採用の工数を削減して、「新たなことを実施できる時間」を確保したいという背景がありました。 私の所属部署では、経理や営業事務、人事労務や総務など管理部の業務全般を担い、私は採用をメインとしつつ、営業事務や人事労務の業務も担当しています。部署の人数が多くないため、一人何役かの業務をこなさなければいけません。効率的に採用活動を行うため、代用できる作業はシステムを導入し削減したいという結論に至りました。
そうですね、人員の増強は、間接部門の適正割合の観点から、その条件を満たしていなかったこともあり考えていませんでした。 アウトソーシングは、追加で莫大な費用が掛かるという理由で採用管理システムを選択しました。
はい、属人化していた場面は3つありました。 「面接評価の社内共有」 「紹介会社連携」 「分析」です。
評価のフォーマットは同じでしたが、評価するポイント等が細かく設定、共有できていなかったために評価の軸が定まっていない状況でした。そのため、面接官との共有やすり合わせがうまくできず、自社とあっていない方が選考を通過してしまったりなどの問題が起こっていました。 採用一括かんりくん導入後はフォーマットの設定や評価の項目を柔軟に設計できるため、情報共有がスムーズになっただけでなく社内選考における評価の軸を共有し、選考段階でのミスマッチ防止になっています。
例えば、紹介会社の方へ学生の面接での評価をどのように共有するのかや、内定出しをした後の紹介会社ごとに異なる報告事項や必要書類を社内の一部の人のみしか理解していない状況でした。
私の作成したExcelで集計していたので数字の抽出方法や分析方法を私しか把握していませんでした。 上司から進捗を月に1,2回ほど聞かれた際には、Excelで複数のソートを掛けてデータを抽出していたため、時間もかかっていました。
問題や課題は大きく2つありました。 「学生の面接評価や分析結果などの情報共有に一手間かかること」 「分析に時間がかかることにより、素早い対応施策の実施ができないこと」です。
面接票に記載された内容などを、整理する手間がかかっており、事務業務が余計に増えている状況でした。 他にも、どこに何を記載したファイルがあるのか、把握しているのがほぼ私だけという状況だったため、探して渡すたびに、非常に手間がかかっていました。
分析にはExcelを利用していたのですが、まず出したい数値の情報を抽出するのに時間がかかってしまい、短いと10分、長いと3,40分ほど時間がかかっていました。 上司から「この数値が欲しい」と言われることも月に2回ほどあったのですが、タイムリーな情報共有ができないのはもちろんのこと、他にも業務があり、分析や施策の実施に時間を割くことができず、今の状態と比べると、状況を改善するための施策実施は後手後手になっていたと思います。
「業務量の減少」 「採用情報の一元化による社内共有への時間短縮とタイムリーに改善できる体制」 を実現できたことです。 社内から上がる質問や確認に対して私が準備をしたり、調べたりする時間が減ったので、私自身の工数と上司の手間や社員の手間を削減することができています。
業務量は3分の1ほどになったかと思います。 スピード感の向上の観点では、特に学生への対応でスピード感を持って対応できていると感じます。 例えば、導入前はエントリーのあった際に他の業務を中断して対応するか、終わり次第の対応をしていましたが、 現在はエントリー時に学生にメールが自動で送られるなど即対応ができるようになりました。
機能と費用です。 やはり他の採用管理システムと比べると、かなり安価なところもありましたし、機能という面で言うと私が採用管理システムで実現したかったことが全てできるところがマッチしていました。
本当に全ての機能で効果があったと思いますが、いくつか抽出すると、紹介会社からの情報が自動で登録されたり、面接等のサンクスメールを自動で送付出来たりすることなど、“自動化”が大きく効果があったと感じています。自動化ではない他の機能ですと、アンケート機能を柔軟にカスタムしてエントリーシートを学生から直接回収する機能も効率化に役立っています。
引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。
貴重なお話をありがとうございました！
※記載の内容は取材時点の情報です。現在の機能や料金プランとは異なる可能性がございますのでご了承ください。
新卒中途にわたる採用活動の大幅アップデートで、採用DXを実現
大幅な工数削減 改善の質向上 コミュニケーションの密度が向上
/227名（2024年8月時点）
煩雑になっていたエージェントとのやりとりを一元化。入力業務工数はゼロに
入力業務工数が0に エージェントとのコミュニケーションの質が向上
中小企業支援機構・資金調達/150名（2024年4月時点）
時間の捻出と、現代の候補者に合わせたアプローチを実現し、理想の”マッチング採用”へ
エントリーからの説明会参加までの転換率向上 採用プロセスの効率化による工数削減
スタジオ運営事業・フランチャイズ事業・ヘルステック事業・デバイス事業/355名※連結（2024年7月時点）
業務工数の削減とデータの蓄積×分析が可能になり採用の”質”を改善 人だからこそできる仕事でミスマッチのない採用へ
工数削減 分析機能の活用でPDCAの精度向上
IT/WEB・通信・インターネット系/128名（2022年11月時点）
業務工数削減の効果はもちろん、 「採用マーケティング」にも取り組めています。
LINE連携による返信率の向上 業務工数の大幅削減
経営・組織コンサルティング/238名（2024年2月時点）
採用一括かんりくんは採用の内政化に必要不可欠！コストの削減も実現。
・コストが大幅に削減 ・歩留まりも向上
臨床開発業務の受託/127名（2024年1月時点）
採用管理システムは未来への投資。 採用の仕組み化でデータを活用し続け一貫性のある採用を実現
・業務工数削減 ・他部署間の連携強化
広告・芸能/30名（2024年1月時点）
業務量は1/3、社内の採用情報が一元化し、タイムリーな改善のできる体制へ
・業務量3分の1 ・分析時間の短縮
ソフトウエア/情報処理/通信・インフラ/136名（2023年10月時点）
候補者とのコミュニケーションツールにLINEを導入 選考前の連絡・調整のストレスフリーへ
・対応スピードの向上 ・調整業務の工数削減
銀行・証券/380名（2023年4月時点）
LINE有効活用で面接参加率が120%向上！ 事務工数の大幅削減で学生対応時間を捻出し”学生に寄り添った採用”へ
・面接参加率が120%向上
インターネット広告事業/155名（2022年9月時点）
バレットグループ株式会社「らしい」採用を実現するために。 導入で大幅な事務工数の削減と属人化の解消に成功
・事務工数の削減 ・採用情報の集約と属人化の解消
IT/186名（2023年1月時点）
面接日程調整の工数は半減！かんりくん導入は人事のみならず、採用に関わる社員みんなにメリットがありました！
・面接日程調整にかける時間が半分にできた
クレジット・信販、専門店（自動車関連）、リース・レンタル、ソフトウエア、商社（自動車関連・輸送用機器）/702名 ※連結（2023年12月時点）
LINEの導入で説明会参加率約120%改善！かんりくんでオペレーション業務の自動化も実現できています。
・学生からの返信率を向上させ、離脱率を低下させることができた
広告、シンクタンク・マーケティング・調査、インターネット関連、専門コンサルティング、通販・ネット販売/172名（2022年4月時点）
採用活動のペーパーレス化を実現！採用フロー設計のしやすさ、イベント管理のしやすさもかんりくんの魅力
・工数削減、以前に比べて事務処理の時間が半分になった
法定監査（金商法・会社法等）、株式上場支援業務 、海外向け財務諸表監査 、財務調査、その他の任意監査/318名（2024年1月時点）
媒体コスト3分の1！かんりくんで採用活動の最適化が実現出来ています！
・採用に関する事務時間が半分になった ・無駄な採用コストの削減と採用活動の最適化ができるようになった
人材派遣・人材紹介、放送、広告、芸能・映画・音楽、サービス（その他）/60名（2022年9月時点）
紹介会社とのやり取りがミスなくスムーズに！事務工数は体感半分以下！
・事務作業工数が半減した ・紹介会社とのやり取りもストレスフリーになった
情報処理、ソフトウェア、専門コンサルティング/353名（2022年12月時点）
かんりくんのおかげでバックオフィス1人分の工数削減が出来ています！
・応募者管理の利便性が向上 ・選考辞退率の低下
情報処理、セキュリティ、インターネット関連/797名（2023年3月時点）
分析機能が便利！採用分析にかかる時間は半分ほどにできています！
・かんりくんで完結するため、ツールを行ったり来たりしなくなった ・応募経路の費用対効果等が可視化され分析が容易になった
人材派遣・人材紹介、Web制作、広告、ゲームソフト、放送/2,176名 ※連結（2023年2月時点）
かんりくんは学生と密に関係性を築いていきたい企業様にお勧めの採用管理システム！
・対応漏れがなくなった ・面接の所感回収が容易になった ・学生情報の一元管理ができるようになった
住宅（リフォーム）、空間デザイン・ディスプレイ、インテリア・住宅関連/259名（2022年6月時点）
かんりくんはスピーディーかつ簡単に導入可能な採用管理システム
・一括管理ができるようになった ・経路の分析ができるようになった
住宅、空間デザイン・ディスプレイ、建築設計、不動産、住宅（リフォーム）/247名（2023年4月時点）
かんりくんは学生目線で熱意をもって採用活動がしたいという企業様にお勧め！
・学生にかける電話の件数半減 ・コストとマンパワーの削減 ・マイページを作る必要がなくなった ・アンケート回答率が50%から90%に上がった
商社（建材）、商社（インテリア・住宅関連）/3,011名 ※連結（2022年3月時点）
データやアンケートの集計により客観的に自社の採用課題の可視化ができる
・歩留まりを可視化できるようになったことで課題が明確になった
広告、メディア/413名 ※連結（2023年9月時点）
日程調整の工数削減は（導入前の）5分の1に
・日程調整が5分の1に工数削減された ・LINEの活用により学生の反応速度向上
広告、専門コンサルティング、インターネット関連、商社（薬品・化粧品）/141名（2023年4月時点）
全体の採用工数が減り、学生フォローに時間を使えるように。セミナー参加人数も増加しました。
・課題がすべて解決し、コスパも非常に高い
広告、人材派遣・人材紹介、専門コンサルティング、Web制作、出版/783名（2023年9月時点）
