ユナイテッド株式会社様は、採用活動における学生とのコミュニケーション改善と情報管理の効率化を目的に、クラウド型採用管理システム『採用一括かんりくん』と採用代行サービス『BPaaS』を導入されました。『採用一括かんりくん』と『BPaaS』、二つの商材を導入することの良さや改善された点について、人事部 採用育成チームの村上俊平様と加古晴香様にお話を伺いました。

採用管理システムを「運用」ではなく、「活用」するために

採用管理システム（以下ATS）と採用代行（以下RPO）の両方を導入されていますが、導入の背景について教えてください。

当社ではもともと別のATSとRPOを利用していましたが、コストが二重でかかることに加えて、初期選考の参加率が悪くなってしまっている点に課題を感じていました。 さらには学生が登録するメールアドレスに誤りがあり選考案内を送ることができなかったり、「迷惑メールに入っていて見逃していた」という学生からの声も受け、より当社の採用方法に合ったATSがあればと思い、『採用一括かんりくん』を含め複数社にお話を伺いました。
その中で、ATSとRPOが同じ運営会社であれば、ATSを活用したより良いオペレーション提案を期待できると考えるようになりました。
各社の提案内容を比較検討する中で『採用一括かんりくん』の機能や運用面でのメリットが明確になり、最終的にコスト面や機能面、そして運用サポートを総合的に判断し、『採用一括かんりくん』への切り替えを決定しました。

導入当時抱えていた課題について教えてください

導入当時は大きく分けて2つの課題がありました。

1つ目は学生とのコミュニケーション、2つ目は情報管理にかかる工数について課題を感じていました。
1つ目の課題は、学生とメールや電話のみの連絡の際に、当社からの案内が行き届かず選考を離脱されてしまうケースが発生していた点です。
例えば、学生はマイページやメールを確認しないと連絡が届いているか分からないために、連絡に気が付かず選考を離脱してしまうことがありました。
また、メールでの連絡だといわゆるビジネスメールのように堅い文章のやりとりだけになるケースが多いのですが、少しでも当社に対して堅い印象を作ってしまうことを避け、より自然体な私たちで接したいと考えていました。
具体的には、選考結果などの案内はこれまで通りメールでお送りし、LINEでは「本日は面談にご参加いただきありがとうございました！次回の選考についてはメールでお送りしたのでご確認くださいね。面談中に聞き足りなかったことがあれば、些細なことでも遠慮なくご連絡ください！」などといった、親しみやすいメッセージのやり取りを目指しました。
このようなコミュニケーションスタイルを確立することで、学生の緊張をほぐし、より自然な形で当社の魅力や社風を伝えられていると感じています。さらには、学生が気軽に質問や相談ができる雰囲気づくりを目指すことで、相互理解が深まると考えています。

2つ目の課題は、情報管理に工数がかかっていた点です。
以前利用していたATSは年度ごとの契約で、年度変更の際に前年度のデータが消えてしまうため、あらかじめデータを出力して手元で保管しておく必要がありました。
情報を出力する際には漏れがないか確認するものの、全て出力できたか不安が残りました。加えて、分析を行う際には、その元データを再度加工する工数が必要です。データの加工用のフォーマットを作る際や、分析したい情報が増えてデータのメンテナンスが必要になった際には追加で工数がかかっていました。
その点『採用一括かんりくん』は年度を跨いで利用できるため、過去データも含めて必要な時に必要な情報だけデータ出力ができるようになり大変便利に感じています。

情報管理についても、データは全て出力して保存しておくという方針だったのですね。それらのデータはどのように活用されているのでしょうか？

はい、当社では全てのデータを保管しています。過去のデータは、計画値に対する現状の歩留まりを定量的に把握するために活用しています。
同じ施策を実施する際には「去年の同じ時期はどのような結果だったのか」「去年の反省を踏まえて内容を変更した施策が実際に良い結果をもたらしているのか」など、現在の進捗状況に関する良し悪しの要因を探ります。
例えば、学生向け施策の参加率や、メールの開封率、連絡の内容や頻度はどうだったのかなどを確認し、今の状況と比較して改善が必要かどうかを判断しています。

どれほどの頻度でデータを確認していますか？

施策のレベル感にもよりますが、進行中の歩留まり確認はほぼ毎日行っています。ただし、過去のデータを振り返るという意味では、月に一度か二度程度です。

導入の決め手について教えてください

決め手となったのは、ATSとRPOが一体となり、「ATSを最大限活用できる」ことが大きなメリットでした。
そして、LINE連携により、課題に感じていた選考の離脱を防ぐことに期待が持てた点や、ATSとRPOをセットで利用できてもコストが抑えられている点は、総合的に見て非常に良いと感じました。また、設定のカスタマイズ性が高いため、学生毎に柔軟な選考フローの構築が実現できており、非常に満足しています。

