採用目標人数が増加するにつれて、採用に関連する事務工数の増加を感じていたことと、Excel管理からの脱却を考えていたためです。 Excelで管理していることが事務作業増加の1要因であり、情報の容量にも限度がありました。 業務工数を削減することで、学生個々に向き合う時間を増やしたり、より自社にマッチした学生を見つけるために、採用管理システムの導入を検討しました。
そうですね、導入以前の採用目標数は1桁台でしたが、採用一括かんりくんを導入したタイミングからは採用目標が10名〜20名の間に大幅に変更されたことがあります。 詳細なデータに基づくものではありませんが、おおよそ1人の採用目標に対して100人前後の学生を選考する必要があるため、接触する学生の数は2倍以上に増加しました。 特に、学生との連絡や個人情報の管理などの事務作業に費やす時間が大幅に増加し、適切な対応を確保することが難しくなっていました。
特に工数が掛かっていたのは、複数媒体を利用していることにより発生する事務作業です。 例えば学生とのコミュニケーションなどが挙げられます。 各掲載媒体ごとの対応手法で学生とコミュニケーションをとる必要があるため、ある媒体では媒体のチャットツールを利用して学生とコミュニケーションをとることができますが、一方の媒体では掲載と集客に特化したもので、テンプレートの使用や直接電話でのコミュニケーションを行う必要がありました。 それぞれの媒体でリマインドメッセージやテンプレート作成まで行わなければならないことに加えて、人が介入することでヒューマンエラーや抜け漏れ、遅れなども多少起きていました。 他にも、面接に関わる社員にはそれぞれの媒体に登録、ログインしてもらわなければならないなど、人事部に限らず、確認作業の工数などが発生していました。
業務工数過多により、業務の適切な分担ができなくなっていたり、他業務への時間が圧迫されていたことです。 例えばイベント1つを取り上げても、企画や集客、集客後の着座やフォローアップなど、多くの重要な業務があり、学生との連絡業務以外にも人事の業務は多岐にわたります。 その際に、候補者情報の入力作業やリマインドメールなどの事務作業に時間が取られてしまい、注力したい業務に時間を割けず質をあげた採用を実現しづらくなっていました。 今では事務作業の効率化を実現することができ、適切な業務へと時間を割り当て、人事が注力しなければいけない業務に取り組むことが可能になりました。
効果としては主に2点です。 1点目は事務作業の大幅な工数削減です。採用一括かんりくんを導入することで、候補者がどのフェーズにいるかが一括で管理され、経路に関係なく進捗を確認できるようになりました。このことにより、各ステップごとに一括で連絡を行ったり、採用状況の確認時に必要な情報をスムーズに取得できるようになったため、些細な事務作業が削減されています。 2点目は情報の集約や属人化の解消です。導入以前から個別の対応に重点を置いており、候補者のメモを残す習慣がありました。しかしながら、その採用情報は担当者にしか理解されないメモとして残っており、情報の共有が難しい状況でした。個別の対応は可能であったものの、情報が個人に依存する「属人化」をしていました。かんりくんの導入は、評価基準の設定や個人ごとのメモも一括で格納されるようになり、情報の集約や属人化の解消にも大きく役立っていると考えています。
そうですね 。2点挙げられます。 1点目はイベントの回数を増やせたことです。以前は半月に1,2回の開催でしたが、月に3,4回ほどの開催が可能になりました。 より多くの学生に会うことができ、候補者一人一人に向き合う時間を十分に捻出できていると感じています。 2点目は歩留まりへの意識の変化です。具体的なデータは提供できないのですが、採用一括かんりくん導入による意識の変化でデータに基づいて施策を打てるようになり、歩留まりを向上させるために行動できるようになっています。 なぜなら、採用一括かんりくん導入前は歩留まり率や媒体ごとの成果を詳細に把握できておらず、ざっくりとした評価しか行っていない状況だったのですが、導入したことで現在の進捗状況やデータがすぐに可視化されるようになり、数値による振り返りを行うという意識が定着したためです。 劇的な変化を定量的に示すことは難しいかもしれませんが、歩留まり率や離脱率に対する意識が高まり、新たな施策の検討や実施が行われるようになりました。 例えば、媒体の担当者との振り返りの際に、採用一括かんりくんの分析結果をもとに数字を比較分析し、具体的な戦略や改善策について話すようになりました。
採用フローのステップ管理、一括送信、イベントに関する機能です。特にイベントの増加に伴い、各媒体ごとの予約人数の確認や連絡に要する工数が大幅に削減されたと感じています。 例えば導入前は、各媒体ごとに予約人数を確認するために個別に訪れる必要があり、手間と時間がかかっていました。しかし、導入後は採用一括かんりくんの統合されたダッシュボードから、全ての媒体に関する情報を一括で確認し、必要な連絡も一括で行えるようになりました。これにより、情報収集や連絡に要する工数が大幅に削減され、業務の効率が向上しました。
