バレットグループ株式会社「らしい」採用を実現するために。 導入で大幅な事務工数の削減と属人化の解消に成功

管理システムを導入しようと思った背景について教えてください。

採用目標人数が増加するにつれて、採用に関連する事務工数の増加を感じていたことと、Excel管理からの脱却を考えていたためです。
Excelで管理していることが事務作業増加の1要因であり、情報の容量にも限度がありました。
業務工数を削減することで、学生個々に向き合う時間を増やしたり、より自社にマッチした学生を見つけるために、採用管理システムの導入を検討しました。

採用に関する事務作業の増加にはどのような背景がありましたか？

そうですね、導入以前の採用目標数は1桁台でしたが、採用一括かんりくんを導入したタイミングからは採用目標が10名〜20名の間に大幅に変更されたことがあります。
詳細なデータに基づくものではありませんが、おおよそ1人の採用目標に対して100人前後の学生を選考する必要があるため、接触する学生の数は2倍以上に増加しました。
特に、学生との連絡や個人情報の管理などの事務作業に費やす時間が大幅に増加し、適切な対応を確保することが難しくなっていました。

業務工数過多を感じた具体的な場面や内容について教えてください。

特に工数が掛かっていたのは、複数媒体を利用していることにより発生する事務作業です。
例えば学生とのコミュニケーションなどが挙げられます。
各掲載媒体ごとの対応手法で学生とコミュニケーションをとる必要があるため、ある媒体では媒体のチャットツールを利用して学生とコミュニケーションをとることができますが、一方の媒体では掲載と集客に特化したもので、テンプレートの使用や直接電話でのコミュニケーションを行う必要がありました。
それぞれの媒体でリマインドメッセージやテンプレート作成まで行わなければならないことに加えて、人が介入することでヒューマンエラーや抜け漏れ、遅れなども多少起きていました。

他にも、面接に関わる社員にはそれぞれの媒体に登録、ログインしてもらわなければならないなど、人事部に限らず、確認作業の工数などが発生していました。

業務工数過多による問題や課題について教えてください。

業務工数過多により、業務の適切な分担ができなくなっていたり、他業務への時間が圧迫されていたことです。

例えばイベント1つを取り上げても、企画や集客、集客後の着座やフォローアップなど、多くの重要な業務があり、学生との連絡業務以外にも人事の業務は多岐にわたります。
その際に、候補者情報の入力作業やリマインドメールなどの事務作業に時間が取られてしまい、注力したい業務に時間を割けず質をあげた採用を実現しづらくなっていました。
今では事務作業の効率化を実現することができ、適切な業務へと時間を割り当て、人事が注力しなければいけない業務に取り組むことが可能になりました。

導入効果について教えてください。

効果としては主に2点です。
1点目は事務作業の大幅な工数削減です。採用一括かんりくんを導入することで、候補者がどのフェーズにいるかが一括で管理され、経路に関係なく進捗を確認できるようになりました。このことにより、各ステップごとに一括で連絡を行ったり、採用状況の確認時に必要な情報をスムーズに取得できるようになったため、些細な事務作業が削減されています。
2点目は情報の集約や属人化の解消です。導入以前から個別の対応に重点を置いており、候補者のメモを残す習慣がありました。しかしながら、その採用情報は担当者にしか理解されないメモとして残っており、情報の共有が難しい状況でした。個別の対応は可能であったものの、情報が個人に依存する「属人化」をしていました。かんりくんの導入は、評価基準の設定や個人ごとのメモも一括で格納されるようになり、情報の集約や属人化の解消にも大きく役立っていると考えています。

効果によってもたらされた成果や変化などについて教えてください。

そうですね 。2点挙げられます。
1点目はイベントの回数を増やせたことです。以前は半月に1,2回の開催でしたが、月に3,4回ほどの開催が可能になりました。
より多くの学生に会うことができ、候補者一人一人に向き合う時間を十分に捻出できていると感じています。

2点目は歩留まりへの意識の変化です。具体的なデータは提供できないのですが、採用一括かんりくん導入による意識の変化でデータに基づいて施策を打てるようになり、歩留まりを向上させるために行動できるようになっています。
なぜなら、採用一括かんりくん導入前は歩留まり率や媒体ごとの成果を詳細に把握できておらず、ざっくりとした評価しか行っていない状況だったのですが、導入したことで現在の進捗状況やデータがすぐに可視化されるようになり、数値による振り返りを行うという意識が定着したためです。
劇的な変化を定量的に示すことは難しいかもしれませんが、歩留まり率や離脱率に対する意識が高まり、新たな施策の検討や実施が行われるようになりました。
例えば、媒体の担当者との振り返りの際に、採用一括かんりくんの分析結果をもとに数字を比較分析し、具体的な戦略や改善策について話すようになりました。

効果のあった機能について教えてください。

採用フローのステップ管理、一括送信、イベントに関する機能です。特にイベントの増加に伴い、各媒体ごとの予約人数の確認や連絡に要する工数が大幅に削減されたと感じています。
例えば導入前は、各媒体ごとに予約人数を確認するために個別に訪れる必要があり、手間と時間がかかっていました。しかし、導入後は採用一括かんりくんの統合されたダッシュボードから、全ての媒体に関する情報を一括で確認し、必要な連絡も一括で行えるようになりました。これにより、情報収集や連絡に要する工数が大幅に削減され、業務の効率が向上しました。

他社採用管理システムではなく採用一括かんりくんをお選びいただいた決めてについて教えてください。

「使いやすさ」と「機能向上への積極性」ですね。他社様の採用管理システムもデモトライアルを試用したのですが、最も利用イメージがついたのが採用一括かんりくんでした。
特に、候補者管理の仕方や、選考ステップの使い方は自分のイメージ通りに可視化されました。機能のアップデートも頻繁に行われるため、常に向上心を持ってシステムを進化させていると感じました。
また、当時営業担当をされていた方の熱意とサポート体制が素晴らしく、安心してお任せできると感じたのも要因の一つです。

効果的であった機能は他にありますか？

アンケート機能とサブエントリー機能、採用フロー設計機能です。
回答に応じてオートメーションを組むことができる機能はかなりの業務効率化に繋がっているためです。
また、弊社は募集媒体を多く利用し、イベントも高頻度で行っています。
その媒体ごと、候補者ごとにフローを変更するなどの対応も行っているため、柔軟なフロー変更や様々なエントリーに対応する仕組みを必要としていました。
採用一括かんりくんではエントリー経路を複数作成できますし、フローの変更なども融通がきくため、自社にあった採用を構築していく上でとても効果を感じています。

採用一括かんりくんに今後期待してることと御社の今後、どのような採用を目指されているかお伺いしたいです。

期待しているポイントは、「使いやすさを極めた開発」です。業務効率のために導入しているので、現状よりもより効率的に動けるように高みを目指していっていただきたいなと考えています。
目指している採用の理念は、「マッチ度の高い採用」です。この採用理念は、弊社が創業当初新卒採用を始めた時から変わらずに受け継がれています。私たちは、候補者との選考において、書類選考や適性検査の結果だけでなく、候補者との真摯な対話や価値観の共有を重視しています。単なる基準に縛られず、候補者1人1人と真剣に向き合い、その人の魅力やポテンシャルを見極めることが大切だと信じています。
今後も、ともに成長できるような素敵な学生と、長いお付き合いを築いていけるようマッチ度の高い採用を目指していければと考えています。

会社の理念に共感していただけるような素敵な学生さんと会うためにも、マッチ度の高い採用を粘り強くめざしていければなと思っています。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！