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採用担当が激務と感じる原因と対策|効率化で実現する働き方改革

採用担当者の業務は、多岐にわたり負担が大きいことで知られています。新卒や中途採用が重なる繁忙期や、応募者と社内との間で発生する多くの調整業務により、常に時間に追われていると感じる方も少なくありません。しかし、こうした激務の原因を把握し、適切な対策を講じることで、業務を効率化し、働き方を大きく改善することが可能です。

業務効率化のためのツールや外部リソースを活用し、柔軟な働き方を実現することで、採用活動の質と効率の両立を目指しましょう。

本記事を参考に「採用担当の繁忙期」「業務が忙しくなる理由」などの理解を深め、繁忙期のための適切な対策を検討しましょう。

激務化する採用担当の繁忙期|3つのピーク時期

採用担当者にとって、年間を通じて業務が集中する繁忙期が3つあります。それぞれの時期には特有の課題があり、新卒採用や中途採用などの活動が重なるため、効率的な業務管理が求められます。以下では、これらのピーク時期について詳しく解説します。

新卒採用のピーク|1-5月の業務集中期

1月から5月は新卒採用の広報活動や選考が本格化する時期です。毎年3月には新卒採用の広報活動が解禁され、それに合わせて企業説明会や就活イベントの準備が求められます。会場の予約や資料の作成、参加者リストの確認など、事前準備に追われるのが特徴です。

特に4月から5月にかけては、エントリーシートの受付、面接日程の調整、内定通知といった一連の採用プロセスが集中します。さらに、新卒採用の早期化により、従来の6月選考開始スケジュールが前倒しになるケースも多く、担当者にとっては業務負担が増大する時期といえるでしょう。

年度末の採用活動|3-4月の繁忙期

中途採用が活発化するのは、年度末の3月から4月にかけてです。この時期は、新年度の事業計画に基づいた人員補充が行われるほか、求職者側でも年度末を節目に転職活動を開始するケースが増えます。特に3月は新卒採用のピークとも重なるため、採用担当者にとっては最も業務が集中するタイミングです。

また、年度末のこの時期には、新規プロジェクトの立ち上げや組織変更が行われる企業も多く、欠員を埋めるための採用活動も並行して行われます。限られた時間内で複数の業務を処理するためには、採用計画の綿密なスケジュール管理が不可欠です。

秋採用期|9-10月の業務増加期

夏季休暇が明けた9月から10月にかけては、中途採用の第2のピークといえます。この時期には、夏季賞与を受け取った後に転職を考える求職者が増加し、それに対応する企業側も採用活動を強化します。また、10月の新しい年度の開始に合わせた採用活動も活発化するため、業務量が増加する傾向があります。

さらに、夏季休暇中に滞った業務が一気に再開されることで、採用担当者は応募者対応や日程調整など、多岐にわたるタスクに追われることになります。特に、応募者数の増加や選考スピードの迅速化が求められるため、この時期は戦略的な業務遂行が鍵を握ります。

採用担当が激務になる4つの根本原因

採用担当者の業務が激務になりやすい背景には、さまざまな要因が絡み合っています。ここでは、特に顕著な4つの根本原因について詳しく解説します。

スケジュール管理の複雑化と調整負荷

採用業務では、応募者の日程を最優先に調整する必要があります。応募者の都合に合わせた面接日程の調整はもちろん、急な変更にも柔軟に対応しなければなりません。また、応募者のスケジュール調整と同時に、社内の面接官や関係者の日程を調整する作業も発生します。

例えば、応募者の都合で再調整が必要になるケースでは、関係者全員のスケジュールを再確認する必要があり、対応に多くの時間が割かれます。さらに、繁忙期にはこのような調整が複数同時進行で発生するため、採用担当者の負担が増大します。

多部署との連絡調整による業務増大

採用活動には、他部署や役員を含む複数の社内関係者が関わります。そのため、採用担当者は応募者とのやりとりに加えて、社内の面接官候補者との連絡も行う必要があります。

特に、日程調整や確認作業はメールだけで解決できない場合も多く、電話や対面での確認作業が必要になることもあります。これにより、対応範囲が広がり、結果として業務量が膨れ上がる傾向があります。

人材リソース不足による負担集中

中小企業やベンチャー企業では、採用担当者が1人だけというケースも珍しくありません。この場合、採用業務全般を1人で担わなければならず、さらに他の人事業務や総務・経理などを兼任していることもあります。

人材リソースが不足している環境では、採用業務に集中できる時間が限られるため、1人あたりの負担が大きくなります。また、採用業務のスケールが大きくなると、物理的な時間やエネルギーが不足し、業務効率が低下するリスクも高まります。

採用手段の多様化による管理負荷

近年、採用手法は従来の求人広告や就活フェアだけでなく、SNSやリファラル採用、ダイレクトリクルーティングなど多岐にわたるようになりました。それぞれの手法には準備や運営、効果測定が必要であり、採用担当者にかかる負担が増えています。