「使いやすさ」と「機能向上への積極性」ですね。他社様の採用管理システムもデモトライアルを試用したのですが、最も利用イメージがついたのが採用一括かんりくんでした。 特に、候補者管理の仕方や、選考ステップの使い方は自分のイメージ通りに可視化されました。機能のアップデートも頻繁に行われるため、常に向上心を持ってシステムを進化させていると感じました。 また、当時営業担当をされていた方の熱意とサポート体制が素晴らしく、安心してお任せできると感じたのも要因の一つです。
アンケート機能とサブエントリー機能、採用フロー設計機能です。 回答に応じてオートメーションを組むことができる機能はかなりの業務効率化に繋がっているためです。 また、弊社は募集媒体を多く利用し、イベントも高頻度で行っています。 その媒体ごと、候補者ごとにフローを変更するなどの対応も行っているため、柔軟なフロー変更や様々なエントリーに対応する仕組みを必要としていました。 採用一括かんりくんではエントリー経路を複数作成できますし、フローの変更なども融通がきくため、自社にあった採用を構築していく上でとても効果を感じています。
期待しているポイントは、「使いやすさを極めた開発」です。業務効率のために導入しているので、現状よりもより効率的に動けるように高みを目指していっていただきたいなと考えています。 目指している採用の理念は、「マッチ度の高い採用」です。この採用理念は、弊社が創業当初新卒採用を始めた時から変わらずに受け継がれています。私たちは、候補者との選考において、書類選考や適性検査の結果だけでなく、候補者との真摯な対話や価値観の共有を重視しています。単なる基準に縛られず、候補者1人1人と真剣に向き合い、その人の魅力やポテンシャルを見極めることが大切だと信じています。 今後も、ともに成長できるような素敵な学生と、長いお付き合いを築いていけるようマッチ度の高い採用を目指していければと考えています。 会社の理念に共感していただけるような素敵な学生さんと会うためにも、マッチ度の高い採用を粘り強くめざしていければなと思っています。
引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。
貴重なお話をありがとうございました!
※記載の内容は取材時点の情報です。現在の機能や料金プランとは異なる可能性がございますのでご了承ください。
新卒中途にわたる採用活動の大幅アップデートで、採用DXを実現
大幅な工数削減 改善の質向上 コミュニケーションの密度が向上
/227名(2024年8月時点)
煩雑になっていたエージェントとのやりとりを一元化。入力業務工数はゼロに
入力業務工数が0に エージェントとのコミュニケーションの質が向上
中小企業支援機構・資金調達/150名(2024年4月時点)
時間の捻出と、現代の候補者に合わせたアプローチを実現し、理想の”マッチング採用”へ
エントリーからの説明会参加までの転換率向上 採用プロセスの効率化による工数削減
スタジオ運営事業・フランチャイズ事業・ヘルステック事業・デバイス事業/355名※連結(2024年7月時点)
業務工数の削減とデータの蓄積×分析が可能になり採用の”質”を改善 人だからこそできる仕事でミスマッチのない採用へ
工数削減 分析機能の活用でPDCAの精度向上
IT/WEB・通信・インターネット系/128名(2022年11月時点)
業務工数削減の効果はもちろん、 「採用マーケティング」にも取り組めています。
LINE連携による返信率の向上 業務工数の大幅削減
経営・組織コンサルティング/238名(2024年2月時点)
採用一括かんりくんは採用の内政化に必要不可欠!コストの削減も実現。
・コストが大幅に削減 ・歩留まりも向上
臨床開発業務の受託/127名(2024年1月時点)
採用管理システムは未来への投資。 採用の仕組み化でデータを活用し続け一貫性のある採用を実現
・業務工数削減 ・他部署間の連携強化
広告・芸能/30名(2024年1月時点)
業務量は1/3、社内の採用情報が一元化し、タイムリーな改善のできる体制へ
・業務量3分の1 ・分析時間の短縮
ソフトウエア/情報処理/通信・インフラ/136名(2023年10月時点)
候補者とのコミュニケーションツールにLINEを導入 選考前の連絡・調整のストレスフリーへ
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銀行・証券/380名(2023年4月時点)
LINE有効活用で面接参加率が120%向上! 事務工数の大幅削減で学生対応時間を捻出し”学生に寄り添った採用”へ
・面接参加率が120%向上
インターネット広告事業/155名(2022年9月時点)
バレットグループ株式会社「らしい」採用を実現するために。 導入で大幅な事務工数の削減と属人化の解消に成功
・事務工数の削減 ・採用情報の集約と属人化の解消
IT/186名(2023年1月時点)
面接日程調整の工数は半減!かんりくん導入は人事のみならず、採用に関わる社員みんなにメリットがありました!
