「採用におけるLINE活用」を資料で確認
近年の採用活動では、求職者とのコミュニケーションツールとして「LINE」の活用が増えています。
LINEは新卒採用・中途採用の両方に利用することができ、非常に便利なツールです。
本記事では、LINEの活用方法や活用までの流れ、活用メリットについて紹介しています。
採用活動にLINEを活用するとは？
採用活動におけるLINE活用とは、「公式LINEアカウント」で、候補者への連絡や情報配信に利用することを指します。
「公式LINEアカウント」(旧LINE＠)は、コミュニケーションアプリ「LINE」の企業用アカウントを利用し、そのアカウントに友達登録をしてもらうことで、候補者へのメッセージを送ることができるサービスです。アカウントの開設は無料で行うことができます。
（引用元：https://www.linebiz.com/jp/service/line-official-account/）
採用担当者が抱える課題とは？
少子化の影響で応募者数が減少している現代では、思うように応募を集められないと悩む企業が大半を占めています。応募数が限られる中で重要となるのは、候補者との関わりをいかに円滑に図り、採用に結びつけられるかという点です。しかし、従来の電話やメールに頼ったやり取りだけでは、候補者に企業の魅力を十分に伝えきれず、ミスマッチによる辞退や早期離職を招く可能性もあります。応募が少ない環境下では、このようなコミュニケーションロスが採用機会を逃す大きな痛手となるため、企業側はできるだけ見てもらいやすい連絡手段を模索する必要があるでしょう。
連絡をみてもらえない・折り返しの電話の手間がかかる
まず1つ目の課題として、「連絡が届かない・見てもらえない」という問題が挙げられます。求職者が“知らない番号”からの着信を敬遠しがちなうえ、メールに関してもアドレスの入力ミスや受信設定の不備など、届けたはずの情報が届かないケースもあります。さらに、たとえ届いたとしても、多くの企業からのメールに埋もれ、確認されないままになってしまうこともあります。
連絡がこないと、確認の電話をしたり、再度メールを送る手間もかかります。
候補者と十分なコミュニケーションが行えていない
もう1つの課題として、候補者と十分なコミュニケーションを取れないまま選考が進んでしまう点が挙げられます。候補者が企業の魅力を十分に理解できなければ、情報不足によるミスマッチが生じやすく、途中辞退や内定後の早期離職を引き起こすリスクが高まります。短い面接時間や限られたメールのやり取りだけでは、企業側が伝えたい職場の雰囲気や具体的な業務内容を全てカバーしきれないのが現実です。
採用活動にLINEを活用するメリット
採用活動にLINEを活用することは採用担当者と応募者の双方にメリットがあります。
下記では、それぞれの視点での活用のメリットについて紹介します
採用担当者側のメリット
採用担当者がLINEを活用するメリットは下記の通りです。
①連絡の返信率・返信スピードが上がる
メールやナビ媒体からの連絡と異なり、連絡に気付かないことや埋もれることがないため、返信が来る可能性が高まります。また、普段からLINEを利用していることから返信スピードもメールと比較すると早くなる傾向があるので、日程調整や面接準備をスムーズに進められます。
②採用コンテンツが閲覧されやすい
ナビ媒体や採用サイト、SNSなどWEB上に散らばっている採用情報をリッチメニューに集約させることで候補者に自社の採用コンテンツをより見てもらいやすい仕組みを作ることができます。
③好きな時間に配信できる
公式LINEアカウントには、メッセージの予約配信機能があるので、候補者にストレスを与えないタイミングやメッセージが読まれやすいタイミングで配信することができます。
近年では、知らない番号からの電話は出ないという候補者が増えているので、何度も電話をしストレスを与えるよりは、LINEで見てもらえそうな時間に連絡をする方が適切です。
応募者側のメリット
応募者がLINEを活用するメリットは下記の通りです。
①返信がしやすい
普段からLINEを利用しているので、使い方も分かりスムーズに返信をすることができます。
また、プライベートで利用しているLINEの画面に企業側からの通知が届くので、連絡を見逃すこともなくなります。
②LINEから採用情報を入手できる
WEB上で検索する手間が不要になり、採用情報をスムーズに確認することができます。