選考フローの複雑さは採用へのこだわり 『採用一括かんりくん』なら複雑な選考フローもストレスなく管理できる。

どのような選考フローを組んでいるのでしょうか？

当社では選考フローを学生毎にカスタマイズしており、学生の志向性や就活の習熟度に応じて人事面談の機会を増やして就活軸を一緒に整理したり、現場社員との座談会を開催したりと、その都度変更しています。一律に案内するというよりも個別に対応することが多いです。

やはり個人に合わせた対応は、学生にとって”特別感”が感じられ、魅力的に映りますよね。

そうですね。当社に応募してくれた学生にとって、より良い機会になるように、そして双方の理解促進のための最良な方法として、今後も柔軟に対応していく予定です。

“就活の習熟度”というのは、どのように測定しているのでしょうか？

習熟度は、主に学生との会話、学生のアウトプットを通じて測っています。
例えば、学生が「コンサルもいいけど商社も受けてみたい」「大手も受けたいけどベンチャーもありかな」といった状態だと、軸が定まっておらず、自己理解や業界理解が十分ではないことが考えられます。

そのような状態で面接に進むと、学生自身も「なぜこの会社の選考を受けているのか」明確な理由が持てず、当社、学生ともに面接が有意義な時間となりません。
そのため、そのような学生とは、当社が提供できる価値や学生が本当に目指したい方向について話し合いながら、徐々に習熟度を高めていくというアプローチを取っています。

個へのアプローチというと面接を増やすなどの施策が想定されますが、他に行っている工夫はありますか？

メールの文面なども工夫しています。
それこそHRクラウド株式会社のRPOサービス『BPaaS』にサポートいただきながら、たとえば、当社の選考を受ける学生で、なかなか応募の意思が固まらない方がいた場合、最初に会社紹介のメールを送り、その後は社員インタビューの内容を抜粋したメールを送るなど、段階的にエントリー前のメールの内容も変えています。
また、選考が進んでくると、面接のフィードバックや参考になる記事を紹介するなど、学生の進捗に合わせて内容をカスタマイズしています。

メールなどのやり取りまで学生に合わせて行っているんですね。

はい、選考が後半になるにつれ、やり取りも増えていく中で学生の人柄も分かってくるので、その方に合わせた対応にしています。たとえば、メールやLINEの文面がきっちりしている方が安心する学生には、こちらもそのような体裁で連絡をしますし、カジュアルに「承知しました！」といった文面を好む学生には、こちらも素早くフランクなコミュニケーションを心がけています。

導入後の効果について教えてください。

導入後の効果は2つの点で感じています。

まず1つ目は学生とのコミュニケーションが非常にスムーズになった点です。
特にLINEの導入によって、学生とのやり取りがスムーズになり、全体的な選考フローが改善されたと感じています。
先日内定を承諾してくれた学生も「LINEでコミュニケーションできるのが嬉しい」と言ってくれました。選考中の学生とのLINEでのやり取りは、差別化ポイントになっているようです。
LINEを通じて柔軟にやり取りができることで、学生から気軽に「こんな社員さんと話してみたいです」「●●が気になっているのですが、実際どうですか？」など連絡をいただくことが増えました。
学生にとって連絡の見逃しが減る状態も作ることができており、結果的に選考への参加率が向上していると感じています。そういった小さなやり取りが増えていることは、双方の理解促進が進み、全体としてプラスの効果を生んでいるのだと思います。

2つ目は卒業年度ごとの契約ではなく通年で利用できるため、情報の蓄積がしやすい点です。
先ほどお伝えしたように、過去データなどを比較し定量的な採用活動をしているため、過去のデータが一つに集約できている状態に非常に満足しています。
また、RPOについても『BPaaS』を導入し、採用のスピードが向上したことや、採用の質が上がっていると感じています。

『採用一括かんりくん』のおすすめの機能を教えてください。

社内で利用している他のツールとの連携が非常におすすめです。
特にLINE機能ですね。LINEで学生とスムーズにコミュニケーションを取れるのが非常に便利です。LINE以外にも、Googleカレンダーとの連携も活用しています。以前は面接予約が入るたびに手動で学生情報やオンライン面接のURLなどをカレンダーに入力していたので、入力漏れや間違いなどの人的ミスが発生してしまうことがありましたが、『採用一括かんりくん』のGoogleカレンダー連携機能でカレンダーに自動で予約状況が反映され、オンライン面接のURLも自動発行されます。そのため、面接官とのコミュニケーションもスムーズに行えるようになりました。
また、個別面談やカジュアル面談では、人事担当者のカレンダーと連携して学生が自由に空き枠から予約できるようになっていますし、当社で利用しているチャットツールのSlackと連携し、学生からの問い合わせ通知に迅速に対応できるなど、実際の業務に役立つ機能がたくさんあります。

