近年の企業の採用活動において、人材紹介会社（エージェント）の活用は一般的になっています。
しかし、多くの企業が「エージェントからの紹介が少ない」「紹介された候補者が自社とマッチしない」といった悩みを抱えています。
そこで注目されるのが「エージェントコントロール」です。
本記事では、エージェントコントロールの基本概念から、その必要性、具体的な実践時のポイントまでを詳しく解説します。エージェントを最大限に活用し、採用活動を成功に導くためのポイントを掴みましょう。
エージェントコントロールとは
エージェントコントロールとは、人材紹介会社（エージェント）を活用した採用活動の効率化を図るための手法です。
エージェントは、求職者と企業をつなぐ中立的な立場で、候補者の紹介や選考支援を行います。
企業がエージェントを効果的に活用するためには、エージェントとの密なコミュニケーションと管理が不可欠です。
採用におけるエージェントの役割と体制
エージェントとは求職者と企業をつなぎ、企業の採用成功をサポートする事が仕事です。
エージェントには、法人担当のリクルーティングアドバイザー（RA）と、候補者担当のキャリアアドバイザー（CA）がいます。
RAは企業の採用ニーズを把握し、最適な候補者を紹介する役割を担い、CAは求職者のキャリア相談や面接対策を行い、候補者の適性を見極めて企業に紹介します。企業によってはRAとCAを分業せずにどちらも1人の担当者が行っている場合もあります。
分業制を敷いている場合は、CAだけでなくRAとも同様の認識が持てるようコミュニケーションをとる必要があります。
エージェントコントロールの業務内訳
エージェントコントロールの業務は多岐にわたります。
例えば
・自社の求人に最も適したエージェントの選定、商談設定
・エージェントへの情報共有を含めた打ち合わせ
・求人票の内容精査
・候補者推薦時の選考結果共有・フィードバック
・複数のエージェントの選考進捗を管理・分析
・説明会の企画・実施
などがあります。
これらのタスクを適切に管理することで、エージェントからの質の高い人材紹介を受けることができます。
エージェントコントロールの必要性
エージェントコントロールを行うことの必要性は、採用活動の成功率を高めるためには大変重要です。
なぜなら、エージェントとのコミュニケーションが不足すると、求める人材像が伝わらず、ミスマッチが発生する可能性があるためです。
また、エージェントの優先度が低くなると、紹介が滞ることもあります。エージェントコントロールを徹底することで、エージェントのパフォーマンスを最大化し、採用活動の質を向上させましょう。
エージェントを活用した採用が上手くいかない要因とは
まずはエージェントコントロールについてお話しいたしました。
ですが、そもそもエージェントを利用した採用活動が思うように進まない原因を突き止めなければ、エージェントコントロールを行う事が最善の施策であるかはわかりません。エージェントを活用した採用が上手く行かない要因はいくつか考えられます。
その主要な要因について解説しますので、自社に当てはまる要因があるのか確認してみてください。
エージェント側の優先度が低く注力企業ではない
まず1つ目の要因として、エージェント側の優先度が低い事が挙げられます。エージェントが自社を優先するかどうかは、エージェントを利用した採用活動の成功のカギとなります。
なぜなら、エージェントは「注力企業」に注力する傾向があるためです。注力企業とは、エージェントにとって紹介しやすく採用が決まりやすい、さらには報酬を多く得られる企業を指します。
企業がエージェントの注力企業となるためには、迅速なフィードバックや明確な求人要件の提示など、エージェントにとって魅力的なパートナーであることを示す必要があります。
エージェントの紹介先は100社以上
注力企業という概念が存在するのは、エージェントのアドバイザーが、多くの企業と候補者を同時に管理しており、全ての企業に平等に時間を割くことは難しいためです。
エージェントのアドバイザーは、多くの場合、平均して100社以上の企業を担当しています。エージェントはその中で、限られた時間とリソースをどの企業に割り当てるかが重要なミッションなのです。もし、企業がエージェントに対して迅速かつ適切な対応を行わなければ、他の企業に注力されてしまう可能性が高まります。
エージェントとのコミュニケーションで認識に齟齬がある
2つ目の要因は、エージェントとコミュニケーションをとる中で認識に齟齬があることです。
例えば求人要件や選考基準に関する情報が不明瞭であったり、共有が不十分であると、エージェントが適切な候補者を紹介できなくなり、紹介企業の候補から外れてしまいます。
また、企業が求める人物像をエージェントが正しく理解していない場合、紹介される候補者と企業の期待が一致しないことがあり、紹介されても採用に繋がらないといった状況が頻繁に起こりうるでしょう。
求人要件の認識の齟齬
特に認識に齟齬が起こりやすいのは求人要件についてです。
求人票に記載された要件が具体的でなかったり、高すぎるハードルを設定している場合、エージェントは適切な候補者を見つけるのが難しくなります。企業はエージェントに対して、具体的かつ現実的な要件を提示し、双方の認識を一致させるためのコミュニケーションを重視することが重要です。これにより、エージェントは企業のニーズに合った候補者を迅速に紹介できるようになります。