採用サイトやSNSの投稿や更新をしたタイミングでLINEにその情報を送ってくれれば、LINE上で最新情報を常にチェックしておくことができます。
③質問がしやすい
メールはビジネスシーンの利用が多く、かしこまった内容になりがちですが、
LINEであれば普段から利用しており、気軽に質問をすることができます。
採用活動でLINEを活用する流れ
上記では公式LINEアカウントでできることについて紹介しました。ここからは実際に採用活動で公式LINEアカウントを活用する手順について紹介します。
LINE公式アカウントを開設
初めに、「LINE公式アカウント」を作成します。
こちらのページから「LINE公式アカウント」を作成することができます。
https://www.linebiz.com/jp/entry/
（引用元：https://www.linebiz.com/jp/entry/）
作成手順の詳細はこちらの公式ページよりご確認ください。
https://www.linebiz.com/jp/column/technique/20190418-3/
LINE公式アカウントはメッセージの配信数によって料金が変わります。
月毎にプランの変更ができるので、初めは無料のフリープランから始めましょう。
新卒採用であれば3月から6月にかけて候補者とのやりとりが増えるので、この期間だけライトプランに変更するといった形で運用していくことがおすすめです。
（引用元：https://www.linebiz.com/jp/column/technique/20190418-3/）
また、LINEの公式アカウントには「認証済みアカウント」と「未認証アカウント」の2種類があります。
（引用元：https://www.linebiz.com/jp/service/line-official-account/verified-account/）
認証済みアカウントはLINE規定の審査に合格したアカウントのことを指します。
認証済みアカウントに申し込み、審査を通過することで青色の認証済みバッジが付与され、LINEアプリ内の検索結果に表示されるようになります。
LINE内での検索で候補者に公式アカウントを表示させたい場合や認証済みバッジで会社としての信頼性を高めたいという場合には認証を得ることがおすすめです。
未認証アカウントは審査なしで利用できるアカウントのことを指します。
LINE内での検索結果には表示されませんが、審査がいらないのですぐに利用を開始することができます。
未認証アカウントの作成後に認証済みアカウントを申し込むことも可能です。
詳細については、こちらの公式ページよりご確認ください。
https://www.linebiz.com/jp/column/technique/20190726/
候補者に友だち登録してもらう
LINE公式アカウントを作成したら、実際に候補者に「友だち登録」をしてもらいましょう。
LINE公式アカウント内にて、URLやQRコードの発行が可能です。
会社説明会用の資料や採用サイト、パンフレットなどにこのLINE公式アカウントのQRコードなどを貼り付け、「友だち登録」をしてもらえる仕組みを作りましょう。
候補者への連絡や情報配信を行う
「友だち登録」後からメッセージのやりとりができるようになるので、連絡や情報配信をLINEから行って行きましょう。LINEだからといって特別な文章などは考える必要はなく、今までメールで送っていた文章をLINEで送るだけで問題ありません。
上記で紹介した「リッチメニュー」や「リッチメッセージ」を活用し、採用コンテンツ（社員インタビュー記事、社内のイベント情報など）を配信することでより視覚にインパクトを与え、情報を見てもらいやすくなります。
採用活動にLINEを活用する2つの方法
採用活動におけるLINE活用とは、公式LINEアカウントを利用することだと冒頭で述べましたが、
実は公式LINEアカウントを活用する方法には2パターンあります。
それは、「LINE公式アカウント」を単体で使う方法と「LINE公式アカウント」を「採用管理システム」と連携させて利用する方法です。下記ではそれぞれのメリット・デメリットについて説明します。
LINE公式アカウントの活用
LINE公式アカウント単体でLINEを活用するメリットは下記の通りです。
メリット
・無料で利用できる(配信通数によっては有料)
・管理画面があり配信内容等を社内で共有できる
デメリット
