果を高めるには、応募数ではなく工数と初動スピードから仕組み化を考えるべき 

最後に、採用一括かんりくんを検討されている企業様に向けて、メッセージをお願いします。

採用の工数は、実は驚くほど細かく、積み重なっています。
応募が来て、確認して、転記して、連絡して、社内共有して、催促して、調整して、確定して、リマインドして──こうした手数がどれだけ採用担当者の時間を奪っているか、実際にやったことのない方には、本当の意味では伝わりにくいかもしれません。

月数十件規模の応募でも、積み重なれば業務時間は月40〜60時間に達します。これは、規模が似た会社でも起きがちな話だと思います。応募数が多い会社向けだけではなく、専任を置けない会社ほど、ATSで工数を削る余地が大きい。人材業界での10年と、入社後の1年を通して、そう感じています。

今後は求人作成や案内文など、AIで支援できる領域も広がっていくと思います。その一方で、活かせるかどうかは「データが整っていること」「業務フローが仕組み化されていること」が土台になると感じています。ATSでフローを一本化しておくことは、その準備にもなるのではないかと考えています。

専任者がいないからこそ、仕組みで支える──月数十件規模の応募であっても、年間240〜480時間を再配分できる余地があるのなら、専任不在の会社ほど、まずは自社の工数を棚卸しする価値があるはずです。応募数が多くなくても、1件ずつ丁寧に向き合う採用の進め方には、これからも価値があると感じています。

もし、似たような違和感をお持ちでしたら、まずは「採用業務の工数はどこに、どれくらいかかっているのか」を一度棚卸ししたうえで、自社に合うATSを比較してみてください。当時の私も、そこから動き始めました。