エージェントコントロールのメリットとデメリット
続いては、エージェントコントロールのメリットとデメリットについて解説します。
エージェントコントロールのメリット
まずは、メリットについて解説いたします。
エージェントコントロールは、企業の採用活動を成功に導くための重要な手法です。適切に実施することで、
・ミスマッチの削減
・コスト削減
・歩留まりの向上
といった多くのメリットが得られます。
ミスマッチの削減
まず1つ目のメリットは、ミスマッチが削減できることです。エージェントコントロールを実施することで、企業とエージェントの間で緊密なコミュニケーションが取れるようになります。これにより、企業の求める人物像や社風についてエージェントが深く理解しやすくなります。その結果、企業に適した候補者が紹介されやすくなり、採用のミスマッチを大幅に減少させることが可能です。ミスマッチの削減は、長期的な人材定着率の向上にも寄与します。
コスト削減
2つ目のメリットは、コストの削減ができることです。エージェントコントロールを行うと、採用プロセスが効率化されるため、無駄なコストを削減することができます。
例えば、ミスマッチな候補者の紹介が減ることで、面接や選考にかかる時間と労力が節約されます。また、適切な人材が迅速に採用できるため、採用期間が長引いた際の費用の発生や離職者の穴埋めで再度採用活動を行う費用の発生を抑える事ができます。これらの効果により、全体的な採用コストの削減が期待できるでしょう。
歩留まりの向上
3つ目のメリットは、歩留まりが向上することです。エージェントコントロールを適切に行うことで、採用プロセスの各段階での歩留まりの向上が可能です。
例えば、最近の候補者は平均5社以上の選考を並行して受けており、選考スピードが遅くなると他社に取られてしまうことや候補者本人の志望度を下げてしまうことは珍しくありません。エージェントコントロールを行うことで、エージェントとの迅速で密な連携が可能となり、候補者の選考過程がスムーズに進行しやすくなり、選考移行率の向上が期待できるでしょう。
また、企業がエージェントに対して迅速なフィードバックを提供することで、候補者の適性に応じた選考が行われ、採用決定までの速度が向上します。結果として、より多くの優秀な人材を効率的に採用できるようになります。
エージェントコントロールのデメリット
ご紹介させていただいた通り、エージェントコントロールには多くのメリットがあります。その一方ではもちろん、デメリットも存在します。このデメリットをしっかりと考慮し、効果的にエージェントコントロールを行うための体制を整えることが重要です。
工数負担
エージェントコントロールの最大のデメリットは、工数負担が増加することです。エージェントコントロールを効果的に行うためには、エージェントとの密なコミュニケーションが必要です。これには、業務内訳で紹介したように、定期的なミーティングの開催、進捗状況の確認、フィードバックの提供など、多くの時間と労力を要します。
特に、複数のエージェントを利用している場合、それぞれのエージェントと細かく連携を取る必要があるため、負担はさらに増大します。
エージェントコントロールに時間を割くことで、他の重要な採用業務や人事業務に割く時間が減少する可能性もあります。エージェントコントロールを行う際には、業務の優先順位を明確にし、効率的に時間を管理することが求められます。
効果的なエージェントコントロールを行うためのポイント7選
本項目では効果的なエージェントコントロールを行うためにぜひ押さえていただきたいポイントを7つ紹介します。
これらのポイントを押さえて、エージェントとの連携を強化し、質の高い採用活動を実現しましょう。
定期ミーティングの開催で密なコミュニケーション
1つ目のポイントは、エージェントと定期的にミーティングを開催し、密なコミュニケーションを取ることです。定期的にミーティングを開催することで、両者間のコミュニケーションを密に保つことができます。これにより、企業の最新の採用ニーズや方針をエージェントに正確に伝えることができ、エージェントも適切な候補者を紹介しやすくなります。ミーティングでは、進捗状況の確認やフィードバックの提供を行い、エージェントとの関係を強化するようにしましょう。
エージェントのパフォーマンスを数値化/可視化
2つ目のポイントは、エージェントのパフォーマンスを数値化することです。エージェントのパフォーマンスをしっかりと数値化、可視化しましょう。
これらのデータを定期的に分析し、データに基づいてエージェントのパフォーマンスを評価することで、より効率的な採用活動を実現できます。
パフォーマンスを数値化する上で必要なデータ
パフォーマンスを数値化、可視化するためには、以下のデータを収集・分析することが重要です。
- 紹介された候補者の数
- 書類選考通過率
- 面接通過率
- 最終的な採用決定率
- 選考プロセスにかかる平均日数
これらのデータを基に、エージェントごとのパフォーマンスを比較し、最適なエージェントとの連携を強化しましょう。
採用決定後の近況報告