・友達追加後、一通目のメッセージが候補者から来ないとメッセージのやりとりを始められない。
・LINEの名前をあだ名やニックネームで登録している場合は、候補者の判別ができない。
・100%LINEを登録してもらうことは難しいので、メールでの連絡が必要になり、連絡ツールが増える。
公式LINEアカウントでできること
公式LINEアカウント内にてできることはいくつかありますが、採用活動においてよく利用する機能を下記で紹介します。
メッセージのやりとり
候補者に友達登録をしてもらうと、候補者へ直接メッセージを送ることができます。
プライベートで利用しているLINEのアプリのように気軽にメッセージのやりとりが可能です。
画像や動画の送付
メッセージの他に画像や動画なども送ることができます。
リッチメニュー
トーク画面の下部（キーボードエリア）に表示されるタイル状のメニューです。分割された画像ごとにURLのリンク付けを行い、候補者がタップした画像に合わせ採用サイトや社員のインタビュー記事などの採用コンテンツへの遷移をさせることができます。
リッチメッセージ
リッチメニュー同様に分割された画像ごとに採用コンテンツのURLをリンク付けし配信をすることができます。テキストのメッセージより視覚的にもわかりやすく、多くの情報を伝えることができます。
リッチメニューには常に候補者に見せておきたい採用情報を用意し、リッチメッセージでは説明会案内やイベント案内などの特別な情報を送る際に利用し、使い分けることがおすすめです。
LINE対応採用管理システムの活用
採用管理システムにLINEを連携させて活用するメリットは下記の通りです。
メリット
・友達追加後、一通目のメッセージが候補者から来なくてもメッセージのやりとりを始められる。
・LINEの名前があだ名やニックネームで登録されていても、候補者のフルネームが分かる
・システム内からLINEもメールも送ることができ、両方を同時を送ることもできる
・LINEのメッセージ送信を自動化することができる
・採用管理システム本来の機能である候補者管理や分析も行うことができる
デメリット
・システム費用がかかる
・システムの使い方を覚えなければならない
LINE公式アカウントのデメリットの部分は、候補者が友だち登録をしてくれたタイミングで「フルネームでメッセージを送ってください」などのことを伝えておけば、後から手入力で名前を入力し、管理することができるので解決することができます。しかし、候補者が多い場合には手間となってしまうので、LINEを利用する候補者が少ない場合は、「LINE公式アカウント」のみの運用し、候補者が多い場合や候補者への連絡を自動化したい場合は、「採用管理システム」にLINEを連携させて利用することがおすすめです。
LINE対応採用管理システムの活用でできること
LINE対応採用管理システムでは、「公式LINEアカウントでできること」にて紹介した機能は全てできる仕様となっています。そのため、本項ではLINE対応採用管理システムでより採用において活用できることを紹介します。
ニックネームやアイコン画像などの個人情報は表示せず、候補者情報で管理ができる
LINE対応採用管理システムでは、ニックネームやアイコン画像などの個人情報は表示せず、候補者情報で管理ができます。LINE上での候補者とのやり取りを採用管理システムのデータと連携して管理するためです。LINEの特性上、候補者はニックネームやアイコン画像で登録している場合がありますが、採用管理システムでは実名や選考ステータスなどの情報と紐づけるため、候補者の登録しているニックネームやアイコンが表示されることはありません。
特定の検索条件で出した複数人への一斉送信
LINE対応採用管理システムでは、候補者情報を検索条件で絞り込み、その結果に基づいて複数人に一斉にメッセージを送信できます。この機能により、特定の選考ステップにいる候補者やイベント参加者へリマインドや案内を送ることが可能です。たとえば、説明会の参加予定者に前日のリマインドメッセージを送るなど、タイムリーな対応が簡単に行えます。
採用フローごとにリッチメニューを出しわけ
リッチメニュー機能を活用することで、採用フローの段階に応じてリッチメニューを変え、候補者が必要とする情報を出しわけできます。たとえば、エントリー段階では募集要項や企業の雰囲気を伝えるコンテンツを、選考段階では面接日程の確認や持ち物リストを提示するリッチメニューを設定可能です。