さらに、企業の魅力を発信するためのSNS運用や採用サイトの更新も、日々の業務として求められるようになっています。これらの作業は一貫性が求められるうえに、発信内容を精査する時間や知識も必要になるため、担当者にとっては負担が重い仕事です。

採用担当の激務を改善する5つの対策

採用担当者の業務は複雑化し、多忙を極めるケースが少なくありません。しかし、業務の効率化や外部リソースの活用を進めることで、負担を軽減しつつ、より効果的な採用活動が可能です。以下では、採用担当者の激務を改善するための具体的な5つの対策を紹介します。

採用業務の棚卸しと効率化

まず、現在行っている採用業務をすべて洗い出し、その効果や重要性を評価することから始めましょう。具体的には、以下の項目を見直すと効果的です。

  • 就職活動フェアや企業説明会の効果測定
  • 各種求人広告の応募率や採用成果
  • 面接評価シートや選考プロセスの標準化

定期的に業務を振り返り、効果が薄い業務を削減することで、より重要なタスクにリソースを集中できます。また、ツールを活用して応募者情報の管理や日程調整を自動化することで、業務効率をさらに向上させることが可能です。

採用業務への専念体制の構築

特に中小企業では、採用業務と他の業務を兼任しているケースが多く見られます。こうした状況では、業務負担が過剰になり、採用活動に集中できなくなるリスクがあります。そのため、採用業務以外のタスクを他のメンバーに分担する仕組みを整えることが重要です。

例えば、繁忙期となる1~5月(新卒採用)や3~4月(中途採用)には、事前に業務の優先順位を整理し、不要なタスクを外部や他部署に委託することで、採用担当者が本来の業務に集中できる環境を構築しましょう。

採用代行サービスの活用

採用代行サービス(RPO)は、採用業務を専門とする外部企業に業務を委託することで、採用担当者の負担を大幅に軽減します。以下のような業務を任せることが可能です:

  • 応募者との連絡や日程調整
  • 求人広告の作成・掲載
  • 書類選考の初期対応

また、採用代行業者は豊富な経験と専門知識を持つため、これまで見落としていた改善点に気づくきっかけにもなります。ただし、業者と連携して進捗を共有し、自社の採用方針とズレが生じないようにすることが重要です。

人材紹介会社の戦略的活用

人材紹介会社は、企業のニーズに合った候補者を効率的に紹介してくれます。企業が求めるスキルや経験を事前に伝えることで、最適な候補者を短期間で見つけることが可能です。

特に、自社の求人広告からの応募が少ない場合や採用計画が急に必要になった場合には、非常に効果的です。紹介される候補者は、すでに一定のスクリーニングを受けた人材であるため、採用の質が担保されやすいという特徴もあります。ただし、紹介される候補者は登録者の中から選ばれるため、自社のニーズに完全一致する人材がすぐに見つかるとは限りません。そのため、他の採用手法と併用しながら活用することが重要です。

採用管理システムによる業務効率化

採用管理システム(ATS)の導入は、採用担当者の業務負担を大幅に軽減し、業務の効率化を実現する最適な方法の一つです。ATSは、応募者情報を一元管理できるため、エクセルや手作業での管理に比べ、ミスや重複作業を大幅に削減できます。具体的には、応募者の基本情報や選考ステータスをリアルタイムで確認できる機能を備えており、選考状況の把握が容易です。

また、面接日程の調整やリマインド機能を自動化することで、煩雑なスケジュール調整作業が不要になります。さらに、社内の関係者間で情報を共有できる機能があるため、採用プロセスがスムーズに進む点もメリットです。

導入コストはかかるものの、長期的には業務効率の向上や採用精度の改善につながり、採用担当者にとっては必要不可欠なツールといえます。

まとめ:採用担当の働き方改革を実現するために

採用担当者の業務は、企業の成長に直結する重要な役割を担っています。しかし、業務量の多さや複雑さから激務になりがちな現状があります。特に、新卒採用や中途採用が重なる繁忙期には、応募者対応や社内調整などの業務が集中し、さらなる負担を招きます。

本文で紹介したように、採用代行サービスや人材紹介会社を活用することで、リソース不足を補いつつ、採用プロセスの一部を外部に委託することが可能です。また、採用管理システム(ATS)を導入することで、業務の効率化と採用ノウハウの社内蓄積を両立することができます。これらのツールやサービスを適切に組み合わせることで、採用担当者の負担を軽減し、より戦略的な業務に集中する環境を整えることができます。

激務に悩む採用担当者にとって、まず必要なのは現状を見直し、優先順位を明確にすることです。日々の業務改善に加えて、最新のツールや外部リソースを効果的に活用し、働き方改革を進めていきましょう。本記事がその一助となり、採用業務の効率化と生産性向上に役立つことを願っています。