3つ目のポイントは、採用が決定した後も、エージェントに対して定期的に近況報告を行うことです。採用できてしまえば終了採用された人材の定着状況やパフォーマンスについても情報を提供することで、エージェントはより適切な候補者を紹介できるようになります。さらには、エージェントとの信頼関係を強化することも可能です。採用後のフォローアップを欠かさないようにしましょう。
情報共有すべきポイントと情報をキャッチアップすべきポイントを把握する
4つ目のポイントは、エージェントに対して情報共有すべきポイントとエージェントから情報をキャッチアップすべきポイントを把握することです。
例えば、紹介以前は、募集要項や企業文化、採用基準などの詳細情報は事前に漏れや齟齬なくエージェントに提供する必要があります。紹介以後には、エージェントから候補者の選考プロセスの進捗や候補者の意志などを適切にキャッチアップすることが重要です。
ターゲットに合わせたエージェントの選定
5つ目のポイントは、採用したいターゲットに合わせてエージェントの選定を行うことです。採用ターゲットに合わせて初めから最適なエージェントを選定することも、エージェントコントロールの重要なポイントです。
エージェントごとに強みや得意分野は異なります。自社の採用ニーズに最も適したエージェントを選びましょう。
特定の業界や職種に強いエージェントを選定することで、質の高い候補者を効率的に紹介してもらうことが期待できます。
求人情報の内容を精査
6つ目のポイントは、求人情報の内容を精査することです。
具体的で詳細な情報をエージェントに提供することが大切になるためです。曖昧な求人情報では、エージェントが適切な候補者を見つけるのは難しくなります。募集要項や業務内容、求めるスキルや経験を明確にし、候補者が具体的に自分の働く姿をイメージできるような情報を盛り込みましょう。
候補者体験も重視
7つ目のポイントは、候補者体験を重視することです。
候補者との間にエージェントを挟むため、候補者に連絡が届くには少しラグが生じます。そのため、エージェントに対して迅速な連絡対応を行うことで選考プロセスのスピードアップを図り、候補者にとっても良い印象を与えることができます。応募から入社までのスピードを意識し、候補者がスムーズに選考を進められるように工夫しましょう。これにより、優秀な人材を逃さず、採用成功率を高めることにも繋がります。
エージェントコントロールに活用できるサービス
エージェントコントロールの基本情報や、メリット、活用する上でのポイントについて解説いたしました。
本項目では、エージェントコントロールを効率化するために活用できるサービスについてご紹介します。
エージェントコントロールサービス
エージェントコントロールサービスは、自社の採用担当者に代わり、転職エージェントとのやり取りを一括して請け負う外部サービスです。
このサービスを利用することで、エージェントの戦略的活用が実現し、採用活動の効率が向上します。
エージェントコントロールサービスで依頼できる業務例は以下の通りです。
- 転職エージェントから紹介された候補者の確認
- 求人票の作成・やり取り
- 書類選考
- 選考進捗管理
- 転職エージェントの選定
- 転職エージェント向けQ&A集の作成
- 転職エージェント向け説明会の実施
- 転職エージェントの担当者とのコミュニケーション
これらの業務を専門のサービスに任せることで、エージェントとのコミュニケーションが円滑に進み、転職エージェントからの候補者紹介の質が向上します。また、各エージェントのパフォーマンスを可視化し、最適なエージェントを選定することで、採用活動の精度を高めることができます。エージェントコントロールサービスを活用することで、転職エージェントの活用が不十分だった企業も、エージェント経由の採用精度を向上させることができるでしょう。
採用管理システム
採用管理システム（ATS）は、企業の採用活動に必要な業務を一元的に管理するためのシステムです。エージェントコントロールを実行する上で、このシステムを導入することで、業務の効率化と情報共有の円滑化が図れます。
採用管理システムを活用することで、以下のようなメリットがあります。
- 求人情報や候補者情報の一元管理
- 選考プロセスの可視化と進捗管理
- エージェントとのコミュニケーション履歴の管理
- レポート機能によるパフォーマンスの分析
採用管理システムを導入することで、エージェントと採用担当者間の情報の共有がスムーズに行えるため、エージェントコントロールの精度が向上します。選考プロセスの進捗状況を同様の認識でリアルタイムで把握できるため、迅速な対応が可能となり、採用活動全体の効率化が期待できます。
これらのサービスを効果的に活用することで、エージェントコントロールをより効率的に行い、採用活動の成功率を高めることができるでしょう。
まとめ
エージェントコントロールは、エージェントの効果を最大限に引き出し、自社に最適な人材を紹介してもらうためには大変重要な施策です。紹介したポイントを徹底することで、エージェントからの紹介精度が向上し、採用活動の成功率を高めることができるでしょう。
エージェントコントロールを通じて、エージェントとの良好な関係を築き、採用活動の成功を目指しましょう。