選考状況に応じたトリガーで自動配信できる
最後に、採用管理システムでは、候補者の選考状況に応じて自動でメッセージを配信する事も可能です。たとえば、一次選考が終了し、合格した候補者に対して、次回選考の日程調整の案内を自動的に送信する仕組みを設定できます。
採用活動にLINEを活用する際の注意点
LINEは手軽で効果的な採用ツールとして注目されていますが、適切な運用を行うためにはいくつかの注意点を押さえる必要があります。以下では、LINEを活用した採用活動において特に重要なポイントを解説します。
アカウントの管理体制を構築
LINE公式アカウントを利用する際には、適切な管理体制を整えることが必要不可欠です。アカウント管理者を複数人選任することで、特定の担当者に業務が集中するリスクを避けるとともに、継続的な運用が可能になります。LINE公式アカウントでは最大100名まで管理メンバーを設定できるため、チームでの分担がしやすくなります。
また、複数の管理者がいることで、求職者からの返信へのレスポンスを迅速に行えたり、重要なメッセージの見逃しを防ぐことができます。これにより、候補者とのコミュニケーションが円滑に進むだけでなく、採用活動全体の効率化が期待できます。
運用ルールを定める
複数人で運用する場合には、業務の効率化が図れる一方で、責任の所在が不明確になるリスクもあります。そのため、明確な運用ルールを事前に策定することが重要です。具体的には、以下のようなルールを設定しましょう。
- 誰がどの業務をいつまでに行うか
- 問題発生時の対応フロー
- メッセージ送信時のトーンや内容
こうしたルールを明確にすることで、チーム内の混乱を防ぎ、スムーズな運用が可能になります。
KPIを決める
LINEを採用活動で活用する場合、成果を測るためのKPI（重要業績評価指標）の設定が不可欠です。具体的な目標を設定し、効果を可視化することで、運用の改善点や成功要因を明らかにできます。KPIとしては以下のような指標が挙げられます。
- LINEからの企業説明会参加者数
- 配信コンテンツの閲覧数
- 内定者フォローにおける返信率
これらの指標を定量的に評価し、必要に応じて施策を調整することで、採用活動の成果を最大化できます。
情報漏洩のリスクを理解する
LINEを採用活動に活用する際には、情報漏洩のリスクを理解し、適切に対処する必要があります。LINEは企業が直接管理するサービスではないため、求職者の個人情報をやり取りする場合には、情報が外部に漏れるリスクが伴います。具体的な対策として、以下を検討してください。
- 個人情報を含むやり取りを最小限にする
- 社内の情報管理ポリシーに基づいた運用を行う
- セキュリティ対策が施された採用管理システムを活用する
LINE活用のポイント
上記で活用のメリットを紹介しましたが、より効果的にLINEを活用する方法について紹介します。
候補者に合わせた情報配信を行う
LINEの活用は連絡手段としてだけでなく、採用コンテンツの配信などで志望度向上を促すことも可能です。そのため、候補者の企業選びの軸や興味を持っている内容に合わせて、情報配信を行っていくことがポイントです。
例えば、「エンジニアのキャリアについて気になっている」ということが面談の中で分かれば、キャリアについて分かるような社員のインタビュー記事を配信してあげましょう。
1対1のやりとりを心掛ける
1対1のやりとりの中で候補者が「自分に連絡してくれているんだ」という特別感を感じてもらうことがポイントです。いくらLINEで連絡したからとはいえ、一斉送信で送っているような文章には返信はもらえません。なので、前回の面接で話した内容を連絡文章の冒頭に入れる工夫などを行い、1対1のやりとりを心掛けましょう。
まとめ
採用活動でLINEを活用することで、候補者とのコミュニケーションスピードを上げることができます。また、リッチメニューやリッチメッセージの機能を利用すれば採用コンテンツの配信などで魅力づけができるのも利点です。
公式LINEアカウントであれば無料で開設できるので、利用のハードルは低いと思います。
もし、候補者とのコミュニケーションスピードや候補者への魅力づけに悩まれておりましたら、
LINE活用を検討してみてはいかがでしょうか？
LINEの活用に加えて、LINEメッセージの自動送信や候補者管理も行いたい場合は、
LINE連携型の採用管理システム「採用一括かんりくん」を是非ご検討ください。