・面接日程調整にかける時間が半分にできた
クレジット・信販、専門店(自動車関連)、リース・レンタル、ソフトウエア、商社(自動車関連・輸送用機器)/702名 ※連結(2023年12月時点)
LINEの導入で説明会参加率約120%改善!かんりくんでオペレーション業務の自動化も実現できています。
・学生からの返信率を向上させ、離脱率を低下させることができた
広告、シンクタンク・マーケティング・調査、インターネット関連、専門コンサルティング、通販・ネット販売/172名(2022年4月時点)
採用活動のペーパーレス化を実現!採用フロー設計のしやすさ、イベント管理のしやすさもかんりくんの魅力
・工数削減、以前に比べて事務処理の時間が半分になった
法定監査(金商法・会社法等)、株式上場支援業務 、海外向け財務諸表監査 、財務調査、その他の任意監査/318名(2024年1月時点)
媒体コスト3分の1!かんりくんで採用活動の最適化が実現出来ています!
・採用に関する事務時間が半分になった ・無駄な採用コストの削減と採用活動の最適化ができるようになった
人材派遣・人材紹介、放送、広告、芸能・映画・音楽、サービス(その他)/60名(2022年9月時点)
紹介会社とのやり取りがミスなくスムーズに!事務工数は体感半分以下!
・事務作業工数が半減した ・紹介会社とのやり取りもストレスフリーになった
情報処理、ソフトウェア、専門コンサルティング/353名(2022年12月時点)
かんりくんのおかげでバックオフィス1人分の工数削減が出来ています!
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情報処理、セキュリティ、インターネット関連/797名(2023年3月時点)
分析機能が便利!採用分析にかかる時間は半分ほどにできています!
・かんりくんで完結するため、ツールを行ったり来たりしなくなった ・応募経路の費用対効果等が可視化され分析が容易になった
人材派遣・人材紹介、Web制作、広告、ゲームソフト、放送/2,176名 ※連結(2023年2月時点)
かんりくんは学生と密に関係性を築いていきたい企業様にお勧めの採用管理システム!
・対応漏れがなくなった ・面接の所感回収が容易になった ・学生情報の一元管理ができるようになった
住宅(リフォーム)、空間デザイン・ディスプレイ、インテリア・住宅関連/259名(2022年6月時点)
かんりくんはスピーディーかつ簡単に導入可能な採用管理システム
・一括管理ができるようになった ・経路の分析ができるようになった
住宅、空間デザイン・ディスプレイ、建築設計、不動産、住宅(リフォーム)/247名(2023年4月時点)
かんりくんは学生目線で熱意をもって採用活動がしたいという企業様にお勧め!
・学生にかける電話の件数半減 ・コストとマンパワーの削減 ・マイページを作る必要がなくなった ・アンケート回答率が50%から90%に上がった
商社(建材)、商社(インテリア・住宅関連)/3,011名 ※連結(2022年3月時点)
データやアンケートの集計により客観的に自社の採用課題の可視化ができる
・歩留まりを可視化できるようになったことで課題が明確になった
広告、メディア/413名 ※連結(2023年9月時点)
日程調整の工数削減は(導入前の)5分の1に
・日程調整が5分の1に工数削減された ・LINEの活用により学生の反応速度向上
広告、専門コンサルティング、インターネット関連、商社(薬品・化粧品)/141名(2023年4月時点)
全体の採用工数が減り、学生フォローに時間を使えるように。セミナー参加人数も増加しました。
・課題がすべて解決し、コスパも非常に高い
広告、人材派遣・人材紹介、専門コンサルティング、Web制作、出版/783名(2023年9月時点)