そして、オートメーション機能も非常におすすめです。
特定のタイミングで学生情報に自動的にフラグを付けたり、連絡を送る設定ができるので、ヒューマンエラーなく、学生に合わせたシナリオを進行することができます。
たとえば、面接や書類選考で不合格になった場合、自動的に選考案内を送らないようフラグが付き、学生には自動で通知メールが送られます。これにより、不合格者に誤って次の選考案内を送ってしまうようなミスを防げます。
これらの機能により時間ロスが少なくなり、選考をスムーズに進行できるようになりました。また、空いた時間を他の業務に時間を使うことができていて、採用に関するデータ分析をより細かく行ったり、採用育成チームとして社内育成業務により多くのリソースを割くことができるようになりました。

会社の組織づくりの根幹を支えるために。B-Paasとだから実現できる、採用の成長

『B-PaaS』について感じている効果やメリットを教えてください

最大のメリットは、スピードの速さとコミュニケーションコストの低さだと感じています。
これまでは運営会社が異なっていたため、利用しているATSの理解度に差がありました。
そして、ATSを使っていただく際にわからないことや問題が生じた際に、ATS運営会社、RPO会社、当社と3社間でのやり取りを、メールで行わなければなりませんでした。
そのため、どうしてもコミュニケーションにラグが生じたり、齟齬が生まれてしまうことがありました。

ATSとRPOをHRクラウドさんに統一してからは、コミュニケーションにラグが生じないだけではなく「こういう機能がありますよ」「この機能を使えば実現できます」とプラスアルファで提案していただける機会が増え、ATSを十分に活用できるようにアドバイスもいただいています。
特に当社の場合、状況に応じて選考フローや採用の手法が期中に変更されることがあるため、「ATSを活用して入力をお願いしていた〇〇の部分は、必要なくなりました」といった変更が頻繁に発生します。その際に、すぐに理解して対応していただける点はとてもありがたいです。
また、通常のRPOとのやり取りは最初に「この範囲で行います」とスコープ（作業範囲）を決めて進める形が多いのですが、HRクラウドさんはスコープを決めずに始めることができます。
そのため、業務単位での相談や、採用状況によって変更が生じる場合にも柔軟に応じてもらえています。

また、採用に何年も携わっている知見がある担当者の方と一緒に進められることや、Slackなどのツールを活用しながらやり取りができることで、よりスピード感を持って取り組むことを後押しし、コミュニケーションコストを低くしていると感じています。
これにより、採用活動全体を見て大きな課題を捉えて一緒に考えながら対応策を練ることができたり、双方が過去の事例や知見を持ち寄って採用活動をより良くするために進めることができています。
この点は、大きなメリットだと感じています。

確かにATSの内部を熟知しているからこそ、「この機能をこう使えばいい」と提案してもらえるのは、不安がなくなりますよね。

そうですね。
以前のATSでは、導入初年度に当社側で全て設計をして必要な機能を自分で判断し、RPOには指定の運用方法をお願いするだけになってしまいました。そのため利用前には「この活用の仕方であっているのか」、利用中も「変更に合わせて設計を構築し直さなければならない」など不安を感じていました。

しかし、『採用一括かんりくん』になってからは、その判断すら不要になり、「こういうことをしたいなら、この機能を使えばいいですよ」と提案をいただいた上で設計・運用までしていただけたので、非常に安心感を持って進行できています。当時は設計するにも作業工数が多くかかっていたので、現在ではその工数時間も大幅に削減され、その分他の業務に集中できるようになっています。

理想の採用について教えてください。

当社のパーパスや事業に共感し、未来の経営幹部候補として当社の今後の成長を担うことができるような人材を採用していきたいと考えています。
そのために、人事としてはターゲットとなる学生と効率的かつ効果的に出会い、最終的にはその学生が当社を選んでくれるような選考プロセスを作っていくことが重要です。
もっと学生に当社のことを知ってもらい、そこから、より多く当社が求める人材に応募してもらいたいですが、なかなか理想通りには実現できていないことや、選考を離脱する学生が存在することが課題だと感じています。

ただし、学生一人ひとりの個性や価値観を理解し、当社との相性を丁寧に見極めることは、長期的に活躍できる人材を見出す上でも、学生のキャリアを考えた上でも欠かせません。そのため、効率化と個別対応のバランスを慎重に取りながら、採用育成チームとしての質をさらに高め、会社全体の成長に貢献できる組織作りを目指していきたいと思っています。