候補者とのコミュニケーションツールにLINEを導入 選考前の連絡・調整のストレスフリーへ

採用管理システムを導入しようと思った背景についてお聞かせください。

ExcelやAccessなどの表管理システムでは、学生情報の重複チェックや選考フローの候補者管理に限界を感じました。 管理システムの導入以前には、エントリー数も非常に多く、ピーク時には約5000エントリーもありました。 この規模の選考者を管理すると、情報の確認に多くの時間がかかり、データの抜け漏れや連絡漏れなど、ヒューマンエラーが発生しやすくなりました。 そのため、採用管理システム導入を検討するに至りました。

アウトソーシングや人事を採用するという選択もあると思いますが、採用管理システムを選択した決めてはありますか？

当社はアウトソーシングを活用する文化が根付いておらず、また、人員を増やすことも容易ではなかったため、採用管理システムの導入を考えました。
なお、採用管理システムを最初から導入しようとは考えていませんでした。
偶然にも会場型のセミナーに参加した際に、HRクラウド社の社長が登壇し、採用管理システムについて説明されていたのがきっかけで興味を持ち、検討に至りました。

導入に踏み切った背景や課題について教えてください。

興味を持ったきっかけは、当時抱えていた課題が採用一括かんりくんのLINE機能を活用することで解決できると考えたからです。
当時、学生との連絡が電話やメールでは滞ってしまうこと、予約が遅延してしまうこと、学生の反応が不透明であることなどの状況が頻発しており、結果として歩留まりや採用工数過多の課題を抱えていました。
その際に、LINEを採用活動に組み込む施策を知り、スムーズなコミュニケーションや工数削減を実現するために、導入を決定しました。

エクセル管理などで、採用情報の煩雑化が問題と感じられているとお聞きしましたが、採用情報が煩雑になった具体的な場面を教えていただけますか？

採用の状況や学生情報などの情報を確認し、修正する際に、煩雑化を感じていました。
その理由は、採用手法や母集団経路の多様化が進み、学生情報の確認場所が紙媒体やExcel管理など複数存在していたためです。さらに、複数の採用媒体を活用していたために、情報の管理手法や場所が異なり、個人情報や採用情報を収集するために多くの場所にアクセスしなければなりませんでした。

当時はどのように分析や採用情報を溜めていたんですか？

採用媒体ごとに、何件応募があったのかなどを番号と数字で管理していました。
また、当時は採用情報を分析するということがあまり浸透しておらず、とにかく多くの学生情報が入ってくる状況で、学生対応に多くの時間を費やしていました。 現在と比較すると、採用情報を分析して活用するという取り組みはほとんど行われていませんでした。

学生との連絡について、具体的に当時の状況を教えてください。

2017年と2018年の新卒採用ごろから、学生との連絡がなかなか取れない事態が頻発するようになりました。
多い時には、1名の学生に対して5,6回ほど電話をかけることがあったり、逆に私のスケジュールが不透明な際や席を外している際には、学生に何度か折り返しさせてしまうというすれ違いもありました。
確かに知らない電話番号からの着信には慎重な対応をしますが、学生との連絡が急に取れなくなり、選考が滞ってしまうことに困っていました。

電話が繋がらない際には、メールも送られていましたか？

そうですね、電話の後にはメールを送っていました。

しかし、学生がメールを確認する頻度も低かったことから、メールでもなかなか学生からの返信は得られませんでした。
メールでの連絡を取っても、メールアドレスの確認や、何度追加連絡を試みたか、連絡が途切れたのは学生側からなのか、当社からなのかといった確認作業にも多くの時間と手間がかかっていました。

採用一括かんりくん導入の効果と、工数がどれくらい削減されたのかお伺いしたいです。

導入の効果としては、学生からの連絡や面接の予約が迅速に行えるようになったことや採用工数の削減が挙げられます。
以前は何度も連絡を試みる必要がありましたが、LINEの活用により、1度の連絡で済むようになりました。 フォーマットの設定を事前に行うだけで、URLやボタン予約の機能を利用して面接調整がほとんど手間なく行えるようになり、予約調整のための複数回の連絡は完全になくなりました。
予約率自体は大きく変わらないかもしれませんが、対応の速さにおいては大幅に向上したと感じています。
弊社からの連絡頻度が減少し、学生とのコミュニケーションはスムーズに行えるようになり、コミュニケーションが取れないというストレスも軽減されました。

効果のあった機能があれば教えてください。

LINEメッセージと選考予約機能が、特に効果があったと考えています。
現在では、カレンダーに日程情報を自動的に組み込み、先行予約に伴うリマインドメッセージも設定できますが、当初はこれらの作業をすべて手動で行っていました。
事前の連絡や面接日程の調整においては、日時の詳細を手入力し、「誤りのないように繰り返し確認して送信する」必要がありました。
5000人以上の応募者に対応する際には、約束した日程と実際の面接日程が合わないなどのヒューマンエラーも発生していましたが、現在ではそのような問題は解消されていると感じています。

他にもよく使っていただけている機能があれば教えてください。

そうですね、アンケート機能は非常に頻繁に利用しています。各セミナーごとにアンケートを実施し、選考希望と回答があった方には、迅速に性格検査と能力検査のURLを提供するという一連のプロセスで対応しています。

当時はアンケートも紙で行っていたのでしょうか。

はい、対面の際には、直接紙に回答を記入いただいていました。
また、適性検査等評価が必要な場合には、回答を業者に送り、採点結果を受け取って保管していました。そのため、採用一括かんりくんを導入する前は、学生の個人情報を一括で格納して管理できるような状況ではありませんでした。
また、現在でも最終面接を対面で行う場合の書類など一部の業務では紙文書を利用しています。ですが、採用管理システム導入以前のように履歴書を大量の紙の中から探さなければならないといったことはなく、学生ごとに情報がまとまっているためスムーズに対応できています。

他社採用管理システムではなく、採用一括かんりくんをお選びいただいた決め手を教えてください。

求めている機能を有しているシステムの中で一番安く、コストパフォーマンスが高いと判断したためです。
また、一番最初に採用管理システムを知るきっかけにもなったというご縁も感じて導入を決めました